ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: ИНФОРМАЦИОННЫЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Аннотация. В статье рассмотрены особенности применения информационных автоматизированных систем в области учета и использования программного обеспечения на предприятии: постановка на учет, выдача, установка программного обеспечения, согласование заявок на установку или предоставление доступа.

На больших предприятиях со сложной организационной структурой, где работа сотрудников связана с использованием различных компьютерных программ, для оптимизации процесса получения программного обеспечения целесообразно использовать  информационные автоматизированные системы. Применение программного обеспечения диктует ряд ограничений, которыми нельзя пренебрегать: использование только лицензионных программ, обеспечение установленной политики безопасности, ограничение доступа к конфиденциальной информации.

В большинстве случаев количество приобретаемых предприятием лицензий  ограничено. В целях экономии финансовых средств организации необходимо исключить возможность использования программ теми работниками, деятельность которых не связана или не требует применения такой программы. Также необходимо учитывать, что установка программного обеспечения не должна привести к утечке конфиденциальной информации, то есть пользователями тех или иных систем могут являться только те сотрудники, для которых работа с информацией ограниченного доступа определена должностными обязанностями. Поэтому, установка программного обеспечения на рабочий компьютер должна быть согласована с руководителем работника (или иным уполномоченным лицом).

Процесс согласования довольно трудоемкий, и автоматизированные системы призваны значительно сократить затрачиваемое время на решение данного вопроса.

Рынок IT-индустрии предлагает широкий спектр услуг компаний по созданию таких систем на основании требований заказчика в целях организации оперативного рабочего процесса.

Информационная автоматизированная система по учету программного обеспечения представляет собой комплекс программного обеспечения, предназначенный для сбора, обработки и хранения поступающей информации, используемый для повышения эффективности бизнес-процесса.

При поступлении на предприятие программного продукта вся информация о нем заносится в базу данных информационной автоматизированной системы:

• название;
• краткое описание;
• разработчик;
• системные требования;
• поддерживаемые языки;
• количество лицензий / количество оставшихся установок;
• ссылка на дистрибутив и т. д.

Помимо основной информации стоит указывать сведения для учета:

• договор, по которому было поставлено программное обеспечение;
• дата приобретения;
• стоимость;
• сведения о сопровождении программного продукта;
• инвентарный номер или иной номер учета;
• сведения о расположении магнитного носителя.

Немаловажным фактором является определение возможности размещения файлов инструкций и документации к программному продукту.

На этапе просмотра сведений о том или ином программном обеспечении пользователь уже самостоятельно может найти ответы на ряд интересующих его вопросов: есть ли программное средство в наличии и в каком количестве и как им пользоваться.

Чтобы исключить дублирование функций по согласованию заявки на установку программного обеспечения и необходимость использования других методов и систем, желательно предусмотреть в информационной автоматизированной системе возможность согласования заявки на установку программного обеспечения.

Такой процесс может быть представлен в виде диаграммы деятельности (англ. activity diagram) в нотации UML (рисунок 1).

Рисунок 1. Диаграмма деятельности для процесса согласования заявки на установку программного обеспечения

Представленная диаграмма деятельности описывает полный процесс прохождения заявки через все стадии, начиная от подачи заявки. Пользователь (сотрудник) находит в информационной автоматизированной системе необходимое ему программное обеспечение, и ознакомившись с основными сведениями, создает в этой системе заявку на установку, заполняет поле основания, где указывает необходимость использования программы. Следующим этапом является передача заявки на согласование к руководителю подразделения (начальнику), и после рассмотрения заявка направляется на исполнение администратору. В роли администратора может выступать специалист IT-отдела, который будет непосредственно производить установку программного обеспечения на компьютер работника.

Не всегда рассмотрение заявки заканчивается положительным решением. Руководитель может не согласовать ее, если не увидит обоснованной потребности для сотрудника в запрашиваемом им программном средстве. В таком случае инициатор процесса согласования получит сообщение об отклонении заявки.

Заключение. Использование в деятельности предприятия информационных автоматизированных систем для учета и использования программного обеспечения значительно ускоряет и упрощает процесс его регистрации и установки. Пользователь может самостоятельно визуально изучить свойства программных средств без привлечения участия других сотрудников, а также оперативно создать заявку на дальнейшее их использование. Таким образом, возможна реализация нескольких задач в одной системе. Указанный набор функций не является исчерпывающим. Автоматизированные системы могут быть спроектированы под выполнение любых задач предприятия.

Список литературы:

1. Белов В.В. Проектирование информационных систем: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования / В.В. Белов, В.И. Чистякова; под ред. В.В. Белова —  М.: Издательский центр «Академия», 2013. – 352 с.
2. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М: Финансы и статистика, 2003.
3. Генеральный директор. Персональный журнал руководителя [Электронный ресурс]. URL: https://www.gd.ru/articles/9749-avtomatizirovannye-informatsionnye-sistemy (дата обращения 13.11.2018).