ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

PREPARATION OF A SERVICE LETTER ACCORDING TO THE REQUIREMENTS OF GOST R 7.0.97-2016

Aldynai Mongush

master's student, Department of General History, Archeology and Documentation, Tuva State University,

Russia, Kyzyl

Victoria Mongush

scientific supervisor, PhD. Historical Sciences, Associate Professor of the Department of General History, Archeology and Documentation,  Tuvan State University,

Russia, Kyzyl

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается правила оформления служебного письма, по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, изучены какие должны быть необходимые реквизиты на бланке служебного письма, чтобы не потерять юридическую значимость документа, и разработан наглядный образец оформления служебного письма по правилам данного стандарта.

ABSTRACT

The article examines the rules for the design of an official letter, according to the requirements of GOST R 7.0.97-2016, examines what necessary details should be on the letterhead of an official letter in order not to lose the legal significance of the document, and develops a visual example of the design of an official letter according to the rules of this standard.

Ключевые слова: служебное письмо, бланк письма, реквизиты, методические рекомендации, стандарт.

Keywords: official letter, letter form, details, methodological recommendations, standard.

Эффективность деятельности организации и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают информационно-справочные документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений. [4, с. 89]

К информационно-справочным документам относятся: служебное письмо, объяснительная записка, докладная записка, справка и т.д. [4, с. 89]

В своем исследовании мы изучали оформление служебного письма по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу организационно-распорядительная документация Требования к оформлению документов» и методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Актуальность темы исследования определена тем, что служебные письма служат средством внешней деловой коммуникативной связью с юридическими и физическими лицами, и правильность его оформления, чтобы не потерять юридическую роль документа особенно актуальна.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо. [4, с. 98]

Большая часть всех входящих и исходящих документов в системе информационно-справочной документации организации занимает деловая (служебная) переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержание переписки (просьбы, гарантии, запросы, подтверждения, претензии, и т.д.) [4, с. 98]

Однако, ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем. [4, с. 98]

Бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. [3]

Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. [3]

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный. [3]

По ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебное письмо оформляется на бланке организации формата А4 или А5 и должно иметь реквизиты:

- Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением); [1]

- Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). [1]

- Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.  Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2024;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2024 г. [1]

- Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа.

- Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ. [1]

- Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. [1] В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

- Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки; [1]

- Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. [1]

- Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. [1]

- Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). [1]

- Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу "Документ подписан электронной подписью";

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. [3]

Реквизит «Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Так, на гарантийном письме реквизит «Печать» ставиться, так как письмо связанно с финансовыми средствами. [3]

 Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

- Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева. [1] Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Реквизиты «Герб», «Эмблема», «Товарный знак» размещаются в бланке служебного письма в соответствии с Законами и нормативно-правовыми актами Российской Федерации, и внутренними организационно-правовыми документами организаций (устав, положения и т.п.). [3]

По правилам методических рекомендациях ГОСТ Р 7.0.97-2016, служебное письмо не должно быть большим по объему и должен содержать один вопрос. Рекомендуется использовать формы изложения от первого лица единственного или множественного числа, от третьего лица единственного числа, и может использоваться - вступительное обращение:

«Уважаемый господин Председатель!»

«Уважаемый господин Иванов!»

«Уважаемая Ирина Ивановна!»

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Можно также использовать заключительную этикетную фразу:

«С уважением, ... »

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма должен быть написан деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. [3]

Таким образом, изучив правила методических рекомендаций и требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, применив основные необходимые реквизиты для оформления служебного письма, мы разработали наглядный образец оформления служебного письма с угловым и продольным расположением реквизитов. (см. рисунки 1, 2)

Рисунок 1. Образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Рисунок 2. Образец оформления служебного письма с продольным расположением реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

В заключении исследования можно сказать, что Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер.

Однако, это не значит, что организации могут не придерживаться предписываемых их правил оформления документов. Так как любая организация участвует во внешнем для нее информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы, и как следствие, не будет использован в необходимом авторам объеме. [2, с. 74,75]

Таким образом, соблюдать рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении служебного письма необходимо, что бы не потерять правовую значимость документа, так например, если в служебном письме не проставить реквизит подпись, то он может считаться неофициальным письмом, который не имеет ни какой юридической роли.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу организационно-распорядительная документация Требования к оформлению документов.  Текст: электронный // Электронный фонд правовых и нормативно-технических документов: [сайт]. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200142871 (дата обращения: 18.01.2025)
2. Корнеев, И. К.  Документирование управленческой деятельности : учебник для вузов / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2025. — 438 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-16001-7. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/560107 (дата обращения: 17.02.2025).
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Текст: электронный // Электронный фонд правовых и нормативно технических документов: [сайт].  URL: https://docs.cntd.ru/document/554123263 (дата обращения: 18.01.2025)
4. Шувалова, Н. Н.  Основы делопроизводства. Язык служебного документа : учебник для вузов / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2025. — 355 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-20343-1. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/560174 (дата обращения: 17.02.2025).