НЕОБХОДИМОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Спиридонова Татьяна Александровна

студентка, ВолгГТУ, г. Волгоград

E-mail: s-melkaya@mail.ru

Трунина Валентина Федоровна

к. с. н., доцент кафедры «Экономика и управление» ВолгГТУ, г. Волгоград

E-mail: valentinafedorovna2011@ya.ru

Информатизация — одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация играет определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

Необходимо понимать, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях. В последнее время вырос спрос на автоматизацию документооборота.

Система документооборота является неотъемлемой частью технологического процесса любого предприятия. Собственно говоря, она становится в основе самой технологии. Любое изменение в этой системе непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения. Грамотно не развивая и не вкладывая средства в систему документооборота, предприятия рискуют снизить свою рентабельность и конкурентоспособность на рынке.

Западные и отечественные традиции документооборота кардинально отличаются друг от друга. Если в иностранных системах принято учитывать только проведённые документы, то российская система документооборота исторически приемлет учёт всех документов не зависимо, исполнены они или нет.

Документооборот является движением документов на предприятии с того момента, как они были созданы до момента завершения исполнения или отправки [1]. Автоматизация документооборота заключается в приеме, регистрации, рассылке, контроле исполнения, формировании дел, хранении и повторном использовании документов, включая справочную работу. Кроме того, автоматизация документооборота или электронный документооборот, является единым механизмом по работе с документацией, представленной в электронном виде.

Основные принципы электронного документооборота заключаются в следующем:

·      возможность одновременного выполнения операций, что позволяет существенно сократить время, необходимое для движения документов, а также повысить оперативность их исполнения.

·      однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно его идентифицировать.

·      непрерывное движение документа — дает возможность в случае необходимости идентифицировать человека, который является ответственным лицом за исполнение задачи (документа) в любой момент времени процесса.

·      единая база документной информации, которая позволяет полностью исключить возможность дубль документов.

·      качественно организованная система поиска документов, которая дает возможность находить документ, имея о нем лишь минимальную информацию.

Главной задачей автоматизации документооборота является не перенос функций традиционной системы в электронный вид, это задача достаточно проста, не требует больших затрат и с лёгкостью выполняется, а введение в систему новых функций, которые становятся возможными благодаря современному уровню электронного программирования. К таким функциям относятся:

·      поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;

·      распространение технологий документооборота, отрабо­танных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоря­жений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале — на все документы организации).

Каждый вид документа должен иметь свою структуру и набор реквизитов (например, доверенность должна включать предприятие, сотрудника, контрагента, юридические реквизиты и т. п.). Для работы в организациях система должна иметь возможность синхронизации, как полной, так и частичной. Традиционный документооборот связывает отдельные офисы только перепиской и отдельными обменами документов. Возможность полной синхронизации данных на основе одной базы, открывает новые перспективы перед организациями. Каждый документ должен иметь свой неповторимый код в независимости от его назначения и важности. Обмен данными может осуществляться с помощью веб-технологий, либо через прямые локальные сети. Информация в целях безопасности должна быть защищена. Используются электронные подписи, шифрование и многое другое, что зависит лишь от уровня важности и конфиденциальности хранимой информации. Подход полной синхронизации открывает возможность единого документального пространства и сквозного контроля над прохождением и исполнением документов.

Выделяют два основных направления выбора автоматизации системы документооборота. Первый — это индивидуальный, когда в определённое предприятие поставляют специально составленное программное обеспечение, которое включает в себя всё необходимое и исключает всё ненужное, для работы в имеющейся сфере. Другими словами, офис заказывает оригинальный товар, конкретно подходящий для пользования в данных условиях. Второй — это тиражируемый и распространенный вариант. Программное обеспечение разраба­тывается в более универсальной форме. Выбор индивидуальной автоматизации в последнее время является всё более и более дорогостоящим, причём расходы ударяют по финансовому балансу не только при заказе, но и в процессе эксплуатации электронной системы документооборота. Это вызвано тем, что обслуживание также несёт в себе индивидуальный подход. Своевременное обновление, исправление ошибок и обучение основам использования программ и алгоритмов, требует специального обучения персонала поставщика программного обеспечения и специальной разработки соответст­вующего товара, другими словами товары и услуги необходимые приобретать для автоматизации документооборота имеют завышенную стоимость. Другая ситуация с публичными и растиражированными программами. Несмотря на менее узкоспециализированное назначение, второй вариант более рентабелен и обладает завидной выгодой. Также публичные программы более легко поддаются анализу их использования в предприятиях нужного заказчику типа.

Система документооборота старого бумажного типа управляется специальными работниками, которые целенаправленно обучаются и повышают свою квалификацию, с целью большей продуктивности. С введением электронных систем в документооборот вся данная структура совершенно переворачивается. Появляется возможность любому из членов организации участвовать в документообороте. Также появляется возможность составления определённых алгоритмов, для решения самых сложных задач, которые в традиционных системах требуют капитального подхода и больших затрат. Анализ с использованием электронных систем переходит на революционно новый уровень — не нужно тратить лишние деньги и нанимать персонал для выведения и составления подробных отчётов и графиков. Теперь весь документооборот контролирует не специальный и в какой-то степени отстранённый от делопроизводства персонал, а сами так называемые управляющие. Каждый участник организации может переслать документ в любое нужное ему место, облегчается связь между сотрудничающими предприятиями. С помощью электронных документов заверенных шифрами производится не только информативная связь, но и деловая работа.

Итак, что же нам даёт автоматизация документооборота? Прежде всего, это экономия: экономия на человеческом ресурсе и экономия времени, новые возможности анализа, унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуаль­ного технологического опыта персонала.

Список литературы:

1.        Документирование управленческой деятельности на предприятии. Делопроизводство и корреспонденция./ Лысенко Ю.А. 2003. № 3.

2.        Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

3.        Основные понятия электронного документооборота. URL: http://www.wss-consulting.ru

4.        Электронные системы документооборота. URL: http://doc-system.ru

5.        Электронный документооборот в деятельности учреждения. URL: http://www.klerk.ru