АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЭТАПОВ НАЙМА ПЕРСОНАЛА МЕТОДОМ МНОГОКРИТЕРИАЛЬНОЙ ОЦЕНКИ

АННОТАЦИЯ

В статье предлагается рассмотреть, каким образом можно оценить различные этапы найма на предмет эффективности. В качестве одного из методов был выбран метод многокритериальной оценки, который в рассматриваемом случае подразумевает оценку каждого этапа найма по нескольким критериям, и выявление тем самым «сильных сторон» и «узких мест» в процессе найма персонала.

Ключевые слова: найм персонала, эффективность найма, метод многокритериальной оценки; recruitment, multicriteria evaluation method, recruitment efficiency.

На крупных предприятиях тяжелой и легкой промышленности система найма персонала может отличаться от процесса найма в обычных коммерческих организациях. Основным отличием может быть количество этапов найма, а как следствие - в большую сторону изменяется длительность прохождения кандидатами процесса трудоустройства. Этот значительный фактор при наборе персонала может играть иметь как некоторые преимущества, так и недостатки, влияющие на функционирование предприятия в целом.

Для объективной оценки всех шагов и этапов найма предлагается провести многокритериальную оценку. Этот метод оценки относится к аналитическим методам оценки системного анализа и является эмпирическим методом исследования.

Объектом оценки будут являться этапы и шаги найма, предметом - проблема не оптимизированного процесса найма в коммерческой организации.

Целями проведения данной оценки в нашем случае являются:

• определить критерии оценки;
• определить шкалу оценки;

• оценить каждый объект по заданным критериям;

• определить, какие из этапов найма являются «узкими местами» в общем процессе;
• выявить, по каким критериям весь процесс найма является наименее оптимизированным.

Исходя из анализа этапов найма были определены следующие основные критерии оценки:

• время - насколько много времени конкретный этап или шаг занимает в общем процессе;
• ошибки - насколько часто в заданном этапе найма совершаются ошибки, которые впоследствии требуют корректировки;
• использование устаревшего программного обеспечения (далее - ПО) - насколько устаревшее рабочее ПО используется и насколько часто используются бумажные носители в процессе работы;
• финансовые затраты - насколько данный этап требует финансовых издержек от организации для стабильного функционирования.

Далее необходимо определить шкалу оценки. Для проведения данного исследования была выбрана довольно упрощенная шкала оценки. Это сделано с той целью, чтобы избежать излишне сложного процесса оценивания и избежания громоздкости экспертизы.

За основные оценки были взяты:

«1» - критерий проявляется в наименьшей степени;

«2» - критерий проявляется в средней степени;

«3» - критерий проявляется с наибольшей интенсивностью.

На основании описанных критериев оценки, а так же исходя из списка основных этапов и шагов найма построим таблицу для дальнейшей оценки. Такой матричный метод представления исследования является наиболее наглядным и удобным к восприятию.

Таблица 1.

Базовая матрица многокритериальной оценки  этапов найма

Далее выставим оценки по каждому пересечению «этап-критерий», исходя из оценки конкретного предприятия.

Таблица 2.

Проставление оценок в матрице многокритериальной оценки

Краткая интерпретация оценок по каждому этапу выглядит следующим образом (на примере ОАО «Волгограднефтемаш»):

1. Определение потребности в персонале:

1.1. Время - этап проходит быстро и не занимает значительного периода в процессе найма, оценка «1»;

1.2. Ошибки - в процессе определения потребности и заведения заявки практически не совершается ошибок, оценка «1»;

1.3. Устаревшее ПО - заявка на подбор персонала составляется в программе 1С: Документооборот либо на бумажном носителе, что является не очень эффективным процессом, так как нет четких критериев метода подачи заявки, а бумажные запросы иногда теряются, оценка «2»;

1.4. Финансовые издержки - подача заявки практически не требует финансовых затрат, оценка «1».

2. Подбор персонала:

2.1. Время - этап проходит разный по продолжительности период в зависимости от вакансии, на которую требуется кандидат. Иногда поиск персонала по очень узкой специализации занимает много времени, оценка «2»;

2.2. Ошибки - в процессе подбора и поиска персонала практически не совершается ошибок, оценка «1»;

2.3. Устаревшее ПО - в процессе подбора используются все современные и актуальные методы поиска персонала, оценка «1»;

2.4. Финансовые издержки - процесс поиска персонала требует значительных финансовых затрат, таких как заключение договоров на корпоративное обслуживание на поисковых сайтах, размещение объявлений на радио, телевидении, в транспорте, баннерах, газетах и т.д., участие в Ярмарках вакансий, реализация программы «Приведи рабочего» и «Приведи друга», оценка «3»;

3. Собеседования:

3.1. Время - этап занимает очень длительный период времени, т.к. требуется проведение двух собеседований в разные дни и тестирования, оценка «3»;

3.2. Ошибки - в процессе собеседований практически не совершается ошибок, оценка «1»;

3.3. Устаревшее ПО - все анкеты оценки, опросные листы, журналы кандидатов ведутся исключительно на бумажных носителях, что является крайне неудобным, не наглядным и не современным процессом ведения отбора, оценка «3»;

3.4. Финансовые издержки - проведение собеседований практически не требует финансовых затрат, оценка «1».

4. Прохождение проверки Службы безопасности:

4.1. Время - этап проходит в среднем от 2 до 5 дней, что является средним по продолжительности в общем процессе, оценка «2»;

4.2. Ошибки - в процессе проверки службы безопасности практически не совершается ошибок, оценка «1»;

4.3. Устаревшее ПО - проверка Службы безопасности использует все современные доступы и базы данных с информацией о физических лицах, оценка «1»;

4.4. Финансовые издержки - договор на доступы Службы безопасности к некоторым базам данных заключается на возмездной основе и требует некоторых финансовых затрат, оценка «2».

5. Прохождение кандидатами обязательного медицинского осмотра:

5.1. Время - этап занимает очень длительный период времени, т.к. после выдачи кандидату направления на медосмотр не выставляется четких сроков его прохождения, так что кандидаты возвращаются с результатами через довольно длительный срок, оценка «3»;

5.2. Ошибки - в процессе выписки направления на медосмотр периодически совершаются ошибки в составлении направления, так как это процесс происходит для каждого кандидата индивидуально, оценка «2»;

5.3. Устаревшее ПО - все направления на медосмотр выписываются вручную исходя из общей базы данных по должностям и специальностям, что является очень трудоемким и не оптимизированным процессом, оценка «3»;

5.4. Финансовые издержки - проведение обязательного медицинского осмотра в сторонних частных клиниках требует крайне высоких финансовых затрат со стороны предприятия. Стоит отметить, что если кандидат прошел медосмотр, но не был принят на работу по иным причинам - прохождение обследования все равно компенсируется из средств компании, оценка «3».

6. Документационное оформление кандидата при приеме:

6.1. Время - этап занимает очень длительный период времени, т.к. каждый руководитель может вносить правки в документы и в этом случае документ возвращается обратно на доработку и процесс начинается сначала; в дополнение к этому ТД подписывается в бумажном формате, приказ о приеме - в программе 1С: Документооборот. То есть только в момент, когда бумажный ТД дойдет до необходимого руководителя - им будет согласован приказ о приеме в программе 1С. Дополнительно к этому бумажный формат необходимо физически перемещать между руководителями для проставления подписей, что также занимает время, затем данные из программы 1С вручную перегружаются в программу Компас для корректного заполнения штатного расписания, оценка «3»;

5.2. Ошибки - в процессе составления документов на прием очень часто допускаются ошибки из-за автоматизированного формирования документов, оценка «3»;

5.3. Устаревшее ПО - при оформлении документов на прием используется программа 1С: Документооборот и программа Компас, что в нынешних реалиях является не самыми удобными и современными программами по работе с кадровым учетом, оценка «3»;

5.4. Финансовые издержки - корпоративное обслуживание программы 1С и Компас требует некоторых финансовых затрат, оценка «2».

Далее были вычислены значения «Итого» и «Среднее значение» в соответствующих полях. Получили следующие результаты:

Таблица 3.

Вычисление наиболее значимых значений в матрице

Исходя из полученных данных видно, что самое высокое среднее значение получилось у таких этапов найма как прохождение медосмотра и документационное оформление, т.е. по каждому критерию была выставлена оценка «2» и выше. Это является показателем того, что данные процессы максимально не оптимизированы и не являются эффективными на данном предприятии.

Что касается оценки отдельно каждого фактора, то из полученных данных получается, что критерий «Время» имеет наивысшую оценку. Это значит, что на данный момент общая совокупность этапов найма имеет очень большую продолжительность, что также является неэффективным и требует оптимизации.

Далее по величине итогового среднего значения идет такой критерий как «Устаревшее ПО», т.е. на предприятии используются современные и не актуальные инструменты для работы с наймом персонала, что также снижает эффективность общего процесса.

Третьим по значению критерием является «Финансовые издержки», то есть в общем процесс найма требует финансовых затрат. Однако это оправдано тем, что привлечение и набор нового персонала на предприятие является крайне важным процессом в функционировании предприятия.

И крайним критерием является критерий «Ошибки». Несмотря на всю многоступенчатость процесса найма и довольно несовременные имеющиеся инструменты, персонал отдела кадров качественно справляется со своей работой и допускает относительно небольшое количество ошибок.

На основе вышеописанных данных можно сделать следующие выводы, что процесс найма в ОАО «Волгограднефтемаш» занимает очень много времени как для кандидатов, так и для предприятия, что существенно затрудняет успешное привлечение новых кадров. Дополнительно к этому устаревшее ПО также усложняет процесс найма в ОАО  «Волгограднефтемаш», может провоцировать ошибки в работе и дублирование функций сотрудников отдела кадров, и в целом требует доработки.

Таким образом метод многокритериальной оценки помог в целом оценить все этапы найма и выявить основные узкие места в процессе найма персонала в ОАО «Волгограднефтемаш», что позволит разработать основные рекомендации по улучшению организации найма на предприятии.

Список литературы:

1. Зуб А.Т. Принятие управленческих решений. Теория и практика. М.: ИД Форум: ИНФРА-М, 2010 - 400 с.
2. Учитель Ю. Г. Разработка управленческих решений. М.: Юнити- дана, 2012 - 383 с.
3. Юкаева, В. С. Принятие управленческих решений. Учебник / В. С. Юкаева, Е. В. Зубарева, В. В. Чувикова. М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012 - 324 с.
4. Литвак, Б. Г. Разработка управленческого решения: учебник. / Б. Г. Литвак. - 6-е изд. испр. и доп. - М. : Дело, 2006 - 417 с.
5. Истомин, Е. П. Управленческие решения: учебник / Е. П. Истомин, А. Г. Соколов. - СПб.: ООО «Андреевский издательский дом», 2005 - 325 с.