ОСОБЕННОСТИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРИ ПЕРЕВОДЕ В ОНЛАЙН АУТСОРСИНГА БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрены аспекты снижения производительности труда работников фирм бухгалтерского аутсорсинга в период перехода на удаленную работу. Разработка и внедрение системы KPI, в данном случае, представлено как эффективное решение данных проблем.

Ключевые слова: пандемия, аутсорсинг услуг, разработка KPI, производительность труда, контроль.

Специфические процессы, возникшие в начале  2020 года на фоне разыгравшейся пандемии нового вируса, внесли существенные коррективы в работу компаний по всему миру. Карантинные или самоизоляционные режимы, в частности, привели к тому, что большинство фирм, в том числе малый бизнес, стали переходить на удалённую работу в целях обеспечения безопасности своих сотрудников. Объектом исследования стал аутсорсинг, так как рынок аутсорсинга в последние годы показывает стабильный рост и всё больше компаний, в особенности малого бизнеса, прибегают к данным услугам. Однако, переход на удаленную работу сопряжен со множеством подводных камней и сложностей, с которыми может столкнуться компания:

• неподходящие условия труда сотрудников, перешедших на удалённую работу (плохой интернет, отсутствие необходимых программ, множество отвлекающих факторов);
• проблемы с безопасностью (недостаточная защищенность домашних ПК сотрудников, возможность утечки конфиденциальных данных);
• проблемы регламентации удалённой работы;
• проблемы снижения производительности труда работников и т.д.

Например, к проблемам регламентации можно отнести: необходимость наличия единой операционной системы у работников для избежания трудности конвертации файлов, систему согласования/утверждения документов и т.д. Удалённая деятельность требует максимизации цифровизации бизнес-процессов, определенных программ, которые могли бы совмещать в себе множество необходимых функций, но, в то же время быть простыми и понятными. Современные программы для бизнеса, выступают в качестве своеобразных деловых социальных сетей компании, где отражены все текущие процессы, календари и планы.

При переходе в онлайн ключевой проблемой становится падение производительности труда, вследствие возможного смещения фокуса. Поэтому разработка и введение показателей KPI будет выгодным решением для руководства компании.

По сути KPI являются ключевыми показателями  деятельности и позволяют количественно измерить фактически достигнутый результат. Данные показатели позволяют оценивать работу персонала независимо от места дислокации: будь то работа в офисе или онлайн.  В настоящее время существует множество программ, которые помогают вести учет показателей KPI: «KPI-Drive», «1C: Управление по целям и KPI», «HighPer», «KPI Monitor», «Elma KPI», «KPI Suite», «Sucsess Factors». Можно использовать даже Гугл таблицы, однако объемы работы кратно возрастут.

Разработка данной системы процесс сложный и требует глубокого понимания происходящих в компании процессов, так как разработанные показатели должны быть измеримы, их не должно быть слишком много (оптимальным считается количество 3-5 показателей), они должны описывать конкретный бизнес-процесс, за который отвечает тот или иной работник. Ввиду сложности и ответственности при создании показателей, как правило, подключаются высший менеджмент и руководители подразделений.

KPI можно рассматривать с двух сторон: во-первых, как средство контроля; во-вторых, как средство мотивации сотрудников. Не секрет, что показатели KPI влияют на заработную плату работников, что, кстати, вызывает возмущение у сотрудников при вводе такой системы в компании. Однако, если эти показатели внедрить для определения суммы премии, то это может простимулировать сотрудников на более эффективную работу, так как они будут четко понимать, что при определенных показателях они получат определенные суммы. Контрольная же функция состоит в соизмерении плановых и фактических показателях.

Касательно бухгалтерского аутсорсинга в качестве показателей можно взять, например, такие как: число отработанных в день документов, которое может контролироваться руководителем ежедневно; время отработки документов, которое может контролироваться раз в неделю и на основании анализа проводить беседу с сотрудником о данных отклонениях; количество ошибок в отчетах/количество непринятых отчетов/количество просроченных отчетов – данные показатели можно анализировать после окончания сроков сдачи отчетности.

В зависимости от размеров компании малого бизнеса и её финансовых возможностей, следить за KPI может сам директор, либо высший менеджмент. При оценке результатов как правило используют формулу расчета Индекса KPI, основанную на план/факте и весе показателя. Рассчитав индексы всех показателей можно понять где произошло снижение результативности и как это сказалось на общей работе сотрудника. В последующем, для решения вопроса о премировании, анализируется коэффициент результативности и, если он больше 1, работнику выплачивается премия.

Однако, не всем компаниям выгодно в принципе вводить такую систему. На микропредприятиях возможна каждодневная постановка целей руководителем, исполнение которых затем будет им же и оцениваться. Например, проверка сданной отчетности в электронных системах документооборота, обзвон сотрудников (что-то вроде индивидуальной планерки), время их нахождения онлайн в системе организации.

Разработка системы мотивации сложный и индивидуальный процесс. Для каждого вида работников возможно применять свои системы, которые могут быть как односоставные, так и сборные. Так, например, для сотрудников, непосредственно работающих над проектами, может применяться сборная система, состоящая из почасовой ставки за выполнение внутренних задач, подневной ставки за внешние проекты и премий. В частности подневная ставка может быть как фиксированной, так и различаться от размера консультируемой компании. При выполнении проектов компания может ориентироваться на две составляющие результатов: текущее принятие заказчиком сделанной работы, которое оформляется поэтапным закрытием актов сдачи-приемки работ, и общую успешность проекта. Последняя может характеризоваться достижением так называемых «критериев успешности», вводимых и составляемых самой организацией (например, полный переход сотрудников определенного департамента на работу в новой автоматизированной системе), которые фиксируются в уставе проекта, подписываемом перед стартом работ. Факт достижения критериев может подтверждаться спонсором проекта со стороны заказчика, и оформляться в определенном виде (например: протокола, отзыва о работе, бизнес-кейса).

Перевод компании на удаленную работу процесс непростой, однако, он может открыть для компании окно в будущее. Высокие темпы цифровизации общества и экономики заставляют искать более современные методы ведения бизнеса. Начав этот переход сейчас, компания будет получать определенные экономические выгоды в будущем.

Список литературы:

1. Головецкий Н.Я., Михелашвили Т.Р. Преимущества и проблемы внедрения в организации системы управления на основе ключевых показателей эффективности // Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ». —2017. —Том 9, №2. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://naukovedenie.ru/PDF/12EVN217.pdf (доступ свободный)
2. Горфинкель В.Я.. Малый бизнес. Организация, экономика, управление: учеб. Пособие для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям, по направлениям «Экономика», «Управление» / Под ред. В.Я. Горфинкеля, В.А. Швандара. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.; ЮНИТИ-ДАНА, 2017. – 495 с.
3. Зеленева А.В. Организация управленческого учета на предприятии малого бизнеса / Зеленева А.В. // Журнал «Вестник науки и образования» // Текст : электронный // ЭБС «Elibrary» [сайт]. — 2018.  —.№11(47)  —  С. 36-38
4. Управленческий учет : учебник и практикум для академического бакалавриата / О. Н. Волкова. — Москва : Издательство Юрайт. — 2017. — 461 с. — (Бакалавр и специалист). — ISBN 978-5-534-00248-5. — Текст : электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. с. 20 — URL: https://urait.ru/bcode/398677/p.20 (дата обращения: 13.05.2020).