Статья опубликована в рамках: CCVIII Международной научно-практической конференции «Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ» (Россия, г. Новосибирск, 13 марта 2025 г.)
Наука: Экономика
Секция: Менеджмент
Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции
дипломов
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СЕРДОБСКИЙ ЗАВОД ТОЧНОГО ЛИТЬЯ»
За организацию документационного обеспечения деятельности в ООО «Сердобский завод точного литья» отвечает секретарь.
Деятельность секретаря ООО «СЗТЛ», осуществляется на основе законодательно–правовых актов и нормативно – методических документов общегосударственного значения, а также организационно – правовых документов, разрабатываемых в самой организации.
Порядок работы секретаря с документами, поступающими в ООО «СЗТЛ», включает следующие основные этапы: прием корреспонденции; первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение генеральным директором; передачу исполнителям; исполнение документа; возврат на постоянное хранение.
Процентное соотношение способов доставки корреспонденции в ООО «СЗТЛ» представлено на рисунке 1.
Рисунок 1. Соотношение способов доставки корреспонденции в ООО «СЗТЛ»
Основными видами поступающих документов в ООО «СЗТЛ» являются: письма; коммерческие предложения и прайсы; счета, договоры.
Задача секретаря ООО «СЗТЛ» – организовать учет поступления документов из всех источников, провести их первичную обработку, координировать их движение.
К обработке секретарь принимает только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения).
Процентное соотношение поступающих документов в ООО «СЗТЛ» представлено на рисунке 2.
Рисунок 2. Соотношение поступающих документов в ООО «СЗТЛ»
Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции показана на рисунке 3.
|
Номер дела |
Индекс поступления |
Вид документа |
Корреспондент |
Дата документа |
Номер документа |
Содержание |
Кол-во листов |
Исполнитель |
Отметка о выдачи во временное пользование |
Срок исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Рисунок 3. Журнал регистрации входящих документов
Все документы, требующие исполнения и ответа ставятся на контроль. К исходящими документами относятся: коммерческие предложения, договоры и др. Процентное соотношение документов в ООО представлено на рисунке 4.
Рисунок 4. Соотношение исходящих документов ООО «СЗТЛ»
Для облегчения подготовки исходящих документов используется бланк письма. Он оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, ограничительные отметки для даты, регистрационного номера и ссылки на регистрационный номер и дату документа (Рисунок 5)
|
Общество с ограниченной ответственностью «Сердобский завод точного литья» (ООО «СЗТЛ») Вокзальная ул., зд. 10, стр. 12, г. Сердобск, р-н Сердобский, обл. Пензенская, 442891 Тел. 8(841-67) 2-30-34, факс 8(841-67) 2-34-34 E-mail: tohnoelit@ mail.ru ОКПО 32319111, ОГРН 1185835011636 ИНН/КПП 5805013837/ 580501001
________________ №___________ На №__________ от____________
|
|
Рисунок 5. Бланк письма ООО «СЗТЛ»
Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции представлена на рисунке 6. На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации.
|
Дата поступления документа |
Регистрационный номер |
Адресат |
Краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Отметка о направлении документа в дело |
Сведения об отправки документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Рисунок 6. Журнал исходящих документов
Существующий журнал регистрации внутренних документов в ООО «СЗТЛ» не соответствует требованиям, поэтому рекомендуется применять журнал регистрации внутренних документов, который будет иметь вид, представленный на рисунке 7.
|
№ п/п |
Дата документа |
Вид документа |
Краткое содержание или заголовок |
Исполнитель |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Рисунок 7. Форма журнала регистрации внутренних документов
Рекомендуемый журнал регистрации повысит эффективность информационно-справочной работы с документами в ООО «СЗТЛ».
Примеры бланков внутренних документов показаны на рисунке 8, 9.
Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ
«Сердобский завод точного литья»
(ООО «СЗТЛ») Генеральный директор
И.О. Фамилия
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000 №00
г. Сердобск
секретаря
Структура текста
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимоотношения (связи по должности).
Начальник отдела ДОУ Подпись И.О. Фамилия
С инструкцией ознакомлен Подпись И.О. Фамилия
Визы согласования на оборотной стороне
(должность)
И.О. Фамилия
00.00.0000
Рисунок 8. Бланк должностной инструкции секретаря ООО «СЗТЛ»
Общество с ограниченной ответственностью
«Сердобский завод точного литья»
(ООО «СЗТЛ»)
ПРИКАЗ
|
00.00.0000 |
№___ |
О чем?
В связи с …
ПРИКАЗЫВАЮ:
1…
2…
3. Контроль за исполнением возложить на … (или контроль за исполнением приказа оставляю за собой)
|
Генеральный директор |
_______________ |
А.В. Подоплекин |
Визы согласования на оборотной стороне
(должность)
И.О. Фамилия
00.00.0000
Рисунок 9. Бланк приказа ООО «СЗТЛ»
Установленной формой работы с документами в ООО «СЗТЛ» является централизованная форма. Она как раз и предполагает сосредоточение ведения документационного обеспечения управления в одном структурном подразделении – Приёмной.
В заключении можно сделать вывод о том, что порядок работы с документами в ООО «СЗТЛ» соответствует ГОСТу Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов» утвержден постановлением Госстандарта России от 08.12.2016 №2004-ст (ред. 14.05.2018 г.).
Для упрощения работы секретаря можно порекомендовать составить и утвердить в ООО «СЗТЛ» список нерегистрируемых документов.
Список литературы:
- Документоведение: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Л. А. Доронина [и др.] ; под редакцией Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 309 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04330-3.
- Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 384 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6.
дипломов
Оставить комментарий