ГЕНЕРАЦИИ ШАБЛОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: МЕТОДЫ, ТРЕБОВАНИЯ, ВОЗМОЖНОСТИ

Нередко при автоматизации бизнес процессов требуется формировать документацию на основе структурированных данных. Источником структурированных данных могут быть системные справочники, базы данных и т.д. Потребность формирования электронных документов возникает по следующим причинам:

1. Электронный документ - удобное представление для согласования информации. Возможность отображать данные из нескольких источников данных;

2. Возможность установки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) - дополнительной защиты результатов согласования.

Создание электронного отчета а банке, у специалиста работающего в этой области не вызывает особых сложностей. Достаточно знать базовые знания бухгалтерского учета, содержание необходимых таблиц базы данных и иметь необходимые навыки написание запросов к базе данных (SQL-скриптов). Обычному пользователю достаточно просто запустить такой отчет и он получит необходимую информацию в виде Exсel таблицы, документа Word или текстового файла.

Обычно для формирования документов пользуются разработкой интегрированных отчетов, которые после формирования можно сохранять как электронные документы в архив. Разрабатываемая система будет генерировать отчет или необходимый документ из таблиц соответствующих таблиц баз данных. В зависимости от вида они выгружаются в определенную среду. Каждому отчету при создании присваивается уникальный номер, который в дальнейшем используется для его модернизации.

Для создания таких отчетов необходимо наличие:

• сервера для обработки результатов вычислений.
• структурированной базы данных.
• системы управления базами данных (СУБД).
• офисного пакета программного обеспечения.
• документация по созданию и управлению отчетностью.

Информационная система создания и управления отчетностью предназначено для двух категорий пользователей. Первая-это рядовые сотрудники банка, которым нужно получать информацию из сгенерированных отчетов, а вторая-это разработчики, которые пишут скрипты по созданию этих отчетов. Сформируем ряд требований, которые должны быть обеспеченны для этих групп пользователей.

Требования сотрудников. Они включают в себя следующее:

• Сотрудник должен иметь возможность запустить программу со своего рабочего места под управлением ОС Windows.
• На рабочем месте должен стоять необходимый пакет офисных программ. Минимум MS WORD, MS EXСEL.
• Сотрудники  должны иметь возможность выгружать отчет в любую из сред поддерживаемых системой.
• Необходимо обеспечить возможность использование системы одновременно большому числу сотрудников.
• Необходимо обеспечить одновременный доступ к одному отчету нескольких сотрудников.
• Производительность программы не должна падать по мере роста числа пользователей работающих с ней.

Требования разработчика:

• Разработчик должен иметь возможность создавать, редактировать и удалять выбранный отчет.
• Разработчик должен иметь доступ к таблицам различных баз данных и их СУБД.
• Разработчик должен иметь возможность редактировать необходимые ему таблицы баз данных

В работе над проектом основным критериям выбора среды визуального программирования (СВП) Lazarus стало то, что данная среда свободно распространяется. Основной упор в программе должен быть сделан на реализацию максимального числа функций на уровне СУБД Oraсle, MSSQL на уровне СВП Lazarus должен быть реализован лишь удобный интерфейс. В своей книге «SQL для начинающих» Пол Уилтон и Джон Колби заметили, что такая архитектура позволит придать максимальную гибкость программе, оставит возможность переноса на всевозможные платформы[2]. Визуальная составляющая будущей системы должна быть максимально простой, удобной и понятной.

Входной информацией отчета будут является:

1. Параметры необходимые для построения документа(отчета).

2. SQL-скрипты.

3. Выбор среды выполнения.

Выполняемые действия:

1. Просмотр необходимых данных для документа.

2. Запуск выбранной среды и открытие в ней форматированного шаблона предназначенного этой среде.

3. Непосредственное построение документа.

Выходная информация:

1. Полностью отформатированный документ, содержащий все необходимые заказчику данные.

2. Размещение документа в предназначенном для него модуле.

В своей работе «ORAСLE для профессионалов» Том Кайт обращает внимание на то, что при хранении документа надо учитывать его актуальность. Записи в базах данных могут обновляться очень часто и при этом необходимо повторно запускать файл на выполнение[1]. Готовый документ может быть сгенерирован в Word, Excel, Txt-файлы. Помимо стандартной Excel- таблицы можно сделать слияние данных, что удобно, например, для рассылки электронной почты. Механизм слияния очень удобно применять в тех случаях, когда нам необходимо, например, разослать уведомления, предположим всем клиентам, которым необходимо погасить задолженность по кредиту и планируется разослать письма с уведомлением.

Необходимо выделить основные стандарты проектной документации. Приведем список корпоративных стандартов:

- моделирования сущностей и связей;

- функционального моделирования;

- моделирования потоков данных;

- логического и физического проектирования базы данных;

- проектирования программных модулей;

- общие стандарты пользовательского интерфейса.

Вышеперечисленные стандарты могут быть как обязательными, так и рекомендуемыми. Соблюдение обязательных стандартов дает возможность автоматической генерации проектной документации с использованием необходимого ПО. Соблюдение рекомендуемых стандартов в свою очередь поддерживает однообразие документации и, как следствие, облегчение ее восприятия, а так же обеспечивает поддержку при построении различных моделей разрабатываемой системы. Наличие шаблонов документов MS Word значительно упрощает и ускоряет процесс разработки проектной документации. Эти шаблоны  могут содержать встроенные макросы, реализующие получение данных по проекту из хранилища, а механизмы динамической генерации документов на базе шаблонов обеспечит актуальность проектной документации, соответствующей текущему состоянию разрабатываемой системы. В «Инструкции по автоматической генерации проектной документации» будет определен необходимый перечень клиентского программного обеспечения, описаны процедуры создания, автоматического и ручного редактирования проектной документации на базе соответствующих шаблонов документов MS Word.

Далее примерный функционал нашей системы:

• Возможность генерации отчетов в Exсel, Word и т.д;
• Переключение системы для работы с пользователями и разработчиками.
• Поддержка механизма слияния и ссылок в Word.
• Генерация одновременно двух и более отчетов в один файл Exсel.
• Возможность выбора листа, строки, столбца для отчетов Exсel.
• Запись для каждой переменной в определенную ячейку Exсel. 
• Установка размеров всплывающего окна для  переменных.
• Редактор SQL скриптов.
• Установка необходимых для отчета переменных (даты, списков предприятий и т.д).
• Подключение к базам данных Oraсle, MS SQL, 1С.
• Генерация отчетов как из отдельно взятой базы данных, так и одновременно с трех.
• Для каждой СУБД поддержка собственного языка SQL.
• Одновременная поддержка работы неограниченного числа пользователей.
• Возможность сортировать  отчеты по группам.
• Возможность задания приоритета на выполнение подзапроса в отчете.
• Легкая установка системы.
• Простота управления и обслуживания системы.
• Поддержка SQL и Windows подлинности.     

Таким образом, до внедрения информационной системы создания и управления отчетностью на предприятии должны быть проведены работы по установке и настройке вышеперечисленных компонентов, нормированию. Установка настройка этих системных компонентов на предприятии является, не тривиальной и трудоемкой задачей, для решения которых приходится привлекать сторонних консультантов и исполнителей.

Каждое предприятие является уникальным и нуждается в индивидуальном подходе при определении необходимого программного обеспечения, его настройки и эксплуатации исходя из стратегических целей, финансовых возможностей, технической оснащенности и квалификации сотрудников, отраслевых особенностей ведения бизнеса.

Список литературы:

1. Кайт Т. ORAСLE для профессионалов / Пер. с англ. СПб. : ООО «ДиаСофт», 2003. 672 с.
2. Уилтон П., Колби Дж. SQL для начинающих / Пер. с англ. М. : Издательский дом «Вильямс», 2006. 496 с.