ЦИФРОВИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматривается необходимость оцифровки документооборота в корпоративных отделах кадров. Оцифровка документооборота облегчает персоналу поиск необходимых кадровых документов для сотрудников компании.

Ключевые слова: Электронный документооборот, цифровое хранение, современные технологии.

Современное общество невозможно вообразить без инновационных технологий, которые помогают упростить определенные процессы и оптимизировать работу. Для каждой компании, включая государственный сектор, необходимо документировать отношения, регулируемые трудовым законодательством. Специалисты по кадрам организации должны обладать профессиональными навыками для правильного оформления соответствующих документов. Многие современные компании оборудуют рабочие места своих сотрудников технологиями, чтобы повысить эффективность их работы в соответствии с реалиями рынка. Оцифровка документооборота необходима для консолидации больших объемов информации о сотрудниках компании в одной программе, чтобы сократить численность сотрудников отдела кадров.

Цифровое хранение данных сотрудников обусловлено тем, что бумага уже не отвечает сегодняшним требованиям к долговременному хранению информации и быстроте ее обработки. В результате кадровые данные компании теперь хранятся в цифровом виде, что облегчает сотрудникам получение и обмен этой информацией внутри компании. Область управления человеческими ресурсами постоянно развивается, поскольку рыночные условия существующих компаний предъявляют высокие требования к соискателям. Это связано с деятельностью компании, поскольку даже небольшие организации хотят привлечь много клиентов за счет качества своей продукции и отношения сотрудников к своей работе.

Управление документами в отделе кадров является трудоемким процессом при подготовке, а также требует от организации значительных финансовых затрат. Для сокращения времени, необходимого на подготовку кадровых документов, а также времени, необходимого на проверку их содержания, организации оцифровывают рабочие процессы управления персоналом, предоставляя сотрудникам доступ к информации в их личных кабинетах и давая им возможность отслеживать изменения в своих знаниях. Следует отметить, что передача кадровых документов в бумажном виде влечет за собой определенные расходы для компании. Компания может минимизировать финансовые затраты, если полностью перейдет на систему цифрового документооборота. Если в современной компании смешанный документооборот, это не приведет к снижению стоимости процесса. Время, необходимое для подготовки и обучения персонала, существенно не сократилось. До настоящего времени не существовало универсальной автоматизированной системы кадрового документооборота, которая бы подходила для всех компаний. Это основное препятствие на пути оцифровки документооборота. Чтобы найти оптимальное решение для компании, необходимо провести оцифровку документооборота, довольно длительный и дорогостоящий процесс.

Переход на цифровой документооборот должен осуществляться в несколько этапов, на которых изучается целесообразность перехода, просчитываются все возможные риски и минимизируется их возникновение. Важно, чтобы электронный документооборот осуществлялся в автоматизированной системе в соответствии с действующим законодательством.

Список литературы:

1. Герасимов Б.Н., Карпова Т.П. Подпроцесс управления человеческим капиталом: сущность, значимость и место в процессе управления персоналом // Вестник Самарского муниципального института управления. - 2018. - №4. - С.112-122.
2. Курьянов С. СЭД и цифровая трансформация управления / С. Курьянов. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://docsvision.com/infocentr/blog/cifrovaja_transformazia_upravlenija_i_SED.html. – (Дата обращения: 10.03.2019).
3. Карпова Т.П. Человеческий потенциал и его влияние на деятельность организации // Сборник статей Международной научно-практической конференции «Новая наука: история становления, современное состояние, перспективы развития», – 2020. - Т.1. – С.64-66.
4. Яворский Н.К. Цифровые технологии в системе управления персоналом // Молодой ученый. -2020. - № 19 (309). - С. 260-262