ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ГБДОУ № 6 КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА ПУШКИНСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА «РЕЧЕЦВЕТИК»)

STUDY OF THE OFFICE MANAGEMENT SYSTEM IN A BUDGETARY ORGANIZATION (BY THE EXAMPLE OF GBDOU No. 6 OF THE COMBINED TYPE OF THE PUSHKINSKY DISTRICT OF ST. PETERSBURG "RECHETSVETIK")

Nikolaeva Marina Aleksandrovna

student of the MENmdo-2112a group, Institute of Finance, Economics and Management, Togliatti State University,

Russia, Togliatti

АННОТАЦИЯ

В ГБДОУ №6 смешанная форма делопроизводства. В этой форме часть операций по обработке документов централизована в центральной службе ДОУ, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по формированию, организации, хранению и предархивной обработке документов. документооборот ГБДОУ № 6 находиться на среднем уровне, на низком уровне находится информационная и организационная составляющие. Необходимо совершенствовать информационную и организационную составляющие документооборота.

ABSTRACT

GBDOU No. 6 has a mixed form of office work. In this form, part of the document processing operations is centralized in the central service of the preschool educational institution, and in each structural unit, operations are performed on the formation, organization, storage and pre-archive processing of documents. the document flow of GBDOU No. 6 is at an average level, the information and organizational components are at a low level. It is necessary to improve the information and organizational components of the workflow.

Ключевые слова: делопроизводство, документы, учреждение, системы, информация, служба.

Keywords: office work, documents, institution, systems, information, service.

Руководство бюджетным учреждением - достаточно сложный процесс, ведь важно учитывать изменения законодательства, отчитываться в отношении целевого использования денежных средств, осуществлять платные виды деятельности, а также применять нововведения, которые ежегодно принимаются для бюджетников, - например, электронный документооборот [2].

Оптимизация документооборота является инструментом эффективного управления бюджетной организацией [1].

В ГБДОУ №6 смешанная форма делопроизводства. В этой форме часть операций по обработке документов централизована в центральной службе ДОУ, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по формированию, организации, хранению и предархивной обработке документов.

В нашем случае центральная служба дошкольного образовательного учреждения не выделена в отдельную структурную единицу, она включена в административно-хозяйственный сектор и является самостоятельной структурной единицей предприятия. При этом специалисты закрепляются за структурными подразделениями, ответственными за документальную деятельность. Они проходят курсы по подготовке к работе.

Группировка и анализ документов ГБДОУ № 6 по признаку документационного обеспечения управления осуществлялась на основе разделения документов на 4 группы: входящие, исходящие, приказы по основной деятельности, внутренние документы. Результаты представлены в таблице 1.

Таблица 1

Разделение документов ГБДОУ № 6 по признаку документационного обеспечения управления

Как видно, наибольший удельный вес в структуре документооборота предприятия ГБДОУ № 6 занимают внутренние документы (рисунок 1). Исходящей корреспонденции в среднем на предприятии на 3-5% больше, чем входящей. Приказы составляют 15-19% всех документов, что свидетельствует о высоком уровне формализации деятельности.

Рисунок 1. Структура документооборота предприятия ГБДОУ № 6

Для эффективной деятельности предприятия ГБДОУ № 6 и его успешного взаимодействия с партнёрами, клиентами, ведомствами и учреждениями необходима чёткая система движения документации как внутри организации, так и за ее пределами. Весь поток документооборота предприятия ГБДОУ № 6 делится на три составляющие: документы, поступающие от других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

В таблице 2 проведем оценку документооборота предприятия ГБДОУ № 6 по разным параметрам по пятибалльной системе.

Таблица 2

Оценку документооборота предприятия ГБДОУ № 6 по разным параметрам

Документооборот находиться на среднем уровне, на низком уровне находится информационная и организационная составляющие.

Организация документооборота предприятия ГБДОУ №6 во многом зависит от того, как устроены (или не устроены вообще) управленческие процессы в организации. Кроме того, сценарии движения файлов могут различаться для предприятий с разными видами экономической деятельности. Например, рабочий процесс торговой компании будет отличаться от рабочего процесса компании, предоставляющей услуги. Однако, независимо от вида деятельности, масштабов работы и общей численности персонала, документооборот проходит определенные этапы.

Информационно-технологическое обеспечение делопроизводства основывается на «1С:Документооборот государственного учреждения 8».

Таким образом, документооборот ГБДОУ № 6 находиться на среднем уровне, на низком уровне находится информационная и организационная составляющие. Необходимо совершенствовать информационную и организационную составляющие документооборота.

Список литературы:

1. Лемешко О.И. Оптимизация документооборота как инструмент эффективного управления бюджетной организацией // Экономический вестник Донбасского государственного технического института. 2022. № 12. С. 61-67.
2. Шестакова Е.В. Управление бюджетным учреждением // Бюджетный учет. 2022. № 9 (213). С. 50-55.