ПРИМЕНЕНИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ  В  УПРАВЛЕНИИ  ЗАПАСАМИ  ОРГАНИЗАЦИИ

Белькова  Анастасия  Сергеевна

Капинская  Наталия  Валерьевна

студенты  4  курса,  кафедра  финансового  менеджмента  РЭУ  им.  Г.В.  Плеханова, 
РФ,  г.  Москва

Ронова  Галина  Николаевна

научный  руководитель,  канд.  экон.  наук,  доцент  кафедры  «Финансовый  менеджмент»  РЭУ  им.  Г.В.  Плеханова, 
РФ,  г.  Москва

В  современных  условиях  управление  запасами  является  наиболее  ответственным  и  труднореализуемым  звеном  в  системе  управления  различными  аспектами  финансово-хозяйственной  деятельности  любого  предприятия.

Процесс  управления  запасами  представляет  собой  приведение  к  оптимуму  запасов  производственных  товаров,  незавершенного  производства,  сырья  и  других  объектов  работы  предприятия.  Основная  цель  управления  запасами  –  это  уменьшение  затрат  хранения  одновременно  с  обеспечением  бесперебойной  деятельности  предприятия  и  тем  самым  достижение  высокого  уровня  обслуживания  клиентов  данного  предприятия.

Если  процесс  управления  запасами  отлажен,  и  он  показывает  себя  эффективным,  то  это  гарантирует  удовлетворение  или  возможное  превышение  ожиданий  покупателей,  что  в  свою  очередь  вызывает  максимизацию  чистой  прибыли.

Таким  образом,  можно  сказать,  что  управление  запасами  на  предприятии  является  важным  и  основополагающим  пунктом  в  программе  управления  деятельностью  предприятия  для  его  успешного  функционирования  и  развития. 

Так  что  же  такое  запасы?  Материально-производственные  запасы  –  это  материальные  активы,  которые  предназначены  для  продажи  в  течение  обычного  делового  цикла,  производственного  потребления  внутри  предприятия,  производственного  потребления  в  целях  изготовления  впоследствии  реализуемой  продукции  [4,  с.  46].

Запасы  можно  разделить  на  производственные  и  товарные.

Производственные  запасы  –  это  материальные  ценности,  оборотные  средства  в  виде  предметов  труда,  которые  имеют  своим  предназначением  переработку  и  использовании,  являются  основой  для  изготовления  готовой  продукции,  для  хозяйственных  потребностей  и  для  выполнения  работ.  Производственные  в  свою  очередь  делятся  на  основные  запасы  (являются  базой  для  изготовления  продукта)  и  вспомогательные  (путем  воздействия  на  основные  запасы,  вспомогательные  придают  им  определенные  свойства  и  находят  применение  в  качестве  средств  хранения,  средств  производства  или  для  других  хозяйственных  нужд).

Товарные  –  это  запасы,  представляющие  сумму  товарной  массы  в  процессе  движения  ее  от  производственного  цеха  до  рук  потребителя.

Производственные  и  товарные  запасы  делятся  на  текущие,  страховые  и  сезонные.  Главной  частью  являются  текущие  запасы,  которые  являются  постоянно  обновляемыми,  создающимися  регулярным  образом,  потребляющиеся  равномерно  в  процессе  производства  или  сбыта  потребителям,  обеспечивающие  непрерывность  производственного  процесса  (или  товарного).  Сезонные  запасы  необходимы,  так  как  существуют  сезонные  особенности  производства,  потребления,  закупки  сырья.  Запасы  целевого  назначения  присутствуют  на  предприятии  для  определенных  его  целей  деятельности,  например,  при  проведении  встречной  торговли  в  условиях  закупки  каких-либо  сырьевых  ресурсов:  шерстяных  вещей  при  закупке  шерсти  овец,  творога  при  закупке  молока  и  т.  д.

Одним  из  методов  определения  количества  запасов  на  складе  является  инвентаризация.  При  данном  методе  отсутствует  возможность  быстрого  определения  уровня  запасов  по  определенным  позициям,  к  тому  же  инвентаризация  требует  скрупулезного  внимания  и  значительных  временных  затрат.  Такие  неэффективные  условия  легко  устраняются  при  применении  информационных  технологий:  специализированных  программных  обеспечений,  технических  средств  идентификации  (ридеры,  сканеры),  при  использовании  радиочастотного  кодирования.

Управление  запасами  эффективно  производится  программными  средствами  типа  MRP  (Material  Recourse  Planning).  ERP  системы  также  реализуют  управление  запасами,  чаще  всего  с  помощью  технологий  SIC  (Statistical  Inventory  Control).  Рассмотрим  их  подробнее  [1,  с.  59].

Система  «Управление  пополнением  запасов»  (PDS  –  Pond-Draining  System,  SIC  –  Statistical  Inventory  Control)

Основное  внимание  в  данной  системе  уделяется  поддержке  необходимого  для  производства  запаса  комплектующих  и  материалов.  Большая  номенклатура  продукции  производится  с  опережением  и  хранится  в  специально  отведенных  местах  (складах)  для  частей,  полуфабрикатов  и  узлов.  Если  заказы  поступили,  то  оперативно  производится  заключительная  сборка  незавершенной  продукции  со  складов  и  далее  следует  заказчикам.  Данная  система  подходит,  если  производитель  не  владеет  достоверной  информацией  о  требуемых  сроках  производства  и  о  количестве  изделий;  она  применима  для  вспомогательных  материалов  или  в  коротком  производственном  цикле.

Рассмотрим  следующую  информационную  систему  –  это  MRP  (Material  Requirement  Planning),  также  ее  называют  толкающей  системой.  Здесь  основное  внимание  направляется  на  использование  информации  о  поставщиках,  заказчиках  и  производственных  процессах  для  управления  потоками  комплектующих  и  материалов.  То  есть  в  данной  системе  учитывается  полная  достоверная  информация  о  сроках  производства.  Планируются  к  поступлению  на  предприятие  партии  комплектующих  и  материалов,  учитывая  сроки  (плюс  страховое  опережение),  когда  в  них  возникнет  необходимость  для  изготовления  узлов  и  сборных  частей,  которые  в  свою  очередь  изготавливаются  и  доставляются  к  заключительному  этапу  сборки  в  регламентируемые  сроки.  Таким  образом,  готовая  продукция  изготавливается  и  прибывает  к  заказчикам  в  соответствии  с  обговоренными  обязательствами.

Почему  данная  система  называется  толкающей?  Поступающие  одна  за  другой  партии  сырья  и  материалов,  как  бы  проталкивают  поступившие  предыдущие  партии  по  всем  стадиям  производственного  цикла.

Особенности  применения  MRP-систем:

• применяется  первоочередно  на  производственных  предприятиях  с  достаточно  длительным  производственным  циклом  для  реализации  производственных  потребностей  и  в  нее  входят  функциональность  по  описанию  и  планированию  загрузки  производственных  мощностей  (Capacity  Resources  Planning,  CRP)  и  функциональность  MRP.  Основная  цель  –  обеспечение  нормальных  условий  для  реализации  плана  выпуска  продукции.
• применяются  при  процессном  производстве  компании,  если  также  производственный  цикл  достаточно  длительный;
• небольшая  частота  применения  на  предприятиях,  занимающихся  торговлей,  сервисом,  реализующие  транспортные  услуги,  т.е.  компаниях  не  производственного  профиля.

«В  нужное  время  и  в  нужном  количестве»  -  основная  идея  данной  системы,  которая  означает,  что  все  сырье,  все  комплектующие,  все  материалы  должны  находиться  четко  в  том  месте,  где  они  должны  потребоваться,  причем  в  определенном  количестве.

Элементами  MRP-систем  являются:  элемент,  который  выполняет  функцию  программной  исполнительности  алгоритмической  основы,  элементы,  назначение  которых  в  предоставлении  информации,  элементы,  необходимые  для  предоставления  результата  деятельности  программы  MRP.

Среди  элементов,  предоставляющих  информацию  можно  выделить:

1. MPS  (Master  Production  Schedule)  –  основной  производственный  план-график.  Его  разработку  можно  представить  в  виде  петли.  Этапы:  разработка  «черновика»,  чтобы  оценить  возможности  обеспечения  выпуска  по  мощностям  и  ресурсам;  далее  производится  уточнение  и  детализация  системой  плана-графика  касаемо  материальных  ресурсов,  если  необходимого  ресурса  нет,  или  нет  необходимого  количества  этого  ресурса,  или  если  поставки  ресурсов  слишком  длительные,  то  MPS  изменяется  в  соответствии  с  текущими  условиями;  после  внесения  необходимых  изменений  MPS  утверждается,  и,  базируясь  на  данном  плане-графике,  начинается  реализация  производственных  заказов.
2. Состав  изделия,  ведомость  материалов.  Ведомость  материалов  –  это  номенклатурный  перечень  материалов  и  их  количества  для  производства  определенного  изделия  или  узла.  Обеспечивается  формирование  всеобъемлющего  списка  готовой  продукции,  описание  состава  изделия,  количества  ресурсов  для  производства  каждого  изделия.  Данный  источник  информации  представляет  собой  базы  данных,  отражающие  полную  информацию  об  изделиях,  которая  должна  своевременно  и  точно  изменяться  при  физическом  изменении  в  изделиях.
3. Состояние  запасов.  В  базах  данных  предприятия  приводится  текущее  состояние  запасов  с  учетом  определенных  характеристик.  У  каждой  учетной  единицы  запасов  может  быть  только  одна  идентифицирующая  ее  запись  с  характерным  кодом  (указываются  общие  данные,  данные  запаса,  код,  тип,  вес,  и  т.д.,  единицы  запаса  и  хранения,  заказанный  запас,  признак  серии,  оптимальный  размер,  данные  по  закупкам  и  продажам,  сведения  о  себестоимости,  цена,  основной  поставщик,  единицы  закупки  и  продажи,  производственные  данные  и  пр.).  Записи  о  запасах  должны  обновляться  постоянно.

После  получения  информации  MRP  реализует  следующие  действия:

• основываясь  на  MPS,  определяется  количество  изделий  для  каждого  времени  планирования;
• затем  к  ним  прибавляется  определенное  число  запасных  частей;
• для  основных  изделий  и  для  запасных  частей  рассчитывается  общая  потребность  в  ресурсах,  при  этом  учитывая  состав  изделия  с  распределением  по  периодам  времени  планирования  и  ведомость  материалов;
• происходит  корректировка  общей  потребности  в  материалах  в  соответствие  с  данными  о  состоянии  запасов  на  каждом  периоде  планирования;
• производятся  заказы  на  доведения  запасов  до  необходимого  количества  (учитывая  время  опережения).

После  обработки  MRP  мы  получаем  выходные  данные  –  план-график  снабжения  материальными  ресурсами  производства.  Чтобы  он  реализовался,  также  появляется  график  заказов  поставщикам  ресурсов.  После  работы  MRP  могут  просто  вноситься  корректировки  в  ранее  оформленный  план-график  снабжения  производства,  а  также  разрабатываются  отчеты,  которые  могут  понадобиться  при  управлении  процессом  снабжения  производства.

Основное  преимущество  таких  систем  –  это  выстраивание  определенной  последовательности  действий  с  ресурсами,  которая  обеспечивает  изготовление  полуфабрикатов  в  срок  для  успешной  реализации  плана  выпуска  готовой  продукции.

Продолжением  MRP-системы  является  система  MRP  II  (Manufacturing  Resource  Planning).  Она  подразумевает  под  собой  планирование  по  MRP  с  добавлением  функции  управления  складами,  снабжением,  производством,  финансами  и  продажами.  Данная  система  подстраивается  под  внешние  изменения,  моделирует  различные  ситуации.  По  всем  перечисленным  выше  разделам  работы  системы  производится  анализ  всей  системы  в  целом  (Performance  Measurement),  что  обеспечивает  гибкость  по  отношению  к  внешним  факторам.

Также  мы  хотели  бы  разобрать  распространенную  систему  –  это  ERP-система  (Enterprise  Resource  Planning).  Она  базируется  на  постулатах  системы  MRP  II,  но  при  этом  добавляется  модуль  финансового  планирования,  что  делает  ее  более  универсальной,  т.к.  может  быть  применима  как  к  производственным  организациям,  так  и  к  организациям,  предоставляющим  услуги.

Данная  система  может  быть  рекомендована  предприятиям,  отличающимся  следующими  признаками:  сложный  тип  производства,  большой  размер,  разветвленная  филиальная  сеть,  значительный  объем  складских  операций,  разнообразный  ассортимент  продукции.

Главной  идеей  ERP-системы  является  объединение  различных  подразделений  и  функций  организации  в  единой  компьютерной  системе,  которая  способна  удовлетворять  потребность  каждого  объединенного  ею  подразделения.  Посредством  такого  объединения  и  с  единой  базой  данных  подразделения  могут  легко  обмениваться  информацией  и  эффективно  взаимодействовать  друг  с  другом.  Основные  подсистемы,  входящие  в  данную  систему:  управление  персоналом,  управление  проектами,  управление  материальными  потоками,  управление  производством,  управление  качеством,  управление  сервисным  обслуживанием,  управление  финансами.

Рассмотрим,  как  выглядит  идеальный  вариант  работы  ERP-системы.  Менеджер  отдела  продаж,  взаимодействуя  с  покупателями,  имеет  необходимую  информацию  для  составления  заказа,  что  включает  в  себя  историю  заказов,  историю  платежей,  наличие  товара  на  складе,  ожидаемое  поступление  из  производства  и  пр.  После  этого  составленный  заказ  взаимодействует  с  допустимым  кредитом  покупателя,  наличием  товара  на  складе  в  настоящий  период  времени.  В  процессе  выполнения  заказа  каждое  подразделение  предприятия  может  зайти  в  ERP-систему  и  посмотреть  статус  заказа,  достаточно  просто  набрать  номер  заказа.  После  окончания  обработки  заказа  одним  отделом,  например,  оценка  времени  производства,  заказ  автоматически  пересылается  в  следующий  отдел,  например  в  «планирование»  или  сразу  в  «производство».  При  таком  идеальном  процессе  работы  ERP-системы  обработка  заказа  на  предприятии  происходит  значительно  быстрее,  без  задержек  на  дополнительное  согласование  и  пр.  Таким  образом,  покупатели  получают  свои  заказы  в  ускоренном  темпе.

Таким  образом,  можно  сделать  вывод,  что  использование  информационных  технологий  при  управлении  запасами  позволяет  существенно  уменьшить  уровень  запасов,  следовательно,  высвободить  дополнительные  финансовые  средства,  а  также  повысить  качество  обслуживания  клиентов.  Внедрение  таких  технологий  иногда  может  проходить  болезненно  для  предприятия,  так  как  необходимо  менять  внутренний  его  уклад,  но  такие  негативные  особенности,  в  последствие  восполняются  полученными  выгодами  от  использования  информационных  систем.

Список  литературы:

1. Васюхин  О.В.,  Варзунов  А.В.  Информационный  менеджмент:  учебное  пособие.:  СПбГУ  ИТМО,  2011  –  [Электронный  ресурс].  –  Режим  доступа.  –  URL:  http://textb.net/101/index.html  (дата  обращения  23.11.2015).
2. ИТ-курс  на  оптимизацию  бизнеса.  Юлия  Граванова.  Интернет-издание  о  высоких  технологиях  –  №  12.  –  [Электронный  ресурс].  –  Режим  доступа.  –  URL:  http://biz.cnews.ru/reviews/free/trade2006/articles/itopt  (дата  обращения  23.11.2015).
3. Кириченко  Т.В.  Финансовый  менеджмент:  учебник.  –  М.:  Издательско-торговая  корпорация  «Дашков  и  Ко»,  2013  –  c.  484.
4. Ронова  Г.Н.,  Ронова  Л.А.  Финансовый  менеджмент:  учебно-методический  комплекс.  –  М.:  Изд.  центр  ЕАОИ,  2008  –  c.  170.