КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Информационные технологии проникли практически во все сферы деятельности человека. Применение компьютерных технологий зачастую облегчает выполнение различных функций. Благодаря разнообразию программного обеспечения сегодня можно использовать все потенциальные возможности компьютерных технологий. Это позволяет специалистам в различных областях более быстро и эффективно выполнять свою работу.

На данный момент профессия «секретарь» является одной из самых распространенных на рынке труда. Секретарь ‒ первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел организации [1, c. 156].

Нередко в небольших организациях секретарь является не только помощником руководителя, но и на него возлагаются функции делопроизводителя.

Справится с этим широким кругом обязанностей ему помогают компьютерные технологии. Компьютер помогает решить широкий круг задач, таких как: составление и редактирование документов, регистрация и контроль исполнения документов, хранение и поиск документов, прием и передача документам, архивное хранение документов, организация рабочего времени руководителя.

Помимо того, что секретарь работает с такими текстовыми редакторами как Word, Excel и т.д. значительную роль в его деятельности играют сетевые технологии.

Пользуясь интернетом секретарь может выполнять различные поручения руководителя по поиску информации, организовывать конференции, планировать день руководителя, обмениваться необходимой информацией с сотрудниками организации. Самым распространенным средством оптимизации деятельности не только секретаря, но и в целом всех сотрудников является электронная почта.

Электронная почта позволяет предать необходимую информацию, содержащуюся в текстовом файле, в виде изображения, графиков на любое расстояние за минимальное количество времени. Для того чтобы работать с электронной почтой организации необходимо иметь программное обеспечение для работы с почтой [2, c.300].

Большинство компаний выбирает Microsoft Office Outlook. Так же на мелких предприятиях могут использоваться почтовыми клиентами, предоставляющими в самой сети Интернет. Например: mail.ru, google.com, yandex.ru и др. все они предоставляют необходимые средства для полноценной работы с электронной почтой.

Для того чтобы оптимизировать работу с почтой необходимо:

– с целью не пропустить важную информацию, просматривать электронные письма по мере их поступления;

– отвечать сразу же на входящие сообщения, это позволит не только оставить хорошее впечатление о вашей организации, но и быстро решить проблемы, излагаемые в письме, которые могут касаться не только вашего собеседника, но и вас;

– для того чтобы избавить себя от надоедливой рекламы, поступающей на почту необходимо отметить нежелательные поступающие письма как «спам», либо добавить конкретный адрес в черный список;

– сообщения, которые могут быть для организации наиболее важными можно отметить меткой «важные» или поместить в специальную папку.

В основном организации хранят все необходимые данные на серверах, что обеспечивает сохранность информации и доступ к ней ограниченного числа пользователей, но иногда используются онлайн-хранилище, так называемое «облако». Этот вид хранения информации является более мобильным, так как доступ к определенным файлам доступен с любого устройства в любое время.

Кроме электронной почты секретарь как и любой другой сотрудник организации работает в системе электронного документооборота, если организация перешла на нее. На данный момент существует множество систем электронного документооборота (СЭД), работающих на различных платформах.

СЭД – единый механизм по работе с документами, представленный в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»[3, c.116].

Основные принципы электронного документооборота:

– однократная регистрация документа, дающая возможность его идентифицировать;

– параллельное выполнение нескольких операций;

– непрерывное движение документа, дающее возможность определить ответственного за исполнение документа в каждый момент его движения;

– единая база документной информации;

– система поиска документа, позволяющая за короткий промежуток времени, обладаю минимальной информацией о документе найти его;

– систем отчетности, позволяющая контролировать движение документов и позволяющая принимать управленческие решения [4].

К преимуществам внедрения СЭД относят: одинаковый подход к формированию и обработке документов, централизованное хранение информации, использование шаблонов, быстрый поиск и т.д. Недостатков СЭД не так много – высокие начальные затраты по внедрению и обучение персонала. 

Внедрение СЭД  предоставляет возможность отказаться от внутренних курьеров в организации, поток документов направляется в структурное подразделение, ответственное за делопроизводство, а также в приемные. Секретарь просматривает, поступившие документы и принимает решение о их дальнейшем перераспределении. Документы, требующие ознакомления, утверждения, подписания руководителя отправляются ему. Также секретарь может направить часть документов в структурные подразделения, внеся в регистрационные карточки шаблонные визы от имени руководителя («Для ответа», «На исполнение» и т.д.).

В настоящий момент в России более 16 основных систем электронного документооборота. В зависимости от степени настройки выделяют коробочные и заказные решения. К наиболее распространенным отечественным системам относится, например, CompanyMedia-Делопроизводство – система предназначена для автоматизации документооборота в настоящем времени с отслеживанием движения документов.

К функциям данной системы относятся:

– возможность организовать переписку как между структурными подразделениями организации, так и между организациями;

– прием, обработка, регистрация входящей корреспонденции;

– подготовка, подписание, регистрация, отправка внутренних документов, контроль их исполнения;

– подготовка, подписание, рассылка исходящей корреспонденции;

– система рассчитана на многолетний режим работы.

К основных характеристикам системы можно отнести: 100% гарантию доставки информации, неограниченное количество рабочих мест и организаций, сквозное делопроизводство, механизм замещения и т.д.

Подобными характеристиками обладают и другие СЭД. В каждой из них можно найти свои плюсы и минусы, выбор СЭД напрямую зависит от того, что заказчик желает получит после ее внедрения, от структуры организации, от готовности к обучению специалистов и от многого другого.

Таким образом, секретарь в организации играет особую роль, его круг обязанностей может быть довольно широк. И в их выполнении на сегодняшний день особую роль играют компьютерные технологии, они являются первым помощником секретаря в его деятельности. Они обеспечивают его непосредственный контакт с руководителем, другими структурными подразделениями, а также организациями. Позволяют работать с документами более эффективно, осуществлять их регистрацию, пересылку, хранение, и т.д.

Список литературы:

1. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя: учеб. пособие. М.: Альфа-Пресс, 2017. – 576 с.
2. Олифер В.Г. Компьютерные сети: учеб. пособие. СПб.: Питер, 2015. – 907 с.
3. Жильников  А.Ю.,  Михайлова  О.С.  Электронный  документооборот //  Территория науки. – 2017. – № 2. – С. 116–120.
4. Артонкина Р.В. Документирование проекта по внедрению СЭД [электронный ресурс] // Секретарь-референт. – 2017. –№ 1.
5. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта: учеб. пособие. М.: Омега-Л, 2015. – 320 с.