СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ И МУНИЦИПАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN STATE AND MUNICIPAL ADMINISTRATION

Aisen Ksenofontov

student, North-Eastern Federal University,

Russia, Yakutsk

АННОТАЦИЯ

В статье раскрывается сущность и важность систем электронного документооборота в современном государственном управлении. Цель системы заключается в повышении эффективности государственного управления посредством автоматизации многих процессов. Рассматриваются автоматизация документооборота в повседневной деятельности государственного учреждения с применением программы «1С: Документооборот».

ABSTRACT

The article reveals the essence and importance of electronic document management in modern public administration. The purpose of the system is to increase the efficiency of public administration by automating many processes. The paper considers the automation of document flow in the daily activities of a public institution using the program "1C: Document Flow".

Ключевые слова: система электронного документооборота, электронный документ, документооборот, система автоматизации, бесшовная интеграция.

Keywords: electronic document management system, electronic document, workflow, automation system, seamless integration.

На сегодняшний день, новейшая концепция построения единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных органах власти на основе современных информационно-коммуникационных технологий имеет большую значимость в контексте развития института «Электронного правительства». В частности, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в работе госучреждений является непременным условием совершенствования государственного управления.

Рассмотрим ключевые элементы СЭД – делопроизводства и документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания, регистрации или приема до завершения исполнения, отправки или направления с оформлением в дело, а также с последующей возможностью долгосрочного архивирования или повторного использования. Современный документооборот также включает в себя средства защиты от возможностей несанкционированного доступа.

Делопроизводство – деятельность в организации, связанное использованием документов. Структура делопроизводства как правило состоит из двух основных компонентов: процесса документирования, т.е. разработки документа в соответствии с требованиями стандарта; процесса исполнения, включающий в себя целый ряд операций с документацией.

Важно помнить, что документооборот — это часть делопроизводства.

Система электронного документооборота (СЭД) – это комплексная организационная и программно-аппаратная система, предназначенная для полной автоматизации множества операций с электронными документами в корпоративной компьютерной сети организации на протяжении их полного жизненного цикла. [3].

В основе систем электронного документооборота используются понятия электронного документа и электронно-цифровой подписи.

Электронный документ (ЭД) – это документ, созданный посредством использования средств электронно-цифровой обработки информации, хранящийся в виде файла на компьютере по соответствующему формату; ЭД может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – надежным методом защиты информации, обеспечивающим возможность гарантировать несомненную подлинность и содержательную целостность электронного документа, в сочетании с сохранностью ее правовой и юридической значимости.

Документ, согласно общепринятому утверждению, является основным инструментом для работы с управленческой информацией в государственных и муниципальных ведомствах. С помощью документа государственный аппарат реализует все директивные функции, которые были предписаны в рамках актуального законодательства. А именно, посредством документа создаются нормативно-правовые акты, приказы, платежные поручения и др. Особым свойством документа является ее возможность обращаться в информационный ресурс – документ считается своего рода ценным активом. Помимо этого, документ также обеспечивает сохранность корпоративной памяти о деятельности организации в ее исторической ретроспективе.

Государственные учреждения являются сложными по своей внутренней иерархической структуре и комплексной в плане возможностей оперативного управления образованиями, которые, с учетом множества попыток по автоматизации путем внедрения современных электронно-цифровых решений, имеют ряд сформулированных технических и организационных особенностей [4]. Документооборот госучреждений имеет свою специфику, такую, как:

- большой объем документооборота, сопровождающего управленческую деятельность;

- разнообразие информационных систем (гетерогенная информационная среда) и, как следствие, проблемы поддержки консистентности данных;

- изолированность данных и документов различных структурных подразделений;

- строгая вертикаль принятия решений, основанная на соблюдении субординации и принципах единоначалия.

Развитие электронного документооборота в государственных органах власти соответствует постановлению Правительства РФ от 06.09.2012 №809 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Содержание данной стратегии указывает, что в России должны формироваться подходящие условия для информатизации, развития электронного документооборота и электронной торговли, а также внедрения систем электронного делопроизводства и документооборота для органов государственной власти [1].

Основная функция государственных институтов власти заключается в принятии управленческих решений, а также в процессе управления самой организацией. Следовательно, ключевым принципом в процедуре делопроизводства и документооборота в госструктурах является обязательное воспроизведение в документальной форме всех типов исходных данных, использованных при решении управленческих вопросов.

Впрочем, ввиду внушительных объемов работы с технической частью документационного обеспечения управления, данный механизм зачастую способен перегрузить систему, тем самым замедляя темпы функционирования всех подразделений организации. По этой причине, автоматизация процессов работы с документацией, циркулирующими в государственных органах, имеет первоочередную значимость для повышения качества производительности системы государственного управления.

Соблюдение принципа системного подхода предопределяет степень управления делопроизводства организации, по этой причине СЭД рекомендуется устанавливать на максимально возможное количество рабочих мест. Добавим, что правильное построение и согласование схемы документооборота способствует более координированному передвижению документов по отделениям и департаментам государственного учреждения, обеспечивая таким образом равномерную рабочую нагрузку на сотрудников организации.

СЭД позволяет создавать, обрабатывать, хранить документы всех «систем документации». Под системами документации (СД) понимают совокупность документов, имеющие общие классификационные признаки, определенные по установленному перечню. Перечень систем документации и документов, отнесенных к каждой из них, содержит Общероссийский кодификатор управленческой документации (ОКУД). Так, во всех организациях применяются документы унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), система отчетно-статистической документации, система учетной и отчетной бухгалтерской документации [2, с. 33].

В целом, принципиальное значение СЭД заключается в том, что оно обеспечивает необходимые условия для общего перехода от традиционного бумажного документооборота к электронно-цифровому формату, направленную на реализацию концепции «безбумажного делопроизводства», ключевая идея которого заключается в оптимизации потоков документов в современной организации [7].

Следует также отметить, что внедрение СЭД послужило основанием для создания платформ, предоставляющим государственные и муниципальные услуги в электронной форме, к примеру: справочно-информационного интернет-портала «Госуслуги», которое усовершенствовало процесс работы с обращениями граждан в госорганы.

Таким образом, с учетом контекста модернизации государственного управления, внедрение СЭД позволяет:

1. существенно облегчить выполнение задач госслужащими за счет автоматизации процессов и усовершенствования средств работы с информацией;

2. сократить расходы бумаги и затрат на обслуживание техники;

3. оптимизировать процесс передвижения документации;

4. исключить возможность дублирования документов;

5. защитить от несанкционированного доступа;

6. упростить задачу и процесс архивирования электронных документов.

В рамках второй части данной статьи рассмотрим аспекты внедрения СЭД в работе организации.

Первый этап проектирования заключается в разработке концептуальной модели СЭД в соответствии с международным стандартом описания бизнес-процессов IDEF0 [5]. Методология IDEF0 является средством, предоставляющим возможность схематичного конструирования процессов, протекающих внутри организации.  Моделирование данного этапа, как правило, осуществляется посредством распространенной в среде российских практиков программы ERwin Data Modeler (ERwin).

Вторым этапом следует построение логической модели СЭД, в рамках которого из конечного результата концептуальной модели выделяются сущности, то есть реальные или воображаемые объекты, имеющие существенное значение для рассматриваемой предметной области.

Третий этап заключается в проектировании физической модели СЭД в виде подробной схемы данных (таблиц).

Последний, четвертый этап содержит в себе разработку самой системы с помощью специализированного программного обеспечения. В рамках данного исследования была выбрана программа «1С: Документооборот 8» российских разработчиков фирмы «1С».

Программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения» (далее – 1С: Документооборот) создан на базе платформы 1С: Предприятие, входит в реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных и может использоваться государственными учреждениями. По общему классификатору программ для ЭВМ и баз данных, данное программное обеспечение относится к классу систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления корпоративным контентом (ECM).

Так, по результатам исследования аналитического центра TAdviser 1С: Документооборот входит в ТОП-3 отечественных СЭД с самым эффективным «workflow-движком». Результаты применения 1С: Документооборота во многих стратегических отраслях российской экономики, включая в деятельности органов государственного управления, демонстрирует годность данной системы в контексте реального опыта внедрения и эксплуатации, а также отвечает современным вызовам и требованиям времени [6].

Стоит отметить, что функциональный интерфейс программы максимально дружелюбен, тем самым ориентирован на широкий круг потребителей.

Конфиденциальность, целостность подписанных данных, а также подтверждение авторства в системе обеспечиваются механизмами шифрования данных и электронной подписью. В 1С: Документообороте поддерживается работа со всеми видами электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной, а также наиболее распространенными программами электронной подписи, сертифицированными соответствующими органами ФСБ РФ: КриптоПро CSP, ViPNet CSP и др.

Основное преимущество 1С: Документооборота по сравнению с другими аналогами заключается во встроенных средствах интеграции: бесшовная интеграция с другими продуктами 1С, моментальная синхронизация сложных данных, обмен с использованием веб-сервисов, XML, МЭДО, RESTful API, FTP/HTTP/e-mail, загрузка файлов и другие.

Возможности бесшовной интеграции предоставляются библиотекой интеграции с 1С: Документооборотом (БИД), которая встраивается в прикладное решение 1С, обеспечивая тем самым встроенный интерфейс и механизмы 1С: Документооборота в другой системе 1С.

Бесшовная интеграция позволяет:

а) исключить дублирование и обеспечить консистентность данных в документах разных информационных систем;

б) исключить многократный ввод одних и тех же данных в разных ИС;

в) обеспечить сквозной процесс прохождения документов между ИС;

г) создать единое файловое хранилище документов. Все файлы разных интегрируемых конфигураций хранятся централизованно в 1С: Документообороте;

д) повысить удобство работы сотрудников.

Использование 1С: Документооборота в повседневной деятельности государственного аппарата избавит руководителей, сотрудников, а также граждан (клиентов) организации от рутинных операций, значительно повысит качество и скорость взаимодействия, поможет сконцентрироваться на главной задаче государственного управления.

Список литературы:

1. Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти (с изменениями и дополнениями)».
2. Быкова Т.А. Делопроизводство. ИНФРА-М, 2013. 364 c.
3. Дубровский Д. Н. Структура механизмов электронного правительства России // Молодой ученый. — 2017. — №27. — С. 80-83. [Электронный ресурс] — URL: https://moluch.ru/archive/161/45123/ (Дата обращения: 21.06.2022).
4. Косоруков А. А. Цифровое правительство в практике современного государственного управления (на примере Российской Федерации) // Тренды и управление. — 2017. — № 4.
5. Методология построения диаграмм IDEF0. [Электронный ресурс] – URL: https://itteach.ru/bpwin/metodologiyaidef0 (дата обращения: 22.06.2022).
6. Рейтинг Workflow в российских СЭД: Непрерывность совершенствования управления процессами [Электронный ресурс] – Москва, 2017 — URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Рейтинг_Workflow_в_российских_СЭД:_Непрерывность_совершенствования_управления_процессами (Дата обращения: 25.06.2022).
7. Янковая В.Ф. Документы и системы документации // Секретарь референт. 2006. № 1. С. 33.