СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

IMPROVING THE METHODOLOGY FOR AUDITING SETTLEMENTS WITH ACCOUNTABLE PERSONS

Maria Pushkarevich

student, Department of Accounting, Analysis and Audit, Belarusian State University of Economics,

RB, Minsk

Gennady Makeenko

scientific supervisor, Candidate of Sciences in Economics, Associate Professor, Belarusian State University of Economics,

RB, Minsk

АННОТАЦИЯ

Аудит расчетов с подотчетными лицами — важный элемент внутреннего контроля, направленный на выявление ошибок и предотвращение злоупотреблений. Он требует регулярного совершенствования методик и учета специфики каждого предприятия. Эти расчеты связаны с выдачей наличных денежных средств, что подвержено рискам финансовых нарушений. Цель работы — предложить усовершенствованные методы аудита для повышения эффективности и минимизации ошибок. Методика включает проверку документов, анализ нормативных требований, проверку использования средств и своевременность отчетов. Введение новых технологий, таких как автоматизация и аналитика, улучшает контроль и снижает риски.

ABSTRACT

The audit of settlements with accountable persons is an important element of internal control aimed at identifying errors and preventing abuse. It requires regular improvement of the methodology for taking into account the specifics of each enterprise. These settlements involve the issuance of cash, which is subject to the risks of financial irregularities. The purpose of the work is to propose improved audit methods to increase efficiency and minimize errors. The methodology includes verification of documents, analysis of regulatory requirements, verification of the use of funds and timeliness of reports. The introduction of new technologies such as automation and analytics improves control and reduces risks.

Ключевые слова: подотчетные лица; аудит; внутренний контроль; финансовые риски; нормативные требования; методика; автоматизация.

Keywords: accountable persons; audit; internal control; financial risks; regulatory requirements; methodology; automation.

Аудит расчетов с подотчетными лицами — важный элемент внутреннего контроля, направленный на выявление ошибок и предотвращение злоупотреблений при операциях с денежными средствами. Эффективное проведение аудита требует регулярного совершенствования методик, адаптации к изменяющимся условиям и нормативно-правовой базе, а также учёта специфики каждого предприятия.

Расчёты с подотчетными лицами часто связаны с выдачей наличных денежных средств сотрудникам для служебных нужд, например, на оплату командировочных расходов, приобретение материалов или услуг. Такая форма расчётов требует тщательного контроля, так как подвержена рискам финансовых нарушений, ошибок и мошенничества. Совершенствование методики аудита этих операций помогает минимизировать риски и обеспечить надлежащее исполнение финансовых обязательств.

Цель данной работы — предложить усовершенствованные методы аудита расчётов с подотчётными лицами, которые позволят повысить эффективность процесса, улучшить качество контроля и минимизировать ошибки.

Методика аудита расчётов с подотчётными лицами включает несколько ключевых этапов:

1. Подготовительный этап (на данном этапе аудитор определяет задачи и цели проверки, знакомится с внутренними документами компании, регулирующими расчёты с подотчётными лицами, и проводит анализ ранее выявленных проблем).
2. Проверка наличия и достоверности документов (аудитор проверяет все документы, подтверждающие расчёты с подотчетными лицами: авансовые отчёты, чеки, накладные, командировочные удостоверения и пр. Важно не только наличие, но и корректное заполнение всех обязательных полей).
3. Анализ соблюдения нормативных требований (на этом этапе оценивается соответствие операций нормативным требованиям и внутренним политикам компании. Например, проверка, что сумма подотчетных расходов не превышает лимиты, установленные законодательством и внутренними регламентами).
4. Проверка фактического использования средств (особое внимание уделяется проверке обоснованности и целевого использования подотчётных средств. Аудитор анализирует, были ли деньги использованы на служебные нужды или же на личные потребности сотрудников).
5. Проверка своевременности отчетов и возврата средств (важно контролировать, чтобы сотрудники своевременно предоставляли отчёты и возвращали неиспользованные средства, если это требуется. Несвоевременное предоставление отчетности может указывать на потенциальные проблемы с контролем и злоупотребления).
6. Формирование отчёта и рекомендаций (на последнем этапе аудитор формирует отчёт с выявленными нарушениями, замечаниями и рекомендациями по улучшению системы контроля).

Современные тенденции и изменения в экономике и законодательстве требуют постоянного совершенствования методик аудита расчетов с подотчетными лицами. Эти операции часто включают выдачу наличных средств или авансов для служебных нужд, что предполагает повышенные риски: от банальных ошибок до случаев мошенничества. Введение новых технологий и методов позволяет улучшить качество контроля, повысить оперативность и точность проверки, а также сократить финансовые потери.

К новым возможностям и подходам аудиту расчетов с подотчетными лицами относятся:

• Автоматизация и цифровизация документооборота. Введение электронного документооборота (ЭДО) и специализированного программного обеспечения для обработки отчетных документов существенно повышает эффективность аудита. Автоматизация позволяет оперативно проверять все представленные сотрудниками чеки и квитанции, сравнивать суммы, заявленные в отчетах, с утвержденными нормами и лимитами, а также минимизировать риски утери документов. Программное обеспечение может автоматически подсвечивать аномальные операции и потенциальные ошибки, что существенно ускоряет процесс проверки.
• Использование систем аналитики и больших данных. Сбор и анализ больших объемов данных позволяет аудиторам выявлять скрытые закономерности и тенденции в расчетах с подотчетными лицами. Инструменты аналитики (например, BI-системы) помогают визуализировать данные, отслеживать динамику расходов по сотрудникам, отделам и проектам, что помогает быстрее выявить потенциальные риски и случаи злоупотреблений.
• Применение искусственного интеллекта и машинного обучения. Внедрение искусственного интеллекта и машинного обучения в аудит открывает новые возможности для выявления подозрительных операций и повышает точность проверки. Алгоритмы машинного обучения могут анализировать историю транзакций, выявлять отклонения от нормы и сигнализировать аудиторам о потенциальных нарушениях. Например, искусственный интеллект может автоматически распознавать паттерны, свойственные махинациям, такие как частые мелкие выплаты или использование одного типа расхода несколькими сотрудниками. В долгосрочной перспективе это снижает вероятность человеческих ошибок и улучшает общую эффективность контроля.
• Внедрение мобильных приложений для подотчетных лиц.  Мобильные приложения позволяют сотрудникам загружать чеки, отчеты и другие документы в реальном времени, непосредственно с места совершения расхода. Это ускоряет процесс отчетности, делает его более прозрачным и снижает риск утери документов. Аудиторы могут получить доступ к отчетам в любое время и сразу начать проверку, не дожидаясь окончания отчетного периода. Такие приложения также могут напоминать сотрудникам о сроках сдачи отчетов и лимитах расходов, что способствует соблюдению финансовой дисциплины.
• Блокчейн для учета и защиты данных. Блокчейн — это технология, которая позволяет хранить информацию в виде цепочки блоков, связанных между собой. Применение технологии блокчейн обеспечивает прозрачность и безопасность операций с подотчетными средствами. С помощью блокчейна можно отслеживать каждую транзакцию, фиксировать все изменения в документах и исключить возможность их подделки или фальсификации. Внедрение блокчейна позволяет не только повысить уровень доверия к данным, но и создать надежную систему хранения и обработки информации, что особенно важно для компаний с высоким уровнем внутренней отчетности.
• Выборочные проверки на основе анализа риска. Введение риск-ориентированного подхода позволяет аудиторским службам оптимизировать проверку, сосредотачиваясь на наиболее значимых и рискованных операциях. Например, алгоритмы, оценивающие вероятность ошибок или злоупотреблений, могут автоматически выбирать транзакции для проверки, что экономит время и снижает нагрузку на аудиторов. Такой подход особенно эффективен при работе с большими объемами данных и позволяет выделить операции, которые действительно требуют более тщательной проверки.

Применение предложенной методики аудита расчетов с подотчетными лицами позволяет компаниям: повысить прозрачность и надежность финансовой отчетности; уменьшить риски ошибок, финансовых потерь и злоупотреблений; сократить время проверки и снизить нагрузку на аудиторов; увеличить доверие к финансовой деятельности компании со стороны руководства и внешних инвесторов.

Введение новых возможностей и технологий в методику аудита расчетов с подотчетными лицами позволяет улучшить контроль и повысить эффективность финансового учета в компании. Автоматизация, аналитика, искусственный интеллект создают качественно новые условия для аудита, повышая скорость, точность и надежность проверок. Эти методы помогают не только минимизировать риски финансовых потерь, но и создают основу для более прозрачного и структурированного подхода к управлению финансами компании. В условиях постоянного развития технологий важно, чтобы компании регулярно адаптировали и обновляли методики аудита, создавая прочную основу для устойчивого финансового управления.

Список литературы:

1. Конституция Республики Беларусь 1994 г. (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября  1996 г., 17 октября 2004 г. и 27 февраля 2022 г.).
2. О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках [Электронный ресурс]: постановление Совета Министров Респ.Беларусь, 19 марта 2019г., № 176 (ред. от 22.03.2024) // Онлайн-сервис готовых правовых решений ilex / ООО «ЮрСпектр», Нац.центр правовой информ. Респ.Беларусь. – Режим доступа: https: // ilex-private.ilex.by.
3. Хусаинова А.С., Парфенова К.А., Нуриева Р.И., Ялозюк Р.А. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами // В сборнике: Актуальные проблемы бухгалтерского учета и аудита в условиях стратегического развития экономики. Сборник научных трудов по материалам Всероссийской (национальной) научно-практической конференции молодых ученых. 2020. С. 193-198.