ОСОБЕННОСТИ ВВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ.

FEATURES OF INTRODUCING PERSONNEL DOCUMENT FLOW AT AN INDUSTRIAL ENTERPRISE

Vitalyа Shumilov

student, Department of History, Economics and Law, Northern (Arctic) Federal University named after M.V. Lomonosov,

Russia, Severodvinsk

Anastasia Vasilyeva

scientific supervisor, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Northern (Arctic) Federal University named after M.V. Lomonosov,

Russia, Severodvinsk

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваем понятие введение кадрового документооборота на предприятии, взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документа, а также отношение трудовыми законодательствами и иными актами, содержащие нормы трудового права.

ABSTRACT

The article considers the concept of introducing personnel document flow at an enterprise, interaction between employer and employee through an electronic document, as well as the relationship with labor laws and other acts containing labor law norms.

Ключевые слова: электронный документооборот, внедрение кадрового.

Keywords: electronic document management, implementation of personnel.

Промышленные предприятия сегодня - основа экономического развития любой страны, успешная работа таких организаций складывается из многих аспектов, включающих, управление процессом производства, сбытом продукции, снабжением и так далее. Ключевым же аспектом в работе предприятий всегда будут кадры, которые определяют эффективность процессов, качество продукции или услуг, а также в конечном итоге общую конкурентоспособность на рынке.

Грамотное управление кадрами включает множество процессов, автором в данной статье рассмотрен один из таких процессов - введение кадрового документооборота.

Введение кадрового документооборота и эффективного учета имеет ряд особенностей, связанных со спецификой работы, например, введение такого учета довольно трудоемко для работников кадровых служб, так как промышленные предприятия имеют большое количество работников и по каждому из них необходим свой правильный учет, или, например, законодательство очень строго относится к сохранению конфиденциальности таких данных и при ее нарушении грозит наказание ответственных лиц таких предприятий.

Поэтому для успешной работы предприятия в области кадров просто необходим, систематический подход, автоматизация процесса учета и обработки документов, а также необходимо обеспечить надежную защиту всех данных по кадрам от несанкционированного доступа. Все это может современное программное обеспечение введения кадрового документооборота.

Так на рынке существует множество программных продуктов для кадрового документооборота, таких как «Контур Персонал», «Отдел Кадров Плюс», «СБИС»: Зарплата и управление персоналом» и множество других.

Цифровизация превратилась в неотъемлемую часть ежедневной деятельности бизнеса. И это касается не только процессов производства, продаж, бизнес-процессов, но и ведения кадрового документооборота. Удаленная работа в период пандемии 2020 года только еще сильнее подтолкнула компании всех организационно-правовых форм, размеров и сфер деятельности к необходимости максимальной цифровизации максимально возможных сторон деятельности.

Кадровый электронный документооборот представляет собой как раз попытку цифровизации кадрового делопроизводства на предприятии. Еще большее ускорение применению кадрового электронного документооборота в компании придал факт принятия в 2021 году Федерального закона № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому компании разрешалось использовать электронный документооборот в трудовых отношениях практически со всеми работниками при условии соблюдения ряда правил.

Кадровый электронный документооборот представляет собой процесс создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Как и в случае внедрения любого иного изменения в процессах, правилах, процедурах и компаний, внедрение КЭДО представляет собой достаточно неоднородным по своим преимуществам и недостаткам процесс.

Модно выделить следующие преимущества внедрения КЭДО в деятельность компании (см. рис.1).

Рисунок 1. Преимущества внедрения КЭДО в деятельность компании

Преимущества внедрения КЭДО достаточно очевидны. Но, вместе с тем, существуют и определенные недостатки от перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат (см. рис. 2).

Рисунок 2. Недостатки внедрения КЭДО в деятельность компании

Среди перечисленных на рисунке 2 недостатках внедрения КЭДО в деятельности предприятия наиболее критическим является риск хищения электронных документов. Ни одна информационная система не может похвастаться гарантированной защитой от взлома, хищения и утери данных. Современные системы информационной защиты еще далеки от совершенства, и для работников, как и для работодателей, надежнее представляется сохранность бумажного документа, несмотря на формирование законодательства об электронном архиве, что позволит хранить документы в электронном виде, аналогично бумажному архиву.

Вторым очевидным минусом перевода кадрового документооборота на цифровые рельсы является необходимость безусловного наличия ЭЦП у сотрудника. Дело даже не в том, чтобы обеспечить выпуск ЭЦП для каждого сотрудника, гораздо важнее:

• научить персонал пользоваться электронным доступом к кадровым документам. Это может превратиться в достаточно существенную проблему для возрастных сотрудников и сотрудников, плохо владеющих компьютерной грамотностью;
• обеспечить сохранность ЭЦП сотрудниками. Утеря ЭЦП превращается в достаточно трудоемкий по временным затратам процесс: блокировка ЭЦП, пере выпуск, получение. Во время протекания этого процесса сотрудник лишается доступа к архиву электронных документов, а представители кадровых служб предприятия лишаются возможности электронного подписания трудовых документов с данным сотрудником. Если речь идет о крупном предприятии с несколькими тысячами сотрудников, то единовременная утрата ЭЦП даже 10 % персонала - это большая проблема и существенные дополнительные затраты, как временные, так и финансовые. И, такая утеря, к сожалению, достаточно распространенная практика в настоящее время.

Далее следует рассмотреть процесс перехода предприятия на использование электронного документооборота в кадровом делопроизводстве (см. рис. 3).

Рисунок 3. Процесс перехода предприятия на КЭДО

Очень важным моментом является необходимость нормативного закрепления использования КЭДО. Порядок внедрения и дальнейшего использования системы кадрового электронного документооборота необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по кадровому делопроизводству или отдельное положение о КЭДО. Если работодатель выбрал инструкцию, то в данном документе сведения о бумажном документообороте целесообразно разделить с информацией об электронном кадровом документообороте.

В содержание положения работодатель обязан включить выбор системы, с помощью которой он будет осуществлять ведение КЭДО. Обязательно необходимо прописать перечень документов, которые будут переведены в электронную форму, а также зафиксировать обстоятельства чрезвычайная ситуация, технические проблемы и т.п.), когда электронные документы могут быть переведены в бумажный формат.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ведение КЭДО на предприятии сопровождается широким перечнем как преимуществ, так и недостатков для самого предприятия, и его работников.

Однако, совершенно очевидным является тот факт, что неминуем перевод большинства сторон нашей жизни в цифровую плоскость. Это справедливо и для кадрового делопроизводства.

Список литературы:

1. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. 2002.— №2.
2. Быкова Т.А.. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пособие. - 2-е изд.
3. Головина, Т.А. Кадровые аспекты развития цифровой экономики в России. // В сборнике: Человеческий капитал в формате цифровой экономики Международная научная конференция, посвященная 90– летию С.П. Капицы: сборник докладов. 2021. – 323 с.
4. Инновационные технологии в управлении персоналом. Коллективная научная монография. Под общей редакцией Н.А. Лытневой.–Орёл, 2017.– 200 с.
5. Тебекин, А.В. Стратегическое управление персоналом: учебник / А.В. Тебекин. – Москва: КноРус, 2020. – 720 с.