ОРГАНИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛА НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ЦЕНТРА

Основными проблемами, возникающими при работе с бумажным архивом личных дел, является оперативный доступ к информации, время ответов на запросы, обработка запросов вручную, потери документов при перемещении архива и по истечении продолжительного времени в результате воздействия «человеческого фактора».

Решением данных проблем является создание электронного архива документов по личному составу организации. Информация, хранящаяся в данном архиве, позволит получать справку по трудовой деятельности каждого сотрудника, в том числе о стаже работы, различные библиографические данные. Вся эта информация подтверждается документами, находящимися в архиве на бумажных носителях. При необходимости, электронный архив может хранить оцифрованные копии основных документов по трудовой деятельности работника, его биографии и послужному списку.

В виду необходимости, постоянного хранения и работы с документами личного состава, а так же с целью автоматизации процесса сбора, обработки и выдачи в необходимом виде, учета личных дел и хранения конфиденциальной информации сотрудников. Для этого необходимо создание современного средства хранения подобной информации – электронного архива, в котором на каждого сотрудника оформляется личное дело, содержащее необходимые сведения конфиденциального характера, например: автобиография, паспортные данные, СНИЛС, ИНН и трудовой стаж.

Для отдела научно-исследовательского центра (далее – НИЦ) был разработан программный продукт, который удовлетворяет потребностям учета как военнослужащих (далее – в/с), так и гражданского персонала (далее – ГП) с учетом требований Федерального закона № 152 «О персональных данных» [2]. С помощью предложенного программного решения реализованы возможности хранения личных дел в/с и лиц ГП:

трудовые контракты (договоры), заключаемые между командиром воинской части (далее – в/ч) и в/с (работником);

приказы, касающиеся личного состава (регламентируют прием на работу, увольнение, переход на другую должность, налагаемые поощрения и взыскания и прочие);

послужной список в/с (трудовая книжка для ГП);

личные дела в/с (ГП);

личные карточки сотрудников (унифицированная форма № Т-2), необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании). Все последующие изменения, в биографических и учетных данных работника, отражаются в форме № Т-2;

копии документов об образовании, семейном положении и т.д;

данные о выполненных научных работах и т.д;

прочие документы.

Преимущества внедрения электронного архива личных дел, характеризуются следующими параметрами:

простота и доступность информации в любое время;

хранение документов неограниченное время;

возможность разграничения доступа к информации в соответствии с назначенными  правами и, как следствие, защищенность от несанкционированного доступа к персональным данным;

возможность оперативной подготовки исторической справки, а так же отчёта за требуемый период;

гарантия сохранности данных за счет создания резервных копий всех документов.

Структура и взаимосвязь в модели данного архива представлена на рисунке 1.

Данная структура отражает основные желаемые блоки информации, собираемые для представления отчетной документации. Разработанная модель отличается от аналогов тем что:

Специализирована под цели и задачи конкретного отдела научно-исследовательского центра;

Запрашиваемая информация вводится на экран в соответствии со стандартами и требованиями Министерства Обороны Российской Федерации и Министерства образования и науки Российской Федерации.

Рисунок 1. Структура и взаимосвязи в модели архива личных дел

Кроме перечисленных выше в электронный архив дополнительно могут быть внесены документы:

о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

об изменении фамилии о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

об установлении окладов;

о временном замещении должности;

об установлении доплат, надбавок к окладу;

о премировании;

о присвоении классных чинов, разрядов;

о заграничных командировках;

о длительных внутрироссийских командировках;

о декретных отпусках;

об отпусках по уходу за ребенком;

о предоставлении очередных и учебных отпусков;

о дежурствах;

о взысканиях;

о краткосрочных внутрироссийских командировках.

Разберем подробнее поэтапный ввод информации о новом сотруднике.

Шаг 1. Добавляем новую форму анкетного типа, к которой в дальнейшем можно прикрепить сканированные документы в формате *.pdf, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию на в/с (ГП). Далее, заполняем первичные данные, такие как: Фамилия, Имя, Отчество, ИНН, СНИЛС и данные паспорта. На рисунке 2 наглядно показан данный этап заполнения информации.

Рисунок 2. Первичное заполнение «Анкеты» данными

С помощью программных сред Microsoft SQL 2014 и Microsoft Visual Studio 2015 представим фрагмент программного кода на языке программирования С#.

        //Новый сотрудник

        public bool SaveNewEmployee(string id,string name,string inn,string snils)

        public bool SaveNewPassport(string EmplID, string number, string seria, string who, string when, string address)

        {

            bool flagResult = false;

            string s = String.Format("INSERT INTO [dbo].[Сотрудник] ([id],[ФИО],[ИНН],[СНИЛС]) VALUES ('{0}','{1}','{2}','{3}')", id, name, inn, snils);

                        string s = String.Format("INSERT INTO [dbo].[Паспорт] ([id_сотрудника],[Номер],[Серия],[Кем_выдан],[Когда_выдан],[Адрес]) VALUES ('{0}','{1}','{2}','{3}','{4}','{5}')", EmplID, number, seria, who,when,address);

            using (SqlConnection con = new SqlConnection(connectionString))

            {

                SqlCommand com = new SqlCommand(s, con);

                try

                {

                    con.Open();

                    if (com.ExecuteNonQuery() == 1)

                        flagResult = true;

                }

                catch

                {

                }

            }

            return flagResult;

        }

Шаг 2. После заполнения первичных данных выбираем категорию, к которой относится новый сотрудник: военнослужащий или гражданский персонал. После проведения выборки будет сформирован набор ячеек, которые подобранны таким образом, что вводимая информация соответствовала требованиям, предъявляемым к специальному личному делу [1].

Пример заполнения и выборки категорий представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Пример заполнения ячеек

В соответствии с требованием приказа Министра обороны Российской Федерации лист учета с прохождением службы, присвоением воинских званий, правительственных наград офицера представлен в виде таблицы, приведен ниже на рисунке 4.

Так же, в соответствии с требованиями Административного регламента Министерства образования и науки Российской Федерации № 1620 от 25 декабря 2014 г. сформирована ячейка со списком научных и учебно-методических трудов по форме № 16, представлена в таблице 1.

Таблица 1.

Научные (учебно-методические) труды

Шаг 3. После заполнения всех форм и сохранения данных, возможен вывод информации в анкетном виде для представления справок, выписок или составления отчетов по требуемым параметрам, как представлено на рисунке 4.

Рисунок 4. Вариант формы представления данных

Таким образом, преимуществами, получаемыми от внедрения электронного архива по личному составу, являются:

простой и быстрый доступ к личному  делу любого сотрудника;

хранение документов неограниченное время;

защищенность от несанкционированного доступа к персональным данным, возможность разграничения доступа к информации в соответствии с правами;

гарантия сохранности данных за счет создания резервных копий всех документов.

Список литературы:

1. Требованиями Административного регламента Министерства образования и науки Российской Федерации № 1620 от 25 декабря 2014 г.
2. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.