ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИИ В УСЛОВИЯХ ВНЕДРЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается вопрос автоматизации и цифровизации деятельности кадровых служб организаций, сформулированы основные задачи, которые необходимо решить работодателю в условиях внедрения цифровых технологий. Освещены позитивные стороны и трудности внедрения и использования инновационных технологий, перспективы их развития в будущем.

Ключевые слова: автоматизированные системы, обработка информации, управление информацией, цифровизация.

Развитие цифровизации в сфере администрирования и управления документооборотом является одним из приоритетных направлений развития Российской Федерации. Ожидаемыми результатами от реализации Концепции являются сформированные подходы, определение этапов и сроков по переводу в электронный вид кадрового документооборота, в том числе с учетом необходимости согласования интересов сторон социального партнерства и решения задач развития цифровой экономики [1, с. 148]. Взаимодействие сотрудников организации, которые осуществляют свои трудовые функции в различных отделах, происходит с помощью документов, следовательно, наиболее эффективным способом обращения с документами в масштабе организации является ведение электронного документооборота. Электронный документооборот упрощает процесс делопроизводства и повышает качество работы с документами, но, несмотря на это, стремительное развитие информационных технологий, приводит к необходимости постоянного совершенствования данных систем в разрезе безопасности представленных в них документов.

В большинстве организаций используют несколько систем электронного документооборота, которые друг с другом интегрированы: «1С: Управление производственным предприятием» (1С: УПП), «1С: Документооборот» и другие системы электронного документооборота. Кадровый электронный документооборот в организации имеет следующие возможности:

1. используется «бесшовная» интеграция между системами «1С: УПП» и «1С: Документооборот»;
2. система учета переноса отпусков и автоматизация учета отпусков;
3. автоматизация уведомлений табельщиков об увольнении работников с вложением к этому уведомлению обходного листа;
4. быстрый доступ к архиву документов;
5. максимально автоматизированы все используемые печатные формы кадровых документов;
6. система учета электронных больничных;
7. автоматическое создание всех необходимых кадровых документов по положительно принятым решениям;
8. система учета рабочего времени (СУРВ);
9. автоматический подбор персонала;
10. использование блока – хранилище информации.

Следовательно, все перечисленные выше возможности кадрового электронного документооборота в организации предназначены для оптимизации, улучшения качества производительности труда, управления человеческим капиталом и управления организацией. [3, с. 145].

И конечно при влиянии определенных факторов кадровый электронный документооборот изменяется и совершенствуется. Например, фирма 1С сама дорабатывает свои программы и представляет релизы, отдает организации свои конфигурации на обновления. Также специалисты, которые работают в системах «1С: УПП» и «1С: Документооборот» могут давать технические задания ИТ-службе организации, которая их решает для улучшения качества работы системы электронного документооборота.

Габидуллина Г., Гизатулин Р. в своем исследовании описали новый продукт «в 2021 году появился программный продукт Hurma System, который позволяет цифровизировать все основные процессы управления персоналом: от ведения базы сотрудников и выплаты заработной платы, до управления КПЭ и HR-аналитики», показали его функционал и, скорее всего, в ближайшем будущем он станет конкурентом для программы 1С [2, с. 166].

Электронный документооборот постоянно требует своего дальнейшего совершенства, ведь в процессе использования системы электронного документооборота организацией выявляются недочеты, появляются новые задачи, требующие автоматизации. Например, не все работники организации имеют электронную квалифицированную подпись, а те, кто имеют, не всегда могут ею воспользоваться.

Электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, необходимый для защиты определенного документа от подделок, полученный в результате криптографического преобразования информации с применением ключа электронной подписи [5, с. 887].

Применение технологии электронной подписи в СЭД является необходимым условием для реализации юридически значимого документооборота. Электронная подпись на сегодняшний день считается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе в соответствии с законодательством Российской Федерации [5, с. 888].

Внедрение электронного кадрового документооборота с целью оптимизации кадрового делопроизводства имеет как положительные, так и отрицательные аспекты.

К позитивным особенностям можно отнести следующее:

1. Ускорение взаимодействия. Традиционный формат взаимоотношений работника и работодателя требует значительных временных и физических затрат на подготовку и доставку (транспортировку) физических носителей информации. Электронные каналы связи позволяют передать большой объем информации практически мгновенно.

2. Сокращение трудозатрат персонала кадровой службы на формирование кадровой документации и осуществление единообразных операций. Сегодняшние реалии требуют от специалиста по персоналу ежедневно формировать значительный объем кадровой документации, в том числе путем внесения вручную в текстовый документ информации о персонале (в случае отсутствия автоматизированных систем), а также производить большое количество единообразных процедур (распечатку документов по личному составу, их согласование и подпись уполномоченным лицом, регистрацию, ознакомление с ними работников). Формирование кадровой документации в электронном виде, а также ознакомление персонала с их содержанием посредством электронных каналов связи в значительном объеме сократит трудозатраты специалистов кадровой службы.

3. Уменьшение количества технических ошибок в электронных документах, так как персональные данные работника и информация о выполняемой им работе, размере должностного оклада, системе оплаты труда и др. будет переноситься в кадровую документацию из внесенных в автоматизированную систему баз данных, а не вручную специалистами.

4. Упрощение ведение учета и хранения документации. Применение электронного реестра кадровой документации позволит упростить ее учет и ускорить, при необходимости, поиск необходимых документов.

Наравне с позитивными моментами, ведение кадровой документации в электронном виде имеет ряд недостатков.

1. Значительные финансовые затраты. Внедрение электронного кадрового документооборота требует от работодателя в первую очередь приобретение программных продуктов, электронных подписей для работников организации, а также обновление материальной базы.

2. Необходимость обеспечения повышенной технической и физической защиты систем хранения и обработки информации. Учитывая, что электронная кадровая документация содержит большой объем персональных данных работников, а также коммерческой информации организации работодателям необходимо будет обеспечить высокую степень защиты автоматизированных систем, каналов связи и мест хранения соответствующей документации. К тому же, перевод документооборота в электронный формат увеличивает вероятность посягательства на их сохранность со стороны киберпреступности.

3. Высокие риски утраты документации. Формирование и хранение физических носителей информации и их копий в бумажном виде позволяет организациям без особых усилий восстановить утраченные документы, что практически невозможно осуществить при работе с электронными кадровыми документами, например, в случае физической порчи систем хранения.

4. Необходимость дублирования электронных кадровых документов на бумажных носителях. Нормы действующего законодательства, регламентирующие порядок оформления кадровой документации, прямо предусматривают ее оформление на бумажных носителях с обеспечением соответствующего учета и хранения. Без изменения нормативной базы эффективность внедрения электронного кадрового документооборота минимальна.

Процесс совершенствования системы электронного документооборота является непрерывным, поэтому постоянное совершенствование системы электронного документооборота является одной из приоритетных задач в организации. Рассмотрим возможные варианты решения задачи совершенствования электронного документооборота в организации:

1) вынесение из общей системы документооборота «1С: Документооборот» модуля кадровый электронный документооборот:

– для обеспечения конфиденциальности информации и сведений, содержащихся в электронных кадровых документах;

- для ограничения доступа работников, не имеющих специального доступа, разрешения к ознакомлению, обработке персональных данных работников организации;

2) внедрить в СЭД электронное формирование документации по дисциплинарным взысканиям:

– изучить процесс назначения дисциплинарных взысканий, и с учетом правовой, юридической, судебной- практики и выявить основные элементы процесса и его участников;

– конструирование в системе электронного документооборота должностных инструкций для дальнейшего- подкрепления к документам дисциплинарного взыскания, а в дальнейшем их использование в других сферах;

– создание увязки должностных инструкций со справочно-правовой системой «КонсультантПлюс», которая позволит отслеживать изменения в законодательстве, связанных со сферой исполнения положений должностных инструкций, нарушение которых ведет к назначению дисциплинарного взыскания;

- создание единого органа, который будет документально в системе электронного документооборота, фиксировать проступки работников и создавать документы, закрепляющие факт совершения проступка;

3) внедрение электронных цифровых подписей в системы электронного документооборота, а именно в «1С: Документооборот», так как у руководителей на данный период имеются электронные квалифицированные подписи, но это не закреплено в системе, необходимо расширить полномочия руководителей структурных подразделений, обеспечив и их квалифицированной электронной подписью.

Следовательно, основной перспективой развития системы электронного документооборота в организации является на данный момент внедрение электронной цифровой подписи, которая позволит во многом упростить и ускорить все бизнес-процессы, проводимые в системах электронного документооборота в организации.

Список литературы:

1. Вартаньянц Т.А., Старокожева В.П. Внедрение электронного кадрового документооборота: сущность, риски возможности Социально-трудовые исследования. 2019. № 1 (34). С. 145-156.
2. Габидуллина Г., Гизатулин Р., Мирсаяпов А. Обоснование и выбор критериев эффективности системы управления персоналом предприятия // Экономика и управление. – 2022. – № 1. – С. 87-91
3. Мирошниченко М.А., Ковтун А.В., Кузнецова К.А. Менеджмент качества и управление человеческим капиталом на основе бережливых инноваций. Естественно-гуманитарные исследования. 2019. № 26 (4). С. 142-147.
4. Об электронной подписи: федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63 (в ред. от 23.06.2016) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
5. Трофимова В.С. Особенности применения электронной подписи в системе электронного документооборота «диалог» //Синергия Наук. 2018. № 30. С. 886-889.