УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ СО СТЕЙКХОЛДЕРАМИ НА ПРИМЕРЕ ОТРАСЛИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРАЗДНИЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Каждая проектная команда стремится к тому, чтобы проект был реализован успешно, и для достижения отличного результата опираться нужно не только на одобрение только заказчика и качественный продукт или услугу, а также и на другие аспекты, которые заложены в основу успеха. В Своде знаний по управлению проектами (Project Management Body of Knowledge) рассматриваются такие области знаний, как управление рисками, управление стоимостью проекта, управление качеством проекта, управление ресурсами и др. [2, с. 86]. И стоит сказать, что темы, посвященные рискам, стоимости проекта, командой, в большей степени и освещаются на различных конференциях, посвященных Project Management.

Однако стоит упомянуть, что для успешного результата необходимо также и научится управлять своими стейкхолдерами на этапах планирования, реализации проекта. И в подтверждение необходимости данного факта хотелось бы привести в пример результаты исследования факторов успешности проекта, которые были проведены The Stadish Group в 2014 году путем проведения интервью с 400 представителями сферы информационных технологий: так, на первом месте (15%) оказались такие факторы, как поддержка руководства, эмоциональная зрелость, вовлечение клиентов, оптимизация процесса [3]. То есть влияние руководства и клиентов, которые являются одними из основных стейкхолдеров проекта, способствуют тому, что проект реализуется успешно.

И конечно, стоит сначала сказать, кто вообще такие «стейкхолдеры». Существует множество определений данного понятия, однако мы бы хотели дать свое: стейкхолдеры – это те группы людей, организации индивидуумы, среда вообще, которых проект каким-то образом затрагивает либо те, которые могут сами повлиять на реализацию проекта.

И теперь, разоравшись с понятием «стейкхолдеры» и доказав значимость, перейдем к анализу стейкхолдеров, которые могут присутствовать в отрасли организации праздничных мероприятий. Стоит сказать, что стейкхолдеры могут подразделяться на внешних, которые находятся за пределами организации, не являются ее частью, и внутренних. Для визуального восприятия было предложено сделать схему, которая изображена на рис.1.

Рисунок 1. Стейкхолдеры компании по организации праздничных мероприятия

Как видно из рис.1, примечательным для отрасли организации праздничных мероприятий среди внутренних стейкхолдеров является дизайнер, так как с его помощью определяется, например, концепт оформления помещения, расстановка мебели и пр., банкет-менеджер, который ответственен за подготовку зала к организации мероприятия. Если говорить про внешних стейкхолдеров, то специфическими являются средства массовой информации (СМИ), которые могут освещать как итог проекта, так и процесс реализации с помощью различных инструментов (Интернет, газеты, релизы и пр.), то есть их мнение поможет сформировать и мнение общественности, которая в полной мере не является стейкхолдером. Также стоит отметить и аварийные службы, скорую помощь, так как их необходимо уведомить о том, что проводится какое-то мероприятие.

 Как видно, стейкхолдеров сферы праздничных мероприятий множество, однако обычно менеджер проекта ввиду нехватки времени, акцентирования внимания на стоимости и качестве продукта не занимается анализом стейкхолдеров и взаимодействием с ними должным образом, в результате чего повышается вероятность возникновения рисков, связанная с влиянием определенных лиц.

Для еще большего понимания анализа заинтересованных лиц рассмотрим проекта белорусского агентства креативных решений «FISHKA.BY» под названием «Conte Fashion Week» - показ новой коллекции компании Conte [1]. Мероприятие состоялось в 2017 году, присутствовало более 1000 гостей, были продемонстрированы дефиле моделей в новой коллекции, различные шоу-программы.

Для проведения анализа стейкхолдеров первой задачей становится их определение. В результате изучения концепции мероприятия были выделены следующие внешние стейкхолдеры: государственная власть; зрители/гости, которые присутствовали на данном мероприятии; конкуренты (ПА «Кетчуп», «Гудтайм» и др.), партнеры (шары для украшения и пр.), СМИ (citydog, ОНТ), заказчик – СООО «Конте Спа», инициатор проекта – директор «Конте Спа» Андрей Машков, приглашенные артисты («RADICALFASHION», «TREND DELUXE»), режиссерско-постановочная группа, приглашенные хореографы, диджей, модели, принимавшие участие в шоу. Если говорить про внутренних, то к ним относится генеральный менеджер проекта – Слава Нагорный, генеральный директор «FISHKA.BY»; руководитель проекта, менеджер проекта, технический менеджер, дизайнер, банкет-менеджер, маркетолог, сметчик.

Далее оценим степень воздействия данных стейкхолдеров на проект с помощью моделей классификации: матрица власти/интересов, матрица власти/влияния, матрица влияния, воздействия и модель особенностей (salience model) [2,с. 395].  В процессе написания работы были построены все матрицы, но в качестве примера приведем лишь одну – матрица власти/интересов. Смысл состоит в том, чтобы распределить стейкхолдеры по соответствующим квадрантам, которые показывает степень заинтересованности стейкхолдера в проекте и уровень его полномочий. Данная матрица представлена на рис.2.

Рисунок 2. Матрица власти/интересов проекта «Conte Fashion Week»

С помощью матрицы можно выяснить, какой стейкхолдер является наиболее значимым (высокая заинтересованность и высокий уровень полномочий) для того, чтобы вести с ним более тесное взаимодействие при реализации проекта. Таким образом, наиболее значимым является заказчик, что логично, однако стоит и обратить внимание на тех, у кого высокий уровень полномочий, так как данные стейкхолдеры могут либо «поставить» барьеры либо оказать существенную поддержку (партнеры, государственная власть, инициатор проекта).

Также хочется отметить модель особенностей, которая также позволяет выявить «центральных» стейкхолдеров по параметрам легитимности (уместность вовлечения), срочности (необходимость в немедленных действиях) и власти (способность навязывать волю). В результате исследования ими оказались заказчик и генеральный менеджер проекта. Если говорить про класс «срочность», то к нему относится государственный власть и конкуренты, класс «легитимность» - партнеры, «власть» - государственная власть и др. Таким образом, данная модель также способна помочь при планировании взаимодействий со стейкхолдерами.

На основе проведенных выше исследований строится реестр стейкхолдеров, который представлен в таблице.

Таблица 1.

Реестр стейкхолдеров проекта «Conte Fashion Week»

В предложенном реестре приведены лишь некоторые стейкхолдеры, однако стоит сказать, что необходимо вписать в него всех стейкхолдеров для более объективной оценки. Как видно, то в данном реестре указаны и ключевые ожидания, интересы стейкхолдеров, а также те действия, которые необходимы для удовлетворения интересов стейкхолдеров и пр.

Также хотелось бы отметить, что необходимым элементом управления стейкхолдерами проекта является взаимодействие с ними, которые формируется на основе рееста. Если говорить в общем, то в качестве  способов взаимодействия со внутренними стейкхолдерами для реализации проекта «Conte Fashion Week» были выделены совещания, оперативный контроль за выполнением работ, материальное и нематериальное стимулирование.

Если говорить про внешних стейкхолдеров, то с ними можно коммуницировать с помощью переговоров по заключению договора, мобильной связи, электронной почты (если говорить про заказчика как основного стейкхолдера). Также к способам взаимодействия с внешними стейкхолдерами относятся маркетинговые исследования, реклама и связи фирмы с общественностью.

Таким образом, было предложено «руководство» по управлению взаимодействием со стейкхолдерами отрасли организации праздничных мероприятий на примере проекта «Conte Fashion Week». Данное руководство предусматривает определение стейкхолдеров, выявление уровня поддержки и воздействия на проект с помощью использования моделей классификации, на основе которых затем формируется реестр стейкхолдеров. Также были определены различные способы влияния на стейколдеров проекта «Conte Fashion Week». И хочется еще раз подчеркнуть, что управление взаимойдействием со стейкхолдерами позволяет построить долгострочные отношения (отношенческие контракты), снизить издержки контроля и влияния заинтересованных лиц, максимизировать полученную выгоду и достигнуть цели проекта.

Список литературы:

1. Информационный ресурс агентства креативный решений «FISHKA.BY» [Электронный ресурс] // FISHKA.BY. URL: https://fishka.by/portfolio/conte-fashion-show.html (дата обращения: 13.03.2018).
2. Project Management Institute, Inc. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (руководство PMBOK). – Пятое издание. – 14 Campus Boulevard, 2013.
3. The Stadish Report, CHAOS, Project Smart [Электронный ресурс] // Project Smart, 2014. URL: https://www.projectsmart.co.uk/white-papers/chaos-report.pdf/ (дата обращения: 22.02.2018).