МЕТОДЫ И ПОДХОДЫ К ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА

METHODS AND APPROACHES TO OPTIMIZING THE NUMBER OF EMPLOYEES

Abdullin Sergey Maratovich

master's degree, Department of Economics and organization of production, Kazan state University energy University,

Russia, Kazan

АННОТАЦИЯ

Оптимизация численности персонала – это очень трудоемкий метод сокращения издержек на персонал. В данной статье раскрывается понятие оптимизация численности персонала. Описываются два метода решения задачи оптимизации персонала.

ABSTRACT

Optimizing the number of employees is a very time-consuming method of reducing staff costs. This article describes the concept of optimizing the number of employees. Two methods for solving the problem of personnel optimization are described.

Ключевые слова: оптимизация, численность, персонал, методы.

Keywords: optimization, the number, personnel and methods.

При благоприятно финансово-экономических условиях в организациях ведется кадровая политика, направленная на привлечение новых высококвалифицированных специалистов, выделяются средства на обучение и развитие персонала, решаются вопросы дополнительного стимулирования и разрабатывается широкий социальный пакет для сотрудников. В современных организациях встает вопрос о минимизации издержек и единственный выход — это сокращение численности рабочего персонала. Но стоит задача в удержании уровня конкурентоспособности предприятия, поддерживание высокого качества производимой продукции или услуг. Следовательно, важно сохранить специалистов, которые способны работать в сложившихся условиях и показывать высокие результаты производственных и управленческих функций.

Под оптимизацией численности персонала подразумевается ее сокращение. Поэтому оптимизация персонала должна проходить без снижения эффективности производства на предприятии. Стоит рассматривать внедрения новых технологий, автоматизации производственных процессов. Основной задачей является снижение трудоемкости функций и замена «рутиной» работы машинами. Это приведет к уменьшению вспомогательного персонала. А специалистам участвующих в управленческом процессе, автоматизация принесет пользу и освободит время для аналитических функций.

Задачу оптимизации численности персонала можно решить следующим образом.

1. Необходимо провести анализ эффективности труда и численности персонала. С начала необходимо выявить основные трудоемкие процессы. Задача в сокращении времени на «простые» процессы, никак не влияющие на прибыль компании. Рутинные процедуры удаляем и уделяем внимание и время на сложные управленческие решения. Главная задача — определить конечные цели и задачи структурного подразделения и, исходя из этого, выделять основные «трудоемкие» функции и автоматизировать «рутинные». Важно исключить дублирование. Иногда несколько подразделений выполняют одну и ту же задачу, не подозревая об этом.

2. Следует рассчитать оптимальную численность персонала, необходимую для качественного выполнения функций. Руководству предприятия основной целью является сохранение объема выполняемых задач. Вопрос оптимизации численности персонала решает задачу минимизации издержек на персонал. Главное — правильно рассчитать этот минимум, чтобы не потерять конкурентные преимущества и выполнить запланированный объем работ. Работодателю нужны «выносливые рабочие лошадки» с высоким уровнем умений, навыков, знаний и опытом работы. Задача — оставить наиболее достойных.

Самым простым методом расчета численности персонала является следующий: измерить необходимый для достижения целей организации объем работ за определенный период (как правило, на год) и определить требуемое для выполнения данного объема работ время. Следует учитывать, что чем выше квалификация исполнителя, тем меньше требуется времени для выполнения одного и того же объема работ. Сотруднику с высокой квалификацией и опытом работы потребуется гораздо меньше времени для «вхождения в работу», понимания конечной цели и выбора наиболее эффективных способов решения задачи.

Численность промышленно-производственного персонала (Чппп) можно рассчитать на основе данных о трудоемкости производственной программы за период, как правило, равный году (количество заказов, изделий, данных об объеме выпускаемой продукции и т.п.). Анализируем по факту количество и объем заказов и прогнозируем ситуацию на будущий или текущий период. Если ситуация на рынке достаточно стабильная и продукция пользуется спросом, можно предположить (спланировать) объемы. В этом случае делим трудоемкость запланированной производственной программы (Тпп) на полезный фонд рабочего времени за год (Тпол). Он может быть рассчитан на основе баланса рабочего времени одного рабочего за год с учетом графика работы и смен. При расчетах желательно учитывать факт возможного отсутствия рабочих по болезни, отпуска и других уважительных причин. Следовательно, при расчетах рекомендуется использовать коэффициент пересчета явочной численности в списочную (Кп), который лежит в диапазоне от 1 до 1,2 (см. формулу 1).

Чппп = (Тпп х Кп) / Тпол.                                                               (1)

Численность управленческого персонала (Чуп) рассчитывается по идентичной формуле. Трудоемкость управленческий функций (Туф) надо умножить на коэффициент пересчета явочной численности в списочную (Кп) и разделить на годовой фонд полезного времени специалиста согласно трудовому договору (Т). При расчетах вводится коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные функции, такие как логико-аналитические операции, экспертную оценку, затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня (Кдоп). Возможно предположить, что на один час работы отводится до 10 мин. на дополнительные затраты времени. Следовательно, Кдоп может быть условно принят от 1 до 1,3 (см. формулу 2).

Чуп = (Туф х Кп х Кдоп) / Т.                                                            (2)

Надо понимать, что при определении численности управленческого персонала, выполняющего умственную (интеллектуальную) нагрузку, следует округлять полученное число только в большую сторону. Иначе может пострадать качество выполняемых функций. Может быть принято неверное решение, необдуманное в силу повышенной умственной напряженности и сложности выполняемых задач.

Если рассматривать производство (к примеру, завод), где численность рабочих (Чр) зависит от обслуживаемого количества машин, техники и другого оборудования (Кт), возможен расчет численности рабочих по нормам обслуживания. Следовательно, умножаем количество обслуживаемой техники (Кт) на коэффициент загрузки (Кз) и на известный нам коэффициент пересчета явочной численности в списочную (Кп). Полученный результат делим на норму обслуживания (Нобс). Нормативы численности определяются делением общего объема работ на норму обслуживания (см. формулу 3).

Чр = (Кт х Кз х Кп) / Нобс.                                                           (3)

Таким образом, в результате использования предложенных методов можно определить оптимальную численность персонала организации. Хорошо, если «полученная» цифра соответствует или превышает количество работающего в организации персонала. А если нет? Если в результате расчетов выявили «излишний» персонал, то следующий шаг — сокращение.

В этом случае, во-первых, важно сохранить работников, активно участвующих в разработке стратегических решений, основных управленческих функциях, направленных на максимизацию прибыли организации, специалистов, обладающих наибольшей эффективностью труда и высокой квалификацией, обладающих высоким потенциалом и регулярно повышающих профессиональную квалификацию.

Во-вторых, при сокращении попытаться воспользоваться для начала методами, стимулирующими увольнение персонала «по собственному желанию». Такими методами являются сокращенный рабочий день (неделя), прекращение набора, стимулирование выхода сотрудников на пенсию. До персонала доводят информацию о снижении объемов производства, о падении спроса на продукцию или услуги и сообщают о сокращении нагрузки. То есть персонал руководство компании не сокращает, но и предложить полный рабочий день не может.

Оптимизация численности персонала – это очень трудоемкий метод сокращения издержек на персонал. В этом случае необходима комплексная диагностика и анализ всей ситуации и прогноз последствий для предприятия в целом. С самого начала проводимых мероприятий может показаться улучшение основных показателей работы на фоне стресса персонала и страха быть уволенным, но это – временный результат. По итогу эффективность специалистов резко упадет в связи с напряженной обстановкой в коллективе.

Работники, пережившие волну сокращений, понимают о попадании под сокращение в дальнейшем. Испытывают давление даже высококвалифицированные специалисты, которые в дальнейшем сами могут написать заявление об увольнении по собственному желанию и уйти в более стабильную компанию с перспективами карьерного роста. Необходимо учиться выстраивать организационную структуру и систему управления персоналом таким образом, чтобы можно было предупреждать ситуации, когда требуется массово «оптимизировать» (сокращать) численность персонала.

Список литературы:

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин. - Изд. 2-е доп. и испр. - М.: ООО "Т. Д. "Элит - 2006", 2007 г.
2. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник / А.Я. Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2006 г.
3. Основы управления персоналом / под ред. Генкина Б.М., - М.: Проспект, 2006 г.
4. Маслова, В. М. Управление персоналом: учебник и практикум для академического бакалавриата / В. М. Мас лова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2016. — 492 с. — Серия: Бакалавр. Академический курс.