РОССИЙСКАЯ И ЗАРУБЕЖНАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ПРОЦЕССОМ

Попытки внедрения первых систем электронного школьного документооборота в России уже появлялись с появлением первых персональных компьютеров. Однако на сегодняшний день необходимо отметить, что в российском образовании не существует единой системы школьного документооборота и не налажен обмен стандартной информацией между школами. Так же необходимо учитывать специфику документооборота в России, его особенностью является вертикальность, в отличие от Запада, там он стремится к горизонтальному направлению. Горизонтальность показывает, что документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя бюрократические проволочки. Кроме того, в западных моделях отсутствует часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, и другие).

Отличие документооборота в системе образования России и Запада позволяет познакомиться с существующими системами управления образовательными документами на современном рынке. Далее приведено описание двух систем школьного документооборота производства российской фирмы «Аверс» и американской «Record Nations».

ИВЦ «Аверс» - основным видом деятельности данной фирмы является разработка и внедрение программно-аппаратных средств автоматизации административной и финансово-хозяйственной деятельностью бюджетных учреждений, создание информационных систем принятия управленческих решений.

Предлагаются различные подсистемы автоматизации:

- «АРМ Директор»

Специализированная система, предназначенная для унификации внутришкольного делопроизводства, автоматизации процессов управления школой, планирования и контроля качества учебного процесса. Позволяет вести базы данных личных дел сотрудников и учащегося контингента учреждения; формировать адресную и алфавитную книги; в динамическом режиме создавать отчеты любых форм и содержания, в том числе стандартные статистические отчеты; готовить документы, необходимые для прохождения процедуры аттестации (лицензирования) учреждения.

- «Тарификация»

Специализированная программа, которая предназначена для автоматизированного расчета фонда заработной платы образовательного учреждения. Позволяет определять структуру образовательного учреждения; вести базу данных личных дел сотрудников с указанием данных, необходимых для расчета тарификации сотрудника; производить назначения на должности, контролировать перемещения; формировать справочники действующих в учреждении тарифных сеток, надбавок и доплат; строить статистические отчеты, отражающие качественный состав сотрудников учреждения; готовить документы, необходимые для прохождения процедуры аттестации.

- «Аверс расписание»

Специализированная программ для составления расписания занятий, при этом учитываются санитарные правила и нормы, распределение классов по сменам. Данная программа позволяет планировать замены, работать с «окнами» (определяет «окна» учителей и предлагает сокращение их количества).

Record Nations управление образовательными документами

Основным видом деятельности Record Nations является сканирование документов, преобразование OCR и онлайн-хранилище файлов для всех типов образовательных файлов, в том числе:

- файлы общего, специального образования;

- стенограммы;

- досье преподавателей и сотрудников, а также кадровые записи;

- исторические книги и газеты;

- студенческие публикации (ежегодники, газеты);

- заявления и документы о финансовой помощи;

- медицинские и исследовательские файлы;

- регистрация, прием и расписание занятий;

- бухгалтерские, закупочные и AR-документы.

Данная программа опирается на основной закон «Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)». Закон о семейных правах на образование и неприкосновенность частной жизни гласит, что ни одна школа не может раскрывать информацию об оценках или поведении учащегося кому-либо без согласия учащегося после того, как ему исполнится 18 лет. Это относится к любому учебному заведению (государственному или частному), получающему федеральные средства от Министерства образования.

Цифровые документы можно зашифровать, защитить паролем и легко идентифицировать, чтобы исключить риск нарушения FERPA. Отправка электронных документов по электронной почте, а не по факсу, обеспечивает конфиденциальную, защищенную паролем доставку в личный почтовый ящик, а не на общедоступный факс.

Данная система управления документами обеспечивает организованную структуру для документов и предоставляет комплексные возможности, которые позволяют преобразовывать записи в надлежащий цифровой формат.

Общие функции данной системы:

- удаленный доступ;

- контроль доступа;

- контроль версий;

- функции индексирования и поиска файлов;

- шифрование данных;

- различные типы систем управления документами;

- веб-системы;

- облачные системы;

- клиент-серверные системы

- пакеты баз данных.

Список литературы:

1. Колосов Д.Э. Российские автоматизированные системы управления образовательным процессом. Часть 1 // Управление образованием: теория и практика, 2011. [Электронный ресурс]. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/rossiyskie-avtomatizirovannye-sistemy-upravleniya-obrazovatelnym-protsessom-chast-1 (дата обращения: 27.09.2021).
2. Лобанов Ю.И., Колосов Д.Э. Системно-логический подход к управлению качеством электронных (сетевых) образовательных ресурсов//Всероссийская научно-практическая конференция Системно-деятельностный подход в предметном обучении как главное условие реализации требований ФГОС нового поколения БИРО 24 января -7 февраля 2011 г /. 2011. Уфа: Издательство ИРО РБ, - С. 159-162.
3. U.S. Department of Education. Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) [Электронный ресурс]. – URL: https://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index.html (дата обращения 27.09.2021)