СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ЭКСПЛУАТАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СКЛАДОМ

IMPROVEMENT OF THE BUSINESS PROCESS OF OPERATION OF THE WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM

Alice Avdeeva

master's degree student, Practical and Applied Computer Science Department, MIREA – Russian Technological University,

Russia, Moscow

Yuliya Kirillina

Scientific director, Ph.D. in Economics, assistant professor, Practical and Applied Computer Science Department, MIREA – Russian Technological University,

Russia, Moscow

Ivan Semichastnov

Scientific director, Ph.D. in Economics, assistant professor, Practical and Applied Computer Science Department, MIREA – Russian Technological University,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматривается процесс эксплуатации информационной системы управления складом. На основе моделирования бизнес-процесса приемки груза на складе выявляется проблема эксплуатации информационной системы. Предлагается осуществить совершенствование процесса реагирования пользователей на возникновение проблемы. Параллельно с изменением процесса реагирования пользователей происходит и совершенствование процесса обработки запроса на ИТ-поддержку.

ABSTRACT

This article describes the process of operation of the warehouse management information system. Based on the modeling of the business process of cargo acceptance in the warehouse, the problem of the operation of the information system is identified. It is proposed to improve the process of user response to the problem. In parallel with the change in the user response process, the process of processing a request for IT support is also being improved.

Ключевые слова: моделирование процесса, совершенствование процесса, эксплуатация информационной системы

Keywords: process modeling, process improvement, operation of the information system

Полный жизненный цикл информационной системы включает в себя, как правило, стратегическое планирование, анализ, проектирование, реализацию, внедрение и эксплуатацию. [2, с. 4]

Этап эксплуатации системы является наиболее ожидаемым для бизнес-заказчиков, которые на данном этапе начинают получать ожидаемый возврат инвестиций и видеть реальный результат внедрения. Однако это и самый ответственный этап, так как полученный результат может не соответствовать первоначальным ожиданиям и представлениям как о функциональности, так и даже о внешнем виде и интерфейсе системы. [1, с. 16]

В том числе в процессе эксплуатации могут начать проявляться проблемы работы с информационной системой, которые необходимо оперативно устранять, чтобы не увеличивать время выполнения бизнес-процесса. Решение может лежать в области совершенствования бизнес-процесса, который затрагивает как эксплуатацию, так и сопровождение информационной системы.

Совершенствование бизнес-процесса эксплуатации информационной системы проводится применительно к корпоративной информационной системе Microsoft Dynamics AX2012. Microsoft Dynamics AX2012 эксплуатируется в компании агропромышленного комплекса с 2018 года.

Система интегрируется с «1С: Предприятие 8» и программой АС «Торговля». Отчеты формируются при помощи OLAP-куба. Архитектура ИС «Управления складом» показана на Рисунке 1.

Основными использующимися модулями в системе Microsoft Dynamics AX2012 являются:

• управление запасами;
• управление складом;
• расчеты с поставщиками;
• расчеты с клиентами.

Рисунок 1. Архитектура ИС «Управления складом»

На сегодняшний день в компании около 500 пользователей Microsoft Dynamics AX2012.

Основными пользователями системы являются:

• менеджер по закупкам;
• менеджер по продажам;
• менеджер склада;
• оператор ПК;
• кладовщик;
• специалист по качеству;
• водитель погрузчика;
• комплектовщик.

 На этапе внедрения системы для пользователей были разработаны инструкции пользования системой, инструкции по настройке и инструкции по типовым проблемам, способы их диагностики и устранения.

Основными процессами склада являются процесс приемки и отгрузки.

На Рисунке 2 представлена модель процесса приемки груза на складе с использованием информационной системы Microsoft Dynamics AX, которую поддерживает служба ИТ-поддержки.

Рисунок 2. Модель бизнес-процесса приемки груза на складе

Описание процесса эксплуатации системы управления складом в процессе приемки груза:

1. После поступления запроса на закупку менеджером вручную создается Заказ на покупку в Системе, в заказе указывается поставщик, его договор (если есть), указываются закупаемые продукты и их характеристики, договорные цены (в случае отсутствия договора, либо фиксированного прайс-листа поставщика), указывается количество.
2. После того, как закупленные товары привезены на склад, водитель передает оператору ПК накладную (Торг-12) на доставленную продукцию. Далее оператор находит в программе данную закупку, проверяет информацию заказа и распечатывает документ «Сведения о загрузке», в котором указывает номер ворот для выгрузки, который передается водителю для выгрузки продукции.  В ином случае оператор сообщает в Торговый дом, и приемка продукции откладывается до предоставления исправленных документов.
3. Менеджер по складу создает журнал прибытия на основании Заказа на покупку в Системе. Доставленный груз передается кладовщику, который совместно со специалистом по качеству принимает решение по выгрузке машины. Кладовщик фиксирует информацию о весе и количестве, специалист по качеству проводит экспертизу и вносит результаты экспертизы через ТСД.
4. Водитель погрузчика расставляет принятые товары по указанному адресу размещения в Системе.

На Рисунке 3 продемонстрирован процесс реакции пользователя на проблему при использовании информационной системы на момент начала ввода системы в эксплуатацию.

Рисунок 3. Модель процесса реакции пользователя на проблему при использовании информационной системы (AS-IS)

В случае стандартных ситуаций пользователь проверяет по инструкции свои действия. В случае возникновения нестандартных ситуаций, таких как зависание программы, поломки терминалов и другие технические и административные проблемы пользователь обязан своевременно созвонится с ответственными лицами и сообщить о появившихся проблемах. Так же необходимо поставить в известность старшего специалиста смены.

Любой пользователь может обратиться в ИТ-поддержу при возникновении проблемы при использовании информационной системы.

Процесс обработки запроса со стороны ИТ-поддержки представлен на Рисунке 4.

Рисунок 4. Модель процесса обработки запроса ИТ-поддержкой  (AS-IS)

ИТ-поддержка разделяется на собственную внутреннюю поддержку и внешнюю поддержку со стороны аутсорсинговой компании.

Специалист ИТ-поддержки в зависимости от классификации проблемы передает или внутреннему ИТ-отделу рассмотрение проблемы, или ответственному лицу по внешней поддержке, который регистрирует запрос во внешнюю поддержку. Внешняя поддержка по договору отвечает за сопровождение информационной системы MS Dynamics AX.

Руководитель внешней ИТ-поддержки назначает специалиста-консультанта, который берет в работу запрос. Специалист-консультант после первичного анализа запроса в случае необходимости привлекает разработчика, после решения вопроса и устранения проблемы возвращает запрос специалисту внутренней службы, который сообщает результаты ответственным лицам, и впоследствии пользователю.

Работа склада имеет свои особенности эксплуатации ИС. Система должна работать в реальном времени 24/7, с течением времени накапливается большой объем данных в базе, это дает нагрузку на систему в целом, снижается производительность системы из-за обработки большого массива данных. В связи с этим процесс эксплуатации системы управления складом имеет риски зависания программы на длительный период времени, что впоследствии влечет за собой сбой и замедление всего бизнес-процесса.

На этапе внедрения информационной системы данных в системе было мало, нагрузка на систему была незначительна, проблема с зависанием и сбоями не возникала.

На текущий момент в целях решения проблемы зависания информационной системы предлагается проведение действий по выявлению и изменению неоптимальных и тяжелых SQL запросов, приводящих к сбоям и торможению системы.

Данные работы предполагают тесное взаимодействие пользователя, ответственных работников внутренней и внешних специалистов ИТ-поддержки.

Предлагаемое изменение бизнес-процесса поддержки направлено на решение сложных и критичных запросов, требующих оперативного вмешательства и решения проблемы непосредственно в рабочей базе.

Так как сбой и зависание могут возникнуть в любом месте, где используется информационная система, то процесс предполагает быструю реакцию пользователя на проблему зависания. В обычном режиме среднее время ожидания отклика около 1-2 мин в зависимости от запроса.

В случае возникновения сбоя или зависания пользователь обращается к специалисту ИТ-поддержки. Процесс реакции пользователя на проблему при использовании информационной системы показан на Рисунке 5.

Рисунок 5. Процесс реакции пользователя на проблему при использовании информационной системы (TO-BE)

Обработка запроса на ИТ-поддержку показана на Рисунке 6. Бизнес-процесс обработки запроса при зависаниях DAX предполагает подключение непосредственно к рабочей базе в момент зависания системы и снятия трассировки для последующего анализа. Поэтому в данном бизнес-процессе обязательно привлекается архитектор БД, который проводит анализ со стороны СУБД.

Рисунок 6. Процесс обработки запроса ИТ-поддержкой (TO-BE)

Специалист ИТ-поддержки диагностирует характер зависания и передает во внешнюю ИТ-поддержку консультанту. Консультант обращается к архитектору базы данных, фиксируя заявку во внутреннем трекере.

Архитектор базы данных включает MS SQL Profiler, который записывает трассировку работы СУБД MS SQL. После завершения запроса, запись трассировки приостанавливается. Архитектор БД анализирует записанные данные и предлагает решение для оптимизации, такие как добавление/удаление необходимых индексов, новые планы запросов SQL, подсказки планы запросов SQL.

Таким образом, достигается оперативное подключения ИТ-службы в целях диагностики и выявления характера сбоя.

Список литературы:

1. Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем / М.: Издательство Юрайт, 2019 — 431 стр.
2. Сенник Ю.С., Гребенников Р.И. Жизненный цикл информационных систем // Системный анализ и прикладная информатика. — 2015. №2. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/zhiznennyy-tsikl-informatsionnyh-sistem (Дата обращения: 17.05.2021)