НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТНОГО ПОДХОДА В ОРГАНИЗАЦИЯХ В РЕАЛИЯХ СОВРЕМЕННОГО МИРА

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается значимость проектного управления и его необходимость внедрения в предприятия при инициации внутриорганизационных проектов. Также, упоминаются проектные методы для эффективного выполнения проектных задач с целью успешного завершения определенного проекта.

Ключевые слова: проектное управление современные предприятия проектный подход проектные инструменты.

Понятие проекта предполагает комплекс связанных между собой мероприятий, которые критически важны и направлены на достижение целей в течение ограниченного времени посредством использования ограниченных ресурсов. Под концепцией управления проектом следует понимать управленческую деятельность, которая в основном базируется на осуществлении функций управления и построении модели определенных действий с целью реализации поставленных целей. Так как основная идея проекта содержится в сформулированной цели, именно корректно определенная цель дает нужное и чёткое направление предприятия по выполнению необходимых действий для успешного завершения проекта. [1]

На сегодняшний день зарубежная практика подтверждает тот факт, что проектный подход является одним из наиболее эффективных инструментов, который помогает обойти или смягчить стратегические проблемы в среде, постоянно подвергающейся изменениям, то есть в условиях рыночной экономики. Таким образом, при помощи проектного подхода возможно определить цели предприятия касательно проекта и пути их достижения, преждевременно выявить риски и разработать ответную стратегию в случае их возникновения, улучшить эффективность бизнес-процессов, а также оптимизировать ресурсы для проекта. [2]

Для того, чтобы организация успешно справлялась с решением определенных задач, она соответственно должна иметь подходящие способы, методы и инструменты, но не те традиционные, что показали свою эффективность в последние десятилетия. Применение проектного подхода подразумевает ряд действий, которые направлены на решение задач и достижение целей в рамках установленного промежутка времени, бюджета и при минимальных затратах (трудовые и финансовые). [3]

Множество организаций в современном мире сталкиваются с провалами осуществления задач и целей, не укладываясь по времени, выходя за рамки бюджета, тем самым не удовлетворяются результатами. Главной причиной может считаться игнорирование проектного подхода, то есть отсутствие инструментов проектного управления, несмотря на тот факт, что техника управления проектами набирает обороты среди маркетологов и менеджеров любых направлений.

Прежде чем переходить к самому проекту компании, важно определить концепцию управления проектами. Управление проектами предполагает владение определенными компетенциями и корректное использование инструментов и методов для успешного определения, планирования, контроля и реализации проектов. [4]

Для более четкого понимания необходимости внедрения проектного управления в разных предприятиях, преимущественно будет ответить на следующие вопросы:

1. «Зачем?» - обоснование целесообразности, замысла, ожидаемых результатов и выгод для успешного выполнения проекта.

В большинстве случаев, инициация любого проекта связана с решением какой-либо существующей проблемой, либо использовании определенной возможности. Тем не менее, обоснование целесообразности проекта должно быть четким и понятным, и следовать принципам методики SMART.

2. «Кто?» - участники проекта, куда входят заказчики и проектный менеджер, ответственные за снабжение проекта всеми необходимыми ресурсами и гарантию результатов путём планирования, организации, координации, контроля; проектная команда, фигурирующие в виде исполнителей, которые ответственны за успешную реализацию конкретных задач.

В данном блоке зачастую применяется матрица распределения ответственности, более узнаваемая под названием RACI:

- R (Responsible): лицо, ответственное за исполнение задачи.

- A (Accountable): лицо, ответственное за конечный результат работы.

- C (Consulted): лицо, консультирующее проектную команду по определенным областям при возникновении вопросов.

- I (Informed): лицо, которое должно постоянно оставаться осведомленным о ходе событий, выполненных задач и принимаемых решениях.

3. «Что? Как? Когда?» - выделение и определение ограничений проекта (содержание, время, стоимость, качество), а также остальных не менее важных аспектов (риски, поставки, персонал, заинтересованные стороны, изменения).

4. «Где?» - готовность организации к проектной среде, учитывая организационную структуру, культуру, приоритеты, компетенции специалистов.

Существует ряд способов в виде подсказок, которые помогут менеджерам в управлении проектами, даже если у менеджера отсутствуют специальные необходимые знания в области проектного управления [5]:

1. Поиск и хранение данных

При наличии большого количества данных в виде нужных информаций, документов, видео, чертежей важно централизовать хранение данных посредством использования одну из множество предложенных платформ (Dropbox, Google Диск, Microsoft OneDrive, iCloud Drive и т.д.) и применять теги для быстрого поиска данных.

2. Методика SMART

Хоть и данная модель считается достаточной распространенной, многие ею пренебрегают, считая её бесполезной. Но используя данную модель, задачи менеджера облегчаются, так как четко определяются цели и вырисовывается ясная картине по тому, как нужно действовать, чтобы достичь желаемой общей цели.

3. Agile-планирование

Данный метод является очень полезным и действенным, который обеспечивает гибкость при управлении проектом. Многие менеджеры могут ошибочно предполагать, что метод Agile используется исключительно в области программирования. Но разбив проекты на определенные части, компоненты, менеджер может начать эффективно приоритизировать отдельные части, этапы проекта. [6] Тем самым менеджер может создавать спринты, то есть выделять четкое время (дни, недели, месяцы) для выполнения отдельных задач и постепенно, но эффективно идти успешно к ожидаемым результатам проекта.

4. Канбан-доска

Этот инструмент является очень удобным и понятным в использовании. Данный инструмент может увеличить эффективность выполнения работ, минимизировать многозадачность, а также совершенствовать качество и скорость работ. Эта доска известна как система, которая знаменита своим набором из трех колонок (“To do”, “In progress”, “Done”), где могут участвовать большое количество участников. Одним из главных преимуществ доски Канбан является способность объединения с другими системами управления проектами. Главная функция доски – это фокус на приоритетах, информирование членов командного проекта что их ожидает в ближайшем будущем, а также контроль и мониторинг всех рабочих процессов. [7]

5. Шаблон маркетингового плана

Если менеджер находится в состоянии неопределенности и не имеет представления как начать разрабатывать план по управлению маркетинговым проектом, есть возможность использования готовых различных шаблонов, которые разработаны для определенных направлений, чтобы не начинать планирование с нуля.

К примеру, можно воспользоваться платформой Wrike, которая предлагает различного типа шаблоны [8]:

- Планирование проекта.

- Управление мероприятиями.

- Запуск продукта.

- Вывод продукта на рынок.

- Управление маркетинговой кампанией.

- Сложный многоэтапный проект и др.

Также этот инструмент может считаться хорошим помощником, позволяющий осуществлять детальное управление маркетинговыми процессами, операциями. Посредством этой платформы возможно настраивать задачи, следить за ходом их реализации, управлять входящими запросами, подготавливать отчеты, чтобы вовремя осведомлять руководство об изменениях.

6. Рассылка уведомлений

Еще один способ правильного планирования и распределения времени – это создание зависимости задач, также известный как Gantt Chart. Зависимости определяют взаимосвязь между задачами, которые имеют свое начало и завершение согласно установленным датам [9].

Здесь появляется необходимость автоматизирования процесса уведомление, которая означает, что если один исполнитель завершил одну задачу, то следующий исполнитель, ответственный за последующее задание смог получать мгновенное уведомление о том, что задание предшественника завершено. Это поможет корректно структурировать задачи, вовремя начинать задачи и совершенствовать процесс обмена информацией.

Применив подход проектного управления, определенно повышается шанс успешного завершения проекта, несмотря на то, насколько сложен проект, какие имеются ресурсы и так далее.

В качестве преимуществ проектного управления в деятельности организаций можно выделить следующие пункты [3]:

- Позволяет справиться с немалым объемом работ за допустимое короткое время.

- Дает хорошую мотивацию организации для достижения необходимых результатов.

- Обеспечивает оптимальный контроль изменений во внутренней среде организации.

- Повышает качество, скорость, эффективность выполнения работ.

- Обеспечивает хорошую коммуникацию среди участников проекта.

- Дает возможность правильно планировать события в рамках проекта.

- Позволяет ясно сформулировать цели и четко двигаться по установленным направлениям согласно плану.

- Предоставляет практические инструменты для успешного достижения цели проекта и его завершения.

Список литературы:

1. Мазур И.И. Управление проектами: учеб. пособие, 3-е изд. Москва: ОМЕГА-Л, 2017. – 664 с.
2. Козлова А. Современные технологии управления организацией // Экономика и социум. – 2019. – 1-2 (56) – с. 187.
3. Афендикова Н. С. Управление маркетинговой деятельностью на основе проектного подхода. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://masters.donntu.org/2018/ief/afendikova/diss/index.htm [дата обращения: 20.02.2021]
4. Пискун А. Применение проектного подхода в бизнесе. Шаблон проекта. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.antonpiskun.pro/primenenie-proektnogo-podhoda-v-biznese-shablon-project/ [дата обращения: 10.01.2022]
5. Waida M. How to effectively manage marketing projects. [Electronic source]. – Available at: https://www.wrike.com/ru/blog/kak-effektivno-upravlyat-marketingovymi-proektami/ [accessed: 20.02.2021]
6. Agile planning: a step-by-step guide [+template]. [Electronic source]. – Available at: https://monday.com/blog/project-management/agile-planning/ [accessed: 15.03.2021]
7. HumanoIT. 14 Best Kanban Board Tools in 2019. [Electronic source]. – Available at: https://habr.com/ru/company/hygger/blog/460985/ [accessed: 15.03.2021]
8. Rehkopf M. What is a kanban board? [Electronic source]. – Available at: https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards [accessed: 15.03.2021]
9. Wrike Templates: Free tools for collaborative work management. [Electronic source]. – Available at: https://www.wrike.com/ru/templates/ [accessed: 17.03.2021]