МОДЕЛЬ ПРОЕКТНОГО ОФИСА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ИННОВАЦИОННОЙ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

THE MODEL OF THE PROJECT OFFICE IN AN EDUCATIONAL ORGANIZATION AS AN INNOVATIVE ORGANIZATIONAL MANAGEMENT STRUCTURE

Olga Larina

mathematics teacher, Moscow State Educational Institution "Medvenskaya SOSH",

Russia, Kursk region, Medvenka

Sergey Zolotukhin

Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor, Kursk State University,

Russia, Kursk

АННОТАЦИЯ

Тенденции развития современной системы образования формируют вектор внедрения педагогических инноваций. Для повышения качества образования организации необходимо реализовывать эффективные практики. Актуальной на сегодняшний день является модель проектного офиса. В данной статье рассматриваются ее характеристики, задачи, функции, типы, этапы внедрения, значение. Обращается внимание на условия успешной реализации и долговременного функционирования.

ABSTRACT

The trends in the development of the modern education system form the vector of the introduction of pedagogical innovations. To improve the quality of education, organizations need to implement effective practices. The current model of the project office is. This article discusses its characteristics, tasks, functions, types, stages of implementation, and meaning. Attention is drawn to the conditions of successful implementation and long-term functioning.

Ключевые слова: проектное управление, модель проектного офиса, инновационность, образовательная организация.

Keywords: project management, project office model, innovation, educational organization.

В рамках стратегии Российской Федерации одним из основных направлений является развитие системы образования. Современные социально-экономические условия развития общества обусловили ее модернизацию, вектор которой направлен на совершенствование содержания образовательного процесса, внедрение эффективных технологий, формирование новых методических подходов, обновление инфраструктуры. Необходимость указанных действий обоснована обеспечением качественным и полноценным образованием подрастающего поколения в стране.

Образовательная организация (ОО) на сегодняшний день представляет сложный по своей внутренней структуре механизм. На успешность его функционирования оказывают влияние различные факторы. Достаточно значимым будет являться особенность взаимодействия внутренних элементов, что напрямую отразится на результативности. Значимая роль в этом процессе принадлежит системе руководства. Соответственно, эффективное управление современной образовательной организацией приобретает особое значение.

Одним из программных документов, устанавливающих ключевые направления развития страны до 2024 г. является указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 г. № 204. На основе этого, подготовлена инициатива по реализации приоритетного Национального проекта «Образование», направленная на обеспечение возможности самореализации и развития талантов. Указанные в Национальном проекте показатели обусловливают уровень эффективности и конкурентоспособности образовательной организации. Достижение возможности ее развития, а также конкурентного положения на рынке образовательных услуг порождает проблему поиска новых подходов к управлению.

В проектировании эффективной модели управления возможное обращение к историческому опыту отечественной школы, к современным рекомендациям профильных специалистов [1, с. 4]. Целенаправленная разработка проблемы управления системой образования в российской науке можно отнести к 1990-м гг. Особое значение принадлежит работам таких исследователей как И.А. Богачек, Ю.А. Конаржевский, М.И. Кондаков, В.Ю. Кричевский, А.М. Моисеев, М.М. Поташник, П.И. Третьяков, Т.И. Шамова, Е.Я. Ямбург и др. В своих трудах авторы анализируют имеющийся опыт управления, предлагают проекты нового [3, с. 5]. Особенности стратегического управления школой отражены в практико-ориентированном пособии научно-методического характера, автором которого является А.М. Моисеев [1, с. 4]. Практически все исследователи едины в позиции, заключающейся в том, что в управлении ОО проявляется взаимосвязь двух процессов – функционирования и развития, взаимодействие управляющей и управляемой элементов системы, а также взаимосвязь ОО с социальной сферой жизни общества [3, с. 6].

В настоящее время актуальность исследования управленческой деятельности руководителя ОО усиливается, повышенное внимание к которому определяется многими факторами. Основанием является растущая «зависимость» управленческой деятельности руководителя от научных знаний, тенденций развития системы образования, предлагающей новые векторы развития для эффективного работы ОО. Управленческая деятельность директора школы как особого вида управления находится во внимании изучения В.Н. Волкова, И.В. Гришиной, В.Ю. Кричевского, Т.И. Шамовой и др. [3, с. 5].

Особенности исследований педагогических инноваций на сегодняшний день является объектом изучения. Так, отражение вопроса отмечаем в трудах В.Н. Виноградова, О.Г. Прикот, Г.Ф. Глебова, Д.А. Новикова, Л.И. Гурье. В работах Г.М. Доброва, Д.М. Гвишианина, А.М. Гендина, Б.С. Гершунского, В.А. Лисичкина представлены особенности прогнозирования, как важного источника для разработки системы проектного управления [1, с. 4].

Одним из оптимальных и действенных подходов, в рамках направления «Создание наиболее эффективных механизмов управления сферой образования», является, на наш взгляд, метод проектов [5, с. 5]. Для достижения высоких результатов применяя данный подход в управлении образовательной организацией является инновационным, эффективным, приобретающим все большую популярность, а также органично встраивающимся в общую систему управления. Это способствует созданию режима развития и оптимального функционирования.

Соответственно, актуальным в настоящее время является создание проектного офиса. В зависимости от ряда факторов, проектный офис может представлять как физическую, так и виртуальную модель. Необходимость ее внедрения обусловлена созданием инновационных условий для повышения эффективности проектной работы, обеспечивающей результативность деятельности, что отразится на показателях уровня образовательной организации при реализации общеобразовательных программ [7, с. 78]. Таким образом, цель создания модели Проектный офис (ПО) в образовательной организации заключается в выполнении конкретных функций, связанных с разработкой и внедрением новой идеи.

Внедрение модели проектного офиса имеет определенный набор задач, из которых наиболее значимой является поддержка и развитие работающей системы проектной деятельности, что будет реализовано в совокупности с задачами:

1) координация деятельности участников команды;

2) оптимизация выполнения процессов проектной работы;

3) анализ эффективности направлений деятельности;

4) инициатива новых проектов;

5) содействие формированию необходимых компетенций участников проектной деятельности;

6) создание комфортной среды для членов команды [5, с. 142].

Основными функциями являются:

1) управляющая – направлена на централизацию управления проектом;

2) координирующая – предполагает вариант участия в проектной деятельности не только педагогов и обучающихся, но и родителей, взаимодействия с социальными партнерами;  

3) обучающая – направлена на повышение уровня компетентности участников проекта через систему обучающих мероприятий;

4) информационно-коммуникативная – заключается в формировании информационных запросов, сбор и обобщение информации, а также обмен необходимыми данными в рамках направлений проектов [1, с. 3].

Внутреннее устройство большинства образовательных организаций представляет линейно-функциональную структуру управления. Она имеет положительные стороны, которые, безусловно, отражаются в процессе деятельности. Однако существуют и отрицательные моменты, среди которых ее жесткая иерархичность, в рамках которой не всегда будет проявляться особенности личностного потенциала работника. Поэтому на сегодняшний день такое устройство, относительно указанной ранее цели создания модели проектного офиса, не всегда будет являться оптимальным. В таком случае, она менее мобильна, что затруднит внедрение современной образовательной практики.

Функционирование проектного офиса в образовательной организации осуществляется на основе инновационно-организационной структуры управления. Определяется общее количество участников, из числа которых 3-4 человека составляют ядро созданной модели. Такой подход позволит рабочей команде, состав которой может в минимальной степени варьироваться, достичь стабильности в работе и предсказуемости результатов [2, с. 51].

Исходя из этого, для проектного офиса характерно несколько ключевых ролей. По мнению О.Ю. Леушкановой, руководящая роль принадлежит руководителю офиса. Определение инструментов управления системой отводится методологу. Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур – задача администратора проекта. В целом, количество участников офиса зависит от особенностей модели, а также офиса непосредственно ОО [4, с. 57].

В настоящее время существуют инновационные модели проектного офиса, среди которых можно отметить следующие:

«Проектный офис – репозиторий»

Данная модель предполагает выполнение в организации роли центра хранения, а также накопления информации по проектам. В данном случае в системе не всегда может быть предусмотрен соответствующий отдельный элемент – проектный офис. Задействованные участники выполняют информационную функцию управления проектами. В таком случае, наблюдаются минимальные организационные изменения в системе управления организацией, что обуславливает отсутствие сложности внедрения данной модели. В целом, офис в данном случае представляет модель создания информационной системы управления проектами.  

«Проектный офис – наставник»

Особенность модель заключается в том, что ее главная роль состоит в реализации позиции наставника для всех участников проектного управления в ОО. Это проявляется в таких особенностях как:

1) накопление информации в области проектного управления, проявляющейся в виде фиксирования показателей опыта деятельности руководителей, итогов реализации проектов. Указанные составляющие модели представляют собой заметки, видео, презентации, зафиксированные участниками проектного офиса;

2)  поддержка членов команды, проявляющиеся, например, в организации для них консультаций, проведении обучающих занятий.

Основная задача данной модели заключается в накоплении и развитии базы знаний в рамках проектного управления. Для модели характерен слабый уровень контроля.

«Проектный офис», нацеленный на немедленный результат».

Главная особенность модели – реализация стратегии развития образовательной организации. Соответственно, участниками предполагается формирование портфеля проектов и дальнейшая их реализация. Безусловно, в данном случае уровень контроля высокий.

Для данного проектного офиса характерные следующие задачи:

1) подготовка портфеля проектов в рамках стратегии развития ОО;

2) повышение эффективности деятельности участников команды;

3) оптимизация процессов управления проектами;

4) улучшение технологии внедрения проектов [5, с. 140].

Использование при внедрении какой-либо модели ПО системы стандартов, единого набора методов, ряда ключевых процедур будет являться эффективным. Соблюдение ряда ключевых действий, таких как консультационная поддержка руководителей и участников офиса, взаимная помощь, совместное планирование деятельности, координация проекта, подготовка аналитической и обобщенной отчетности, позволит модели проектного офиса функционировать длительное время. [6, с. 6].

Создание модели проектного офиса включает несколько этапов. Начальный заключается в изучении базы потребностей организации, а также выявление предполагаемого значения в результате внедрения модели. Далее следует подготовка концепции проектного офиса, а также структуры офиса. Определение конкретных стандартов и методологии ПО, считающегося самым трудоемким этапом из всех, является следующим шагом в создании модели. Указанное действие зависит от стратегии и долгосрочности целей.

Так как модель проектного офиса представляет собой тоже проект, соответственно, следует планировать проект офиса, что будет выражаться в определении объема работы, расчете ресурсов, определении последовательности этапов, а также контрольных точек. Особое значение для дальнейшего успешного внедрения и функционирования модели приобретает учет возможных рисков.

Безусловно, состав субъектов может предполагать не только деятельность специалистов образовательной организации, но и приглашенных внешних экспертов из других кампаний. Так как численность участников проектной команды может варьироваться, то это и обусловило привлечение сотрудников других организаций, что, возможно, повлечет оптимальное распределение нагрузок среди всех участников проекта и позволит сохранить динамику модели. Компетентные участники проектного офиса – показатель успешного функционирования ПО. По мере необходимости следует организовывать обучение как членов руководства, так и субъектов команды в рамках педагогического менеджмента. Целесообразным это будет для всех сотрудников, независимо от настоящей компетентности в области общей методологии проектного управления, чтобы сформировать единые подходы к реализации проекта [1, с. 4].

Важной составляющей успешного функционирования ПО является наличие регламента. Он, как правило, представляет совокупность необходимых действий при реализации проекта, список которых включает, в том числе, корректирующие и предупреждающие действия, характеризующиеся четкими рамками выполнения. Также представленный в регламенте проектного офиса мониторинг функционирования модели, позволит улучшить дальнейшую работу участников команды, предпринимая необходимые для этого действия.

Особое значение приобретает предусмотренное в регламенте формирование текущей отчетности процесса реализации проекта, а также итоговых результатов по определенному периоду. Данный фактор вызван необходимостью оценки текущего состояния проекта, а также возможностью, в случае необходимости, проведения анализа отклонений. Кроме указанных особенностей, регламент позволяет в определенной степени управлять качеством работы команды, что проявляется в следующих показателях:

1) использование инструментов контроля качества;

2) внесение необходимых изменений в рамках корректирующих или предупреждающих действий;

3) способы и методы фиксирования результатов измерений [там же, с. 5].

Однако идея создания проектного офиса в образовательной организации может не реализоваться в силу позиции руководителя в этом вопросе, так как она достаточно значимый фактор. Современный управляющий, относительно ситуации педагогического менеджмента, должен быть способен преодолевать стереотипы, создавая и используя инновационные технологии, определяя в этом перспективу для ОО, то есть являться умелым стратегом. Руководитель – это человек, занимающийся совершенствованием своих личностных и профессиональных качеств, вдохновляя своим примером членов коллектива. Руководитель-лидер в педагогическом сообществе обеспечит своей организации условия для проектного творчества [7, с. 79].

Ситуацию внедрения модели проектного офиса могут осложнять следующие факторы:

1) отрицательный взгляд членов педагогического коллектива на инновационные особенности, применяемые в системе образования;

2) нерешительность педагогов;

3) отсутствие навыков менеджера в вопросе управления проектной деятельностью;

4) высокая тарификационная нагрузка педагогов.

Подобные явления требуют разрешения. В зависимости от уровня и степени сложности сформировавшейся проблемы, возможна разработка системы мотивационных и обучающих действий по отношению к субъектам процесса, позволяющая решить вопросы активации проектной деятельности коллектива [5, с. 141]. Способов на сегодняшний день существует множество.

В современных условиях траектория развития образовательной организации зависит от ряда факторов. Успех является результатом работы единой административной команды. Однако формирование работоспособной, сплоченной команды предполагает использование как личностных качеств, так и профессиональных компетенций руководителя-лидера. Чаще всего в состав команды входят сильные личности, имеющие устоявшиеся взгляды, собственную позицию, а также уверенно отстаивающие свои взгляды, что способно вызывать конфликтные ситуации в момент принятия решений. Думается, что успешное решение проблем возможно при соблюдении ряда условий, среди которых значимым является изначальная готовность к коллективной работе, личный настрой каждого субъекта проекта на командную работу. Для достижения этого участникам необходимо осознание цели и ценностей, взгляд на которые должен быть общим, разделяемым всеми, а также выработка навыка совместного взаимодействия друг с другом. В таком случае, команда будет иметь высокий потенциал и являться конкурентноспособной.

Считаем, что наличие творческой атмосферы в коллективе, является залогом успешной совместной инновационной деятельности. Вынуждение членов команды работать на высоком уровне, с целью повышению показателей в рейтинге образовательных организаций, не способствует получению качественных результатов. Хорошо выполненная работа – добровольный труд, основанный на собственном желании, заинтересованности, мотивации и поддержки со стороны руководства, и коллег. В результате проявления доверия, внимания, помощи наблюдается вполне осязаемый результат, проявляющийся как качество, эффективность работы, а также развитие организации.

В настоящее время проблема формирования инновационного подхода в вопросе усовершенствования механизма управления ОО остается открытой. Ее актуальность обусловлена отсутствием понимания важности и высокой результативности внедрения новых методик, технологий, практик. Внимание к этому вопросу является задачей как для руководительского состава, так и педагогического [5, с. 139].

Переход на новую инновационную форму управления – проектно-ориентированную – позволяет изменять облик образовательной организации, совершенствовать стратегическое видение ситуации, усиливать потенциальные возможности. Педагогические инновационные процессы стали предметом научного исследования в конце XX в. и инновация определялась как нововведение. В системе образования это понятие можно интерпретировать как символ творческой деятельности педагога.

Использование инновационной составляющей при моделировании особенностей управления образовательной организацией, рассматривается как важное условие развития. Внедрение инновационной системы способствует повышению качества образования. В силу этого, использование модели проектного офиса должно являться полноценным элементом системы управления ОО в изменяющихся условиях [2, с. 50].

Успешность реализации модели проектного офиса зависит от влияния внутренних и внешних факторов. Однако положительный результат деятельности определяет огромное значение как для образовательной организации, так и для системы образования в целом. Наиболее значимыми условиями успешности являются следующие:

1)  соблюдение всех особенностей подготовки проекта, как такового, при его внедрении в общую систему управления ОО;

2)  выбор точной методологии при реализации модели проектного офиса, учет пилотных особенностей документов и методик;

3) соблюдение соответствия между использованием информационной составляющей системы управления проектами и уровнем зрелости механизмов управления, а также сложностью проектов и компетенциями пользователей;

4) разработка единой системы мотивации для субъектов команды;

5) совершенствование деятельности при функционировании модели проектного офиса;

6) учет социальной ситуации в регионе, населенном пункте [1, с. 3].

Рассматривая модель проектного офиса относительно итогового результата – повышения качества образования, отмечаем ключевые преимущества:

1) формирование мобильности, как необходимого показателя личности относительно условий современного общества, у членов команды, участников проектов;

2) оптимизация ресурсов;

3) наличие синергетического эффекта, заключающегося в обмене опытом, возможном объединении новейших разработок между участниками проектов при взаимодействии в конкретных мероприятиях;

4) проявление творческой активности участников проектов.

Внедрение модели проектного офиса в ОО при совместной деятельности основных участников позволяет достичь, на наш взгляд, следующих главных результатов для каждого. Так, обучающиеся получат возможность успешного участия в системе непрерывного образования, а также формирование колоссального опыта проектной деятельности. Педагоги сформируют новые компетентности, смогут получить и оценить личные достижения и успехи обучающихся, получив также огромный опыт проектной деятельности. Родители получат возможность наблюдать достижения своего ребенка, отмечать его личностный рост [1, с. 5].    

Таким образом, в социально-экономических условиях, изменяющихся тенденциях развития общества система образования приобретает новые особенности. Стремление к повышению качества образования порождает поиск новых способов и возможностей, обращение к историческому опыту научного исследования вопроса, а также современного видения проблемы через призму обобщения практического и теоретического опыта. Внедрение модели проектного офиса в образовательной организации расценивается как одна из инновационных педагогических тенденций современности. Успешная реализация проекта с учетом изменений в содержании образования возможна на основе определенных особенностей, что порождает упорядочение проектной деятельности в целом, повышение эффективности работы всех субъектов проекта.

Список литературы:

1. Болотова К.Р., Грошева Н.Б. Создание проектного офиса как инструмента реализации инновационных проектов // Бизнес-образование в экономике знаний. - 2015. - № 2. - С. 3-5
2. Виноградов В.Н. Управление инновационным развитием современной образовательной организации // Человек и образование. - 2016. - №3. -  С. 48-55
3. Волков В.Н., Гришина И.В. К проблеме результативности управленческой деятельности руководителя школы / В.Н. Волков, И.В. Гришина // Управление образованием: теория и практика. – 2019. – №1. – С. 5-14
4. Леушканова О.Ю. Проектный офис в структуре деятельности Магнитогорского педагогического колледжа // Инновационное развитие профессионального образования. - 2021. - № 4. - С. 56-61
5. Лисицинская А.В. Проектное управление развитием образовательной организацией, как профессиональная компетентность современного руководителя // Проблемы современного педагогического образования. - 2018. -№ 61. - С. 139-142
6. Москвин С.Н. Управление проектами в сфере образования: учебное пособие для вузов / С.Н. Москвин. Москва: Издательство Юрайт, - 2019. - 139 с.
7. Суйкова О.А. Проектный офис как инструмент реализации проектно-ориентированного управления в профессиональной образовательной организации // Инновационное развитие профессионального образования. - 2021. - № 4. - С. 77-84