БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОРПОРАТИВНЫХ КАРТ

Федотенко Надежда Александровна

к.э.н., доцент, КузГТУ им. Т. Ф. Горбачева, г. Кемерово

Гатина Екатерина Вадимовна

студент, КузГТУ им. Т. Ф. Горбачева, г. Кемерово

Голубева Кристина Сергеевна

студент, КузГТУ им. Т. Ф. Горбачева, г. Кемерово

Е-mail: bellri@ya.ru

В настоящее время актуальным является вопрос использования корпоративных карт. Рассмотрим вопросы, возникающие при применении корпоративных карт.

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, которые утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках». Для учета же денежных средств, находящихся на специальном карточном счете, расчеты по которому ведутся посредством банковских корпоративных карт, целесообразно использовать отдельный субсчет «Специальный карточный счет в банке» к данному счету.

При построении аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках» необходимо исходить из условий использования корпоративных карт. В ряде случаев условия заключенного договора на использование расчетных корпоративных карт предполагают наличие на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита), т. е. минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. Страховой депозит может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита. В связи с этим к субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках» целесообразно открыть субсчета второго порядка, например «Неснижаемый остаток» и «Платежный лимит».

Возможно открытие субсчетов третьего порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе хозяйственных, командировочных и представительских расходов в зависимости от организационных, экономических и других особенностей организации, а также в целях сближения бухгалтерского финансового и управленческого учетов.

Открытие отдельных субсчетов четвертого порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе держателей выпущенных карт в обязательном порядке следует вести в том случае, если к единому корпоративному счету открыто несколько пластиковых карт, с помощью которых любой держатель может осуществлять операции в пределах общего платежного лимита. При этом при перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент передает в кредитную организацию ведомость, содержащую данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую карту.

Вопрос отражения в бухгалтерском учете операций с использованием корпоративных карт исследован в экономической литературе [2, 3, 4, 5].

Н.Ю. Щипанова, эксперт журнала «Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение» [5], считает, что расчетная банковская карта — фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации. Поэтому, по ее мнению, данная карта может учитываться аналогично денежным документам на субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса». Данный подход мы считаем необоснованным, поскольку наличие корпоративной карты у физического лица не означает, что безналичные средства на счете 55 «Специальные счета в банках» превратились в наличные, и поэтому возможен их учет на счете 50 «Касса». Также необходимо отметить нерациональность подхода, состоящую в том, что каждый раз для совершения хозяйственной операции работнику организации будет необходимо получать корпоративную карту через кассу — это усложнит и удлинит весь процесс хозяйственной операции. Таким образом, данное предложение является не реализуемым на практике.

Н. Н. Парасоцкая, к.э.н., доцент кафедры «Бухгалтерский учет» Финансовой академии при Правительстве РФ [3]; И. Шитик, эксперт журнала «Расчет» [4], предлагают упрощенный вариант учета операций с использованием корпоративных карт, который не учитывает всех возможных процессов, которые могли бы происходить в экономической жизни организации.

Наиболее полным из всех рассмотренных нами вариантов является система проводок, предложенная Е. А. Воронцовой, аспирантом кафедры бухгалтерского учета, аудита и автоматизированной обработки данных Кубанского государственного университета [2]. Воронцова Е. А. рассматривает каждую хозяйственную операцию в отдельности, изолированно, поэтому данный подход представляется довольно сложным для понимания и применения на практике.

На основе проведенного анализа нами были систематизированы приведенные выше подходы. Исходя из требований ФЗ РФ № 402-ФЗ, мы предлагаем систему проводок, основанных на экономическом содержании фактов хозяйственной жизни. В соответствии с ФЗ РФ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств [1].

Рассмотрим построение учета операций с использованием корпоративных карт на предприятии в различных ситуациях:

1.Отражено зачисление денежных средств на специальный карточный счет организации:

Возможны различные варианты учета в зависимости от того, с какого расчетного счета пополняется специальный карточный счет:

а) В случае, если организация перечисляет денежные средства с расчетного или валютного счетов, открытых в том же банке, что и специальный карточный счет: Д55 К51,52;

б) В случае, если организация перечисляет денежные средства с расчетного или валютного счетов, открытых в другом банке: Д57 К51,52.

В данном случае целесообразно использование 57 счета «Переводы в пути». Это обусловлено тем, что расчетный, валютный счета открыты в одном банке, а специальный карточный счет – в другом, и в связи с этим возникает ситуация, когда операция по счетам может пройти только на следующий день или через несколько дней. К данному счету рационально открыть отдельный субсчет, например «Операции по специальным карточным счетам», предназначенный для отражения движения денежных средств по расчетным операциям, проводимым посредством корпоративных карт. После получения банковской выписки, подтверждающей фактическое списание средств с расчетного или валютного счетов, в учете делается проводка: Д55 К57.

2.Отражено зачисление кредита на специальный карточный счет организации: Д55 К66;

Начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов): Д08,91.2 К66;

Отражены суммы погашения задолженности банку по кредиту, полученному в соответствии с договором о выпуске и обслуживании корпоративной карты, и процентов по этому кредиту: Д66 К51.

3.Отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета: Д91.2 К55.

4.Отражена сумма денежных средств, израсходованных держателем корпоративной карты на хозяйственные расходы:

Возможны различные варианты учета в зависимости от того, когда в бухгалтерию поступили авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов:

а) В случае, если авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (слипы или квитанции банкомата и т.д.) поступили в бухгалтерию после проведения транзакции и получения организацией банковской выписки: Д08,10,20,25,26 и т.д. К71; Д71 К55;

б) В случае, если авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (слипы  или квитанции банкомата и т.д.) поступили в бухгалтерию до проведения транзакции: Д10,20,25,26 и т.д. К71; Д71 К57;

После получения банковской выписки делается проводка: Д57 К55.

5.Отражена сумма денежных средств, израсходованных держателем корпоративной карты на командировочные и представительские расходы:

Возможны различные варианты учета в зависимости от того, когда в бухгалтерию поступили авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов:

а) В случае, если авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (слипы или квитанции банкомата), поступили в бухгалтерию после проведения транзакции и получения организацией банковской выписки: Д20,26,44 К71; Д71 К55;

б) В случае, если авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (слипы  или квитанции банкомата), поступили в бухгалтерию до проведения транзакции: Д20, 26,44 К71; Д71 К57;

После получения банковской выписки делается проводка: Д57 К55.

6.Отражено снятие наличных денежных средств с корпоративного карточного счета:

Возможны различные варианты учета в зависимости от того, когда в бухгалтерию поступили первичные документы:

а) В случае, если первичные документы, подтверждающие снятие наличных денежных средств, поступили в бухгалтерию после проведения транзакции и получения организацией банковской выписки: Д71 К55;

б) В случае, если первичные документы, подтверждающие снятие наличных денежных средств, поступили в бухгалтерию до проведения транзакции: Д71 К57;

После получения банковской выписки делается проводка: Д57 К55.

В настоящее время весьма распространенной является ситуация, когда в организациях корпоративные карты используют только для снятия наличных денежных средств, обуславливая это тем, что комиссия за снятие денежных средств с расчетного счета выше (к примеру, в Сбербанке комиссия составляет 3%), чем со специального карточного счета (1 %). В дальнейшем данные суммы относят в кассу организации, а затем уже из кассы выдаются под отчет работникам организации. Данные действия основываются на незнании всех преимуществ банковских карт. Приведем пример: если работники организации редко направляются в командировки, и на каждого из них невыгодно заводить корпоративную карту, то разумным будет переводить денежные средства на командировку на зарплатную карту (например, сумма командировочных 10 000 руб., тогда затраты составят 60 руб.: комиссия Сбербанка за перевод денежных средств с расчетного счета на зарплатную карту 0,3 % + стоимость банковской выписки 30 руб.), чем снимать наличные с корпоративной карты (затраты 100 руб.: комиссия Сбербанка 1 % за снятие наличных с корпоративной карты). Проводка в данном случае будет выглядеть следующим образом: Д71 К51.

7.Отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами: Д73 К55;

Отражено внесение работником денежных средств для возмещения расходов: Д50,51 К73;

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях: Д70 К73.

8.Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.

Отражена отрицательная курсовая разница: Д91.2 К55;

Отражена положительная курсовая разница: Д55 К91.1.

Систематизация отражения на счетах бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни позволит снизить затраты организации, получить экономические выгоды. Применение корпоративных карт является более выгодным, чем расчет наличными средствами. Однако существуют и недостатки в их применении: сложность отражения в бухгалтерском учете, оформления документов. На наш взгляд, именно с этими недостатками и связано редкое применение корпоративных карт. 

Список литературы:

1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 9 декабря 2011 г. — № 50. – Ст. 7344.
2. Воронцова Е. А. Расчетные корпоративные карты: особенности бухгалтерского учета операций, проводимых с их использованием // Международный бухгалтерский учет. — 2011. — № 8.
3. Парасоцкая Н. Н. Корпоративные карты // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. – 2010. —  № 1.
4. Шитик И. Корпоративный пластик // Расчет. – 2011. — № 5.
5. Щипанова Н. Ю. Расчетная банковская карта // Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. —№ 3.