ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПРЕИМУЩЕСТВА ЦИФРОВИЗАЦИИ И НЕДОСТАТКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В ХОДЕ ПРАКТИЧЕСКОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

ELECTRONIC WORKBOOKS: ADVANTAGES OF DIGITALIZATION AND DRAWBACKS IN PRACTICAL USE

Kristina Rezchikova

Postgraduate student, faculty of law, Moscow university for industry and finance «Synergy»,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются достоинства и недостатки перехода России на ведение трудовых книжек в электронном виде. Высказывается авторское мнение по факту: использования электронных трудовых книжек как работниками, так и работодателями, цифровизации государственных процессов, а также оптимизации документооборота кадровой сферы. Контроль, как работа по снижению вероятности появления ошибочных записей.

ABSTRACT

The article discusses the advantages and disadvantages of Russia’s approach to keeping work books in electronic form. There is an author’s opinion on the fact: the use of electronic work books by both employees and employers, the digitalization of state processes, as well as the optimization of document circulation in the personnel sphere. Control as work to reduce the likelihood of erroneous entries.

Ключевые слова: трудовая книжка; электронная трудовая книжка, ведение трудовой книжки в электронном виде, электронный вид информации о трудовой деятельности и трудовом стаже, принцип ведения электронных трудовых книжек.

Keywords: employment record book, electronic employment record book, electronic work record book, electronic type of information on work and seniority, the principle of electronic work books.

В современном мире одной из основополагающих целей для развития общества является цифровизация. Этот процесс затрагивает многие области: социальные, государственные, экономические, управленческие и т.д. Все эти мероприятия приводят к более комфортному документообороту, который облегчает процесс обращения в разные государственные инстанции или же для получения каких-либо справок, выписок и т.д. На данный момент, в сферу кадрового делопроизводства учреждений (организаций, корпораций) в рамках трудовых правоотношений внедрен механизм ведения трудовых книжек в электронном виде.

Множество споров в отношении перехода на электронные трудовые книжки возникает и будет продолжать возникать до тех пор, пока данное мероприятие не станет обычным процессом для трудовых взаимоотношений «работник-работодатель».

Несмотря на переход к новому электронному документу, сам Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит такого понятия, как электронная трудовая книжка. Нормы статьи 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса Российской Федерации [1] отражают лишь сведения, которые ведутся в электронном виде о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.».

Соответственно, с введением нового порядка ведения трудовых книжек не меняется принцип ведения трудовых книжек кадровым сектором, все мероприятия по внесению информации в трудовую книжку сохраняются, только теперь данный процесс будет происходить в электронном формате.

Положительным эффектом внедрения электронных систем является расширение сведений о каждом гражданине, данные мероприятия позволили Социальному фонду Российской Федерации [2] своевременно получать всю необходимую информацию, как о гражданах пенсионного возраста, предпенсионного возраста, так и лицах, которым полагаются различные социальные льготы и иная поддержка. Еще одно преимуществом цифровизации это возможность с помощью применения аналитической системы проводить анализ данных, формировать более точные долгосрочные прогнозы по развитию социальной и пенсионной систем России на основе оценки ее текущего состояния. Это позволит более точно спрогнозировать плановый расход годового бюджета под обеспечение социальных обязательств государства.

Развитие цифровизации дает нам возможность пользоваться многими ресурсами, минимизирует временные затраты, убирает из жизненного цикла множество ненужных бумаг. Изменение в работе государственного сектора, направленного на предоставление государственных услуг, привело к тому, что большую часть необходимых документов мы получаем в электронном виде. Данный метод позволяет нам большую часть льгот и обязательных выплат получать автоматически. Модернизация здравоохранения, образования, социальной сферы и многих иных сфер деятельности приводит к тому, что упрощается процесс документооборота. Благодаря этим мероприятиям большая часть населения не стоит в очередях, а получает услуги своевременного, согласно выделенному времени для этого.

Первой и основной проблемой при ведении электронных трудовых книжек является исправление ошибок. Если предыдущий работодатель (или один из предыдущих работодателей) допустили ошибку при вводе данных в вашу трудовую книжку, то текущий работодатель изменить эту информацию не сможет. За корректировкой таких данных необходимо обращаться к тому работодателю, который вносил эти данные. Действующий работодатель корректирующим отчетом вносит изменения, согласно поданного заявления бывшего работника. Если же предыдущий работодатель, который допустил ошибку при внесении информации окажется ликвидированным юридически лицом (или ИП), то изменить данные, внесенные в электронную трудовую книжку можно только через суд.

Многие работодатели не прописывают в электронных трудовых книжках работников работу по внутреннему совместительству и не предупреждают об этом работников, хотя эта работа предусматривает отработку рабочего времени либо, по той же должности на которую трудоустроен работник на полную ставку, либо на иную, не связанную с основной должностью. Это связано с тем, что человека трудоустраивают временно на период отпуска или больничного листа. Срок такой работы может составлять от одного дня до 2-3 недели, и в течение года один сотрудник может трудоустраиваться и увольняться по внутреннему совместительству несколько раз.

Недостатком является и практика по восстановлению работника на работу по решению суда после применения работодателем Статьи 81. «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя» ТК РФ. Вместо аннулирования записи из электронной трудовой книжки, в нее вносится отметка об отмене приказа об увольнении. Соответственно, на потенциальное место работы работник приходит с предыдущей записью о расторжении по инициативе работника. Таким образом, снижается вероятность благополучно трудоустроится на другое место работы. Незаконная запись в трудовой книжке может негативно влиять на работодателя.

Цифровизация это перспективное развитие государства, оно положительно сказывается на прогрессе. Отрицательными факторами может служить утечка персональных данных участников процесса цифровизации и неквалифицированное ведение трудовой книжки в электронном виде работником кадровой службы, что может повлечь за собой необходимость вносить корректировки. Полной уверенности в отсутствии сбоя, взлома с последующим изменением, уничтожением или утечки данных нет.

Кадровые управленцы отмечают, что введение электронных трудовых книжек упростило ведение кадрового делопроизводства. Становится больше тех, кто относится к нововведению спокойно. Еще быстрее растет число тех, кто оценил плюсы данного способа ведения трудовых книжек – за два года оно выросло почти вдвое.

Если взять работников государственных учреждений, работающих на постоянной основе и редко меняющих место работы то, они предпочитают вести трудовую книжку в бумажном виде.

Если взять данные за 2023 год по государственному учреждению, в котором имеется 70 штатных единиц, то из них по состоянию на 01.10.2023:

• Выбор ведения трудовой книжки в электронном виде – 3 человека, а это 4% от общего числа работников (из них: вновь прибывших, впервые трудоустраивающиеся за период с 2022-2023 – 3 человека);
• Выбор ведения трудовой книжки в бумажном и электроонм виде – 67 человек, а это 96% от общего числа работников (из них: 67 человек представили работодателю заявления о выборе предоставления ему сведений о трудовой деятельности и внесения соответствующей записи в трудовую книжку). [3]

Таким образом, мы видим, что 100% сотрудников государственного учреждения из числа тех, кто был трудоустроен на это место работы до 2021 года, не дали согласия на ведение трудовой книжки в электронном виде, а предпочли бумажный формат. Судебных или досудебных разбирательств, в отношении ошибок, имеющихся в трудовых книжках, у данного учреждения нет.

Подводя итоги, можно сказать, что если работник только начал свою трудовую деятельность, то ему необходимо отслеживать имеющуюся информацию в электронной трудовой книжке, а тем лицам, которые имеют трудовой стаж до 2021 года и бумажную трудовую книжку рекомендуется вести эти два документа: один в электронном виде, а другой на бумаге. Данные мероприятия помогут минимизировать возможность появления ошибок или будут использованы, как доказательная база при возникновении спорных моментов.

Список литературы:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 04.08.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023). [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения 02.10.2023).
2. Социальный фонд России – «Электронная трудовая книжка». [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://sfr.gov.ru/grazhdanam/etk/ (дата обращения 02.10.2023).
3. Письмо Министерства труда России от 14.12 2020 № 14-2/ООГ-18054 «О возможности возобновления ведения трудовой книжки после подачи работником заявления о выборе предоставления ему сведений о трудовой деятельности и внесения соответствующей записи в трудовую книжку». [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74954622/ (дата обращения 02.10.2023).