ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ: СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

DOCUMENTATION SUPPORT FOR THE ACTIVITIES OF LOCAL SELF-GOVERNMENT BODIES: CURRENT STATE AND DEVELOPMENT PROSPECTS

Elizaveta Ulyanova

Student of the South Russian Institute of Management - Branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Rostov–on-Don

Irina Dudnik

Student of the South Russian Institute of Management - Branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Rostov–on-Don

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматриваются механизмы организации документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. Отмечен тот факт, что система документационного обеспечения должна постоянно развиваться на основании внедрения современных правовых актов и информационных технологий. Выявлены проблемы в этой системе отношений и предложены меры по их ликвидации.

ABSTRACT

This article discusses the mechanisms of organization of documentation support for the activities of local self-government bodies. The author notes the fact that the system of documentation support should be constantly developed on the basis of the introduction of modern legal acts and information technologies. Problems in this system of relations are identified and measures to eliminate them are proposed.

Ключевые слова: документационное обеспечение, документы, система, местное самоуправление, электронный документооборот.

Keywords: documentation support, documents, system, local government, electronic document management.

Результаты функционирования института местного самоуправления в Российской Федерации во многом зависят от способностей муниципальных служащих, на основании чего они смогут оперативно действовать и адекватно реагировать на все общественно-политические и экономические ситуации. В связи с этим, ключевой целью документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления можно назвать создание качественных и количественных условий, а также реальных возможностей для наращивания производительности и совершенствования управленческой деятельности. Такая работа производится в ходе подготовки, оформления, согласования, и исполнения разнообразных решений. [1, с.34]

В различных существующих управленческих видах деятельности в сфере социально-экономических отношений предметом труда и результатом будет считаться группа информационных данных. Следует помнить, что именно принимаемые управленческие решения являются продуктом трудовой деятельности сотрудников органов местного самоуправления. Если они смогут своевременно, в полном объёме и достоверно получать всю информацию, то это позволит обеспечивать эффективность решения  муниципальной властью вопросов местного значения и других полномочий, переданных от регионального и федерального уровней.

Основное количество информационных данных, которые накапливаются, хранятся и создаются в ходе работы органов местного самоуправления, нужно документировать. Носителем информации считается документ, представленный в качестве концепции, специальной программы, в виде планов или мероприятий, отчётов и постановлений, докладов и других форм.

В Российской Федерации в масштабах всего государства существует специальная система работы с разнообразными документами, которые присутствуют в органах власти на федеральном, региональном и местном уровнях. Данная система представляет собой совокупность элементов документационного обеспечения управленческой деятельности. Российская модель делопроизводства является уникальной и характеризуется достаточно глубокой проработкой всех документов. Например, если в западных странах офисная автоматизация позволяет активно стимулировать создание новых технологий документооборота, то в Российской Федерации автоматизация производится уже в отношении существующей модели делопроизводства. Следует выделить несколько важнейших характерных черт отечественной модели делопроизводства:

1. Контроль за документом проводится в полноценном объёме на всех этапах.
2. Функции контроля централизованы и обширны.
3. В органах власти есть свои нормы по документационному обеспечению. [2, с.13]

По сравнению с зарубежными способами работы с разнообразными документами, в отечественной системе любой документ должен быть поставлен на контроль в тот момент, когда поступил на исполнение в орган муниципальной власти. Исходящие, входящие или внутренние документы находятся под контролем после того, как их утвердили. Важное внимание уделяется связи разнообразных документов. В том случае, когда один из документов был создан на основании реализации решения по другому документу, то эта цепочка считается выполненной. Путь любого документа в таком случае можно полностью отслеживать, и тем самым, правильно направлять его в тот или иной орган местного самоуправления. Все зарегистрированные документы находятся под постоянным контролем со стороны различных участников.

Использование централизованной модели контроля над системой документооборота позволяет каждому документу попасть к руководителю, а впоследствии вокруг него создаётся множество резолюций согласно служебной иерархии. Документы спускаются к исполнителям в органах местного самоуправления. Нельзя не вспомнить о достаточно детальной группе правил деятельности с управленческими документами в муниципальной системе органов власти. Службы делопроизводства должны выполнять все свои действия строго в соответствии с установленным регламентом.

В ныне действующих органах местного самоуправления формируется ряд значимых технических условий, которые позволяют постепенно переходить к системе электронного документооборота повсеместно. Эта процедура действий является важной основой для создания электронных архивов, где есть наиболее эффективные справочно-аналитические службы. Они позволяют работать с большим количеством документов в разнообразных формах и видах, минимизирую при этом временные затраты. Кроме этого, активное применение компьютерной сети муниципальными органами власти позволяет децентрализовать исполнение функций в сфере делопроизводства. Контроль за документооборотом при этом сохраняется на централизованном уровне. Некоторые подразделения органов местного самоуправления самостоятельно занимаются контролем за прохождением документов. Связь между различными территориальными органами власти позволяет централизованно контролировать документооборот. Если использовать только бумажную технологию обмена документами, то подобный контроль невозможно осуществить в полном объёме. [3, с.373]

Несмотря на тот факт, что документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления является одним из самых совершенных в мире, данный институт не лишён следующих системных проблем:

1. Несовершенство законодательства в области документооборота.
2. Существует проблема с автоматизацией документооборота.
3. Кадровое обеспечение управления документами также нельзя назвать эффективным.

Важное место в решении данной проблемы нужно уделять совершенствованию правовых актов. Закон «О документационном обеспечении управления», связанный с развитием документационного обеспечения, в настоящий период времени разрабатывается и постоянно обсуждается специалистами. С помощью данного закона можно на законодательном уровне закрепить систему общих принципов и выявить ключевые положения документационного обеспечения, реализовать обязательный характер документирования деятельности органов местного самоуправления, отметить механизмы обмена информационными данными и ответственность участников за нарушение правил. Следует предположить, что такой закон станет основой для развития правовой базы в системе документационного обеспечения деятельности органов власти на муниципальном уровне. Многие спорные вопросы, которые существуют при использовании электронного документооборота, можно будет решить на основе принятия такого акта, и тем самым появится возможность автоматизировать документационную модель управления в полной мере. Важным направлением также считается создание специальных правовых актов, которые будут определять правила и стандарты ведения документооборота, и выявлять меры ответственности за нарушение их со стороны чиновников на местах.

С целью обеспечения эффективного развития документооборота в органах муниципальной власти нужно решить ещё одну важнейшую проблему. Она затрагивает кадровое обеспечение процедуры делопроизводства в органах муниципальной власти. Сегодня этот вопрос считается одним из самых важных, так как без подготовленных кадров невозможно внедрять новые акты и эффективно их использовать. Решить эту задачу в нынешних условиях можно с помощью повышения квалификации уже имеющихся специалистов и на базе создания новых образовательных стандартов.

Переход на систему электронного документооборота даёт возможность решить многие проблемы, связанные с «бумажной волокитой», сократив тем самым внутренний поток документов. Однако, проблемы следует решать не только с технической точки зрения, но и подготавливать чиновников к работе с электронными документами с психологической позиции.

В результате рассмотрения данного вопроса необходимо сделать общий вывод о том, что для повышения эффективности функционирования документационного обеспечения в органах муниципальной власти в современных условиях нужно организовать ряд важнейших действий:

1. Создать и внедрить новую правовую базу, а также улучшить уже существующие акты.
2. Повысить юридический статус существующих нормативных актов.
3. Развивать контроль за исполнением нормативно-правовых актов.
4. Обеспечить автоматизацию системы документационного обеспечения управленческой деятельности.
5. Создать новейшие государственные программы, которые позволят повысить уровень квалификации всех сотрудников, занимающихся документационном обеспечении в управленческой деятельности.

Список литературы:

1. Дженгурова Э. А. Особенности документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления //Актуальные научные исследования в современном мире. – 2021. – №. 3-3. – С. 32-36.
2. Кашина Е. В. Документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления //Проблемы и перспективы становления гражданско-правового общества. – 2020. – С. 12-15.
3. Усова М. Г., Колесняк А. А. К вопросу о документационном обеспечении управления в органах местного самоуправления //Инновационные тенденции развития российской науки. – 2021. – С. 371-374.