МЕТОДИКА ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM SELECTION METHODOLOGY

Mikhail Gorchakov

Postgraduate student, IPPU "Synergy",

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

Предложена методика выбора и внедрения информационных систем управления проектами (ИСУП), включающая три основных этапа: определение целей, анализ функциональности и корректировку на основе обратной связи. Рассмотрены ключевые компоненты ИСУП, такие как календарное планирование, управление ресурсами, бюджетирование, управление рисками, коммуникационные инструменты и аналитика, а также их роль на различных этапах жизненного цикла проекта. Подчёркнута необходимость интеграции ИСУП с методологиями управления, организационной структурой и ресурсами компании для повышения эффективности управления проектами. Методика позволяет оптимизировать процессы выбора и внедрения ИСУП, обеспечивая соответствие функциональности системы потребностям проектной команды и повышая качество управления проектами.

ABSTRACT

A methodology for selecting and implementing project management information systems (PMIS) is proposed, which includes three main stages: defining goals, analyzing functionality, and adjusting based on feedback. The key components of the PMIS, such as scheduling, resource management, budgeting, risk management, communication tools and analytics, as well as their role at various stages of the project lifecycle, are considered. The need to integrate PMIS with management methodologies, organizational structure and resources of the company to improve the effectiveness of project management is emphasized. The methodology makes it possible to optimize the processes of selecting and implementing PMIS, ensuring that the system's functionality meets the needs of the project team and improving the quality of project management.

Ключевые слова: информационная система управления проектами; управление проектами; жизненный цикл проекта; программное обеспечение; информационные технологии; коммуникационные инструменты; оптимизация процессов.

Keywords: project management information system; project management; project lifecycle; software; information technology; communication tools; process optimization.

В ходе развития сферы управления проектами и экономики в целом всё острее встаёт вопрос эффективности управления имеющимися ресурсами. Для проектных команд это означает целый комплекс мероприятий, суть которых сводится к воздействию на три основных показателя проекта: время, качество и затрачиваемые ресурсы.

Управление проектами как область менеджмента зародилась в начале XX века. В те времена наиболее актуальной была проблема рационализации труда, решение которой искал Фредерик Тейлор, введя понятие эффективной работы. К середине прошлого века на первый план вышло эффективное планирование, что привело к появлению метода критического пути и сетевых диаграмм. Затем, в период бурного роста экономики в послевоенные годы, актуальным стал вопрос поиска стратегий и средств управления, которые смогли бы повысить конкурентоспособность компаний и проектов на развивающихся рынках. Это стало причиной появления системного подхода в управлении проектами.

В эпоху третьей промышленной революции благодаря массовой диджитализации всех сфер деятельности человека появляются новые возможности для увеличения скорости планирования и реализации, а также улучшения качества и снижения издержек проекта. Это приводит к появлению новой фундаментальной проблемы – проектирования и выбора элементов корпоративной системы управления проектами (КСУП).

За счёт современных технологий, обеспечивающих высокий уровень коммуникации в локальных и глобальных сетях, системы управления проектами выросли из ПО для моделирования, функционирующих отдельно от самого проекта, в системы, поддерживающие процесс проектного управления на всех этапах [4].

Российские учёные С.В. Варламов и П.В. Скородумов определяют систему управления проектами как набор инструментов, методологий, методов и ресурсов, используемых в процессе управления [2].

Одним из элементов КСУП является информационная система управления проектами (ИСУП). И.И. Мазур и В.Д. Шапиро называют её организационно-технологическим комплексом методических, технических, программных и информационных средств, задачей которых является поддержка и повышение эффективности процессов планирования, настроенным с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников [1].

С увеличением роли проектного менеджмента и развитием информационных технологий можно говорить о выделении информационных систем, как части корпоративной системы управления, в самостоятельную и зачастую более значимую единицу. Это происходит вследствие того, что КСУП разрабатываются для поддержания процессов отдельных функциональных подразделений, в то время как ИСУП обеспечивает синхронную работу всех участников проекта [3].

Основным компонентом информационной системы управления является набор используемого программного обеспечения, которое можно классифицировать по воздействию на основные области проекта [6]:

Коммуникационное ПО. Средства для организации коммуникации между участниками проекта: чаты, видеоконференции, уведомления, интеграция с почтой и мессенджерами.

Календарное планирование и контроль сроков. Инструменты для создания диаграмм Ганта, сетевых графиков, управления задачами и контроля сроков выполнения этапов проекта.

Бизнес-планирование и финансовый анализ. Программное обеспечение для разработки бизнес-планов, анализа финансовой эффективности проекта, расчёта ROI (возврата на инвестиции) и NPV (чистой приведённой стоимости).

Разработка и проектирование смет. Инструменты для создания и управления сметами, расчёта затрат на материалы, трудозатрат и других ресурсов.

Бюджетирование и стоимостной анализ. ПО для планирования бюджета, контроля расходов, анализа отклонений и управления финансами проекта.

Расчёт и минимизация рисков. Системы для идентификации, оценки, анализа и управления рисками, включая инструменты для создания risk-матриц и сценариев минимизации рисков.

Сбор и анализ информации, формирование отчётности. Инструменты для сбора данных, мониторинга ключевых показателей (KPI), автоматизации отчётности и визуализации данных (дашборды, графики, диаграммы).

Управление ресурсами. Инструменты для распределения и контроля ресурсов (человеческих, материальных, технических), управления нагрузкой и оптимизации использования ресурсов.

Управление качеством. Системы для планирования, контроля и обеспечения качества выполнения работ, включая инструменты для аудита и тестирования.

Управление изменениями. ПО для регистрации, анализа и утверждения изменений в проекте, включая управление запросами на изменения и их влиянием на сроки, бюджет и качество.

Управление закупками и поставками. Инструменты для планирования закупок, управления контрактами, отслеживания поставок и контроля выполнения обязательств поставщиками.

Аналитика и прогнозирование. Программные модули для прогнозирования результатов проекта, анализа трендов и принятия решений на основе данных.

Мобильность и доступность. Поддержка мобильных приложений и облачных решений для удалённого доступа к системе и работы в режиме реального времени.

Интеграция с другими системами. Возможность интеграции ИСУП с корпоративными системами (ERP, CRM, бухгалтерские системы) для синхронизации данных и автоматизации процессов.

Хранение и управление документацией. Системы для хранения, версионного контроля и совместной работы над документами (например, технические задания, договоры, отчёты). [7]

В зависимости от стадии жизненного цикла проекта [5] ключевую роль в ИСУП играют разные программные компоненты (рис. 1).

Рисунок 1. Матрица использования программных компонентов ИСУП по стадиям ЖЦ проекта

Именно по тому, что на каждом этапе на среднем и высоком уровнях используется в среднем 75% функциональности ИСУП, при проектировании информационной системы управления проектами и выборе её компонентов важно учитывать все возможные потребности проектной команды на всех стадиях работ.

По характеру развёртывания можно выделить локальные, клиент-серверные и браузерные типы информационных систем управления проектами. Между собой они отличаются сложностью настройки для конечного пользователя, степенью информационной защищённости, расположением вычислительных мощностей и стоимостью.  

По сложности структуры и объему функций выделяют системы календарного планирования и контроля и профессиональные системы управления проектами.

В процессе выбора компонентов информационной системы управления необходимо учитывать ряд факторов:

• соответствие функциональных возможностей программного обеспечения потребностям проектной команды и характеру её деятельности;
• возможность интеграции выбранного компонента с другими элементами информационной системы;
• возможность внесения функциональных доработок в соответствии с изменяющимися потребностями пользователей и особенностями интегрируемого ПО;
• наличие у сотрудников достаточных компетенций для освоения работы с рассматриваемым ПО;
• стоимость развёртывания и эксплуатации ПО.

Процесс внедрения информационной системы управления можно представить в виде трёх блоков: выбор, испытание (ОПЭ), внедрение. Подробнее этот процесс представлен на рисунке 2.

Рисунок 2. Процесс выбора и внедрения ИСУП

Определение целей. На первом этапе необходимо чётко сформулировать цели, которые должны быть достигнуты с помощью ИСУП. Для этого необходимо:

• провести анализ текущих процессов управления проектами в организации;
• определить ключевые проблемы, которые необходимо решить (например, несоблюдение сроков, недостаточный контроль бюджета, низкая прозрачность процессов);
• установить приоритеты: какие функции ИСУП наиболее важны для вашей команды (планирование, управление ресурсами, коммуникация, аналитика и т.д.);
• сформулировать критерии выбора системы, такие как:
  
  • соответствие функциональности потребностям команды;
  • возможность интеграции с другими системами;
  • удобство использования и обучения;
  • бюджетные ограничения.

Описание функциональности. После определения целей следует провести анализ функциональности доступных на рынке ИСУП. Для этого:

• изучить популярные решения (например, Microsoft Project, Jira, Asana, Trello) и их возможности;
• сравнить функциональность систем по ключевым направлениям:
  
  • планирование и контроль сроков: поддержка диаграмм Ганта, методологии Agile, Waterfall и др;
  • управление ресурсами: распределение задач, учёт рабочего времени, управление нагрузкой;
  • бюджетирование и финансы: контроль затрат, формирование смет, анализ рентабельности;
  • управление рисками: идентификация, оценка и минимизация рисков;
  • коммуникации и отчётность: интеграция с почтой, мессенджерами, автоматизация отчётов.

Корректировка. На этапе корректировки проводится тестирование выбранной ИСУП в реальных условиях. На этом этапе реализуются следующие задачи:

• запуск пилотного проекта с использованием выбранной системы;
• сбор обратной связи от участников команды: насколько удобна система, какие функции работают хорошо, а какие требуют доработки;
• анализ результатов тестирования и внесите необходимые изменения:
  
  • настройка системы под специфику конкретных проектов;
  • устранение выявленных ошибок в работе ПО;
  • в случае несоответствия (неполного соответствия) пилотируемого решения заявленным требованиям – рассмотрение альтернативных предложений.

Важным аспектом этого процесса является постоянный сбор и анализ обратной связи от лиц, занятых в выборе и настройке ИСУП с целью внесения изменений и адаптации системы в соответствии с изложенными ранее факторами.

Таким образом, в современном мире эффективное управление проектами означает не только использование передовых инструментов и технологий, но и глубокую интеграцию систем планирования и контроля с методологиями управления, организационной структурой и ресурсами компании или отдельной проектной команды. Это требует комплексного подхода, который включает:

1. Интеграцию систем планирования и контроля: современные информационные системы управления проектами (ИСУП) должны обеспечивать seamless-интеграцию между планированием, исполнением и контролем. Это позволяет оперативно реагировать на изменения, минимизировать риски и обеспечивать выполнение проектов в срок и в рамках бюджета.
2. Адаптацию методологий управления: в зависимости от специфики проекта (например, Agile для IT-проектов или Waterfall для строительства) необходимо выбирать и адаптировать методологии управления. Интеграция ИСУП с этими методологиями позволяет повысить гибкость и эффективность процессов.
3. Синхронизацию с организационной структурой: управление проектами должно быть встроено в общую структуру компании. Это включает чёткое распределение ролей и ответственности, а также обеспечение взаимодействия между функциональными подразделениями и проектными командами.
4. Оптимизацию использования ресурсов: эффективное управление ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными) является ключевым фактором успеха. ИСУП должны предоставлять инструменты для планирования, распределения и контроля ресурсов, что позволяет избежать перегрузок и недоиспользования.
5. Использование данных для принятия решений: современные ИСУП предоставляют мощные инструменты для сбора, анализа и визуализации данных. Это позволяет руководителям проектов принимать обоснованные решения на основе актуальной информации и прогнозов.
6. Поддержка коммуникации и коллаборации: успех проекта во многом зависит от эффективной коммуникации между всеми участниками. Интеграция коммуникационных инструментов в ИСУП обеспечивает прозрачность и оперативность взаимодействия.
7. Гибкость и адаптивность: в условиях быстро меняющейся бизнес-среды проектные команды должны быть готовы к изменениям. Интеграция ИСУП с системами управления изменениями позволяет оперативно адаптировать планы и процессы.
8. Непрерывное улучшение: эффективное управление проектами предполагает постоянный анализ результатов, сбор обратной связи и внедрение улучшений. Это касается как процессов, так и используемых инструментов.

Таким образом, современное управление проектами — это не просто использование технологий, а стратегический подход, который объединяет людей, процессы и инструменты для достижения максимальной эффективности. Интеграция ИСУП с методологиями, структурой и ресурсами компании позволяет создавать устойчивые и адаптивные системы, способные справляться с вызовами динамичной бизнес-среды.

Список литературы:

1. Мазур, И. И. Управление проектами: учебное пособие / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро. — Москва : Омега-Л, 2020. — 567 с. — ISBN 978-5-370-04567-8.
2. Керцнер, Г. Управление проектами: Библия проектного менеджера / Г. Керцнер. — Москва: Вильямс, 2018. — 789 с. — ISBN 978-5-8459-2056-7.
3. Савина, А. Г. Проблемы выбора и обзор рынка систем автоматизации проектного управления / А. Г. Савина, Л. И. Малявкина, Д. А. Савин // Вестник ОрелГИЭТ. — 2020. — № 3 (53). — С. 131-139.
4. Цаллагова, В. А. Проектирование "умной" информационной системы управления проектами для повышения эффективности реализации проектов в многопроектной среде / В. А. Цаллагова // International Journal of Open Information Technologies. — 2023. — Т. 11, № 8. — С. 79-87.
5. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). — 7th Edition. — Project Management Institute, 2021. — С. 45-52.
6. ISO 21502:2020. Project, programme and portfolio management — Guidance on project management. — Geneva: ISO, 2020. — 120 p.
7. ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. — Москва: Стандартинформ, 2011. — 45 с.