РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

DEVELOPMENT OF INFORMATION TECHNOLOGIES IN MODERN OFFICE WORK

Ekaterina Beschastnova

student, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

Marina Vdovina

student, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

Valeria Koshkarova

student, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

Gleb Novikov

student, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

Anna Anenkova

Scientific Supervisor, Lecturer, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

Daria Mokshina

Scientific Supervisor, Lecturer, St. Petersburg Technical College of Management and Commerce,

Russia, St. Petersburg

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассмотрено значение и перспективы развития использования информационных технологий в сфере делопроизводства. Преимущества описаны на примере наиболее новых внедрений, таких как электронные архивы и электронные трудовые книжки.

ABSTRACT

This article discusses the importance and prospects for the development of the use of information technology in the field of office work. The advantages are described on the example of the most recent implementations, such as electronic archives and electronic work books.

Ключевые слова: делопроизводство, система электронного документооборота, информационные технологии, электронная трудовая книжка, электронный архив.

Keywords: office work, electronic document management system, information technology, electronic work book, electronic archive.

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, а это значит, что информационные технологии имеют прямое отношение к нему, но почему эти технологии важны для работы с документами и все ли технологии используются в делопроизводстве?

Раньше документы составлялись от руки и не было возможности его отредактировать или исправить какую-либо ошибку по одной простой причине, все документы составлялись от руки и это занимало большое количество времени. В 1868 году написание документа упростили, так как в этом году изобрели печатную машинку, которую можно назвать информационной технологией, но в ней также нельзя было редактировать документы. Следующий прорыв в сфере делопроизводства и информационных технологий стал 1981 год, когда появился первый персональный компьютер. После доработки как компьютера, так и операционной системы, стало возможно редактировать документы, что значительно экономило время и ресурсы.

В двадцать первом веке можно увидеть постепенный переход бумажных документов в цифровой формат. Происходит это в разных отраслях деятельности, объясняется удобством и быстротой использования. Трудовая сфера не стала исключением, и с 1 января 2020 года в России ввели электронную трудовую книжку. Всем известно, что трудовая книжка – это официальный и персональный документ, принадлежащий гражданину и подтверждающий его трудоустройство и стаж работы.

Для начала стоит рассмотреть плюсы электронной трудовой книжки.

Во-первых, работник теперь может ознакомиться со всеми сведениями, которые работодатель внёс в его трудовую книжку. Если раньше трудовая книжка хранилась у работодателя, и работник не мог в любое время перепроверить сведения, внесенные в нее, то теперь благодаря электронной книжке все работники будут обеспечены доступом к своим личным данным.

Во-вторых, электронная трудовая книжка несет определенную пользу и для работодателей. Сотрудникам кадровой службы больше не придется хранить у себя десятки трудовых книжек, делать выписки для работников. Теперь предоставить сведения о трудоустройстве работника можно будет в электронном формате через органы ПФР.

В-третьих, стоит отметить, что одним из главных плюсов для работника является возможность в любое удобное для него время получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Выписка выдается на официальном сайте портала Госуслуги.рф по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. Данная выписка будет иметь юридическую силу. При необходимости работнику также могут сделать официальную бумажную выписку из электронной трудовой книжки в отделах ПФР или МФЦ.

В-четвертых, для трудоустройства на работу, предполагающую дистанционный формат, теперь достаточно будет отправить работодателю выписку СТД-ПФР для подтверждения стажа работы.

В век информационного общества очень важно, чтобы во всех направлениях человеческой жизни происходила компьютеризация, то есть внедрение информационных технологий во все сферы жизни. В постиндустриальном обществе главной деятельностью становится сбор, обработка, передача и хранение информации, сведений и знаний. В связи с развитием глобальной информационной сети в современном мире объем информации только увеличивается, что создает человеку потребность в «электронных помощниках».

Электронный документооборот позволяет сократить время на составление и обработку документа, упрощает поиск нужного документа, позволяет нескольким работникам организации одновременно работать с документом, также позволяет информации быстро переходить между структурными подразделениями. При электронном документообороте используются электронные документы, соответственно, нужно, чтобы в организации был и электронный архив для хранения этих документов. Давайте подробнее рассмотрим такую информационную технологию в сфере делопроизводства, как электронный архив.

При использовании электронных документов электронные архивы могут автоматически формировать архивные дела и обеспечивать контроль даты хранения. Если брать с точки зрения конфиденциальности, то электронные архивы не позволяют получить доступ к файлам пользователям вне системы, так же невозможно внести изменения в документ, потому что пользователям компании он будет доступен только для чтения. Еще одним преимуществом электронного хранения документации в том, что документы хранятся на информационных носителях, что позволяет создавать резервные копии. Соответственно, при возникновении чрезвычайных ситуаций документы утеряны не будут, их можно будет легко восстановить. Таким образом, электронные архивы значительно упрощают работу архивиста и решают множество проблем организации.

Применение информационных технологий в делопроизводстве, в том числе и в архивном деле, в современном мире – неотъемлемая процедура как в государственных органах, так и во всех организациях, потому что в рамках Законодательства РФ каждое предприятие, чтобы функционировать, должно вести документацию.

Предприятия рассчитывают на системы электронного документооборота, чтобы обеспечить единую базу документации, которая может упростить сотрудничество, облегчить соблюдение требований к оформлению, упростить контроль версий документов.

Грамотно организованная система поможет сотрудникам фирм с решением многих рутинных задач, которые часто подвергаются ошибкам из-за бумажных носителей.

Качественные системы электронного документооборота включают в себя множество функций, например упрощенное управление документами, хранение документов и системы совместного пользования актуальными источниками, возможность делиться, организовывать, контролировать, упрощать и оптимизировать файлы. Для подбора нужной системы предприятия часто обращаются к специалистам по внедрению СЭД, которые в свою очередь анализируют деятельность фирмы и составляют список подходящих программ.

Список литературы:

1. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 25.02.2022);
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.
3. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
4. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н
5. Официальный портал государственных услуг Российской Федерации // Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.gosuslugi.ru/ (дата обращения: 02.05.2022.