Выбор автоматизированной программы для ведения бюджета предприятия

Бюджетирование представляет собой непрерывный процесс разработки, исполнения, контроля и анализа финансового плана, охватывающего все стороны деятельности организации и включает следующие этапы: подготовка, сопоставление, утверждение, реализация. Таким образом, бюджетирование - это инструмент, позволяющий повысить эффективность работы предприятия и обеспечить конкурентоспособность продукции через процесс формирования и исполнения бюджета. Этот современный и качественный инструмент финансового планирования необходим для обеспечения повышения общей эффективности развития предприятия, которое осуществляется путем постановки финансовых целей и контроля их выполнения.

Обычно бюджеты принято составлять на год вперед с разбивкой по месяцам и подготовка проектов бюджетов лучше начинать хотя бы за 2-3 месяца до их вступления в силу.

В основном работа начинается с формирования бюджета продаж, в котором указывается, сколько продукции и по какой цене предприятие может продать. Эти данные берутся из бизнес-плана, но необходимо помнить, что в бизнес-планах в 90 % случаев цифры завышены. Переносить их в бюджет надо с осторожностью после трезвого анализа рыночных возможностей компании. Иногда компании составляют три варианта бюджета продаж: пессимистический, оптимальный, оптимистический. Такая система очень удобна, так как она позволяет проработать варианты действий компании при изменении ситуации. Руководству в критических условиях не придется думать, что же теперь делать. Оно просто использует соответствующий вариант бюджета, из которого вытекают управленческие решения для определенной ситуации: привлечение заемных средств, закупка дополнительного оборудования и материалов, увеличение штата и т.д.

После составления бюджета продаж можно работать над бюджетом затрат. Затраты делятся на постоянные и переменные. Постоянные затраты не зависят от возможного увеличения или уменьшения масштаба производства. В их перечень входит арендная плата, заработная плата управленческого персонала, амортизационные отчисления, налоги на имущество и т.д. Переменные же затраты изменяются пропорционально изменению объема производимой продукции. Зная нормы расходов на единицу продукции, можно легко подсчитать затраты при трех возможных вышеупомянутых ситуациях.

После идет формирование бюджета запасов, который помогает понять сколько сырья и материалов необходимо для текущей и будущей работы предприятия и какое необходимое количество денежных средств нужно потратить на их приобретение.

Следующий этап - формирование трудового бюджета. В его основе - прогноз числа сотрудников, которые будут работать в компании в течение ближайшего года.

И наконец, бюджет накладных расходов. Сюда входят управленческие и коммерческие расходы.

Все эти бюджеты, их еще называют операционными, отображают технологические процессы. Но необходимо также учитывать финансовую деятельность фирмы для планирования движения денежных средств. Именно поэтому по каждому из перечисленных операционных бюджетов необходимо составить графики притока и оттока денег - бюджет движения денежных средств. Он позволяет увидеть, имеется ли в настоящее время у предприятия необходимое количество денежных средств на оплату текущих издержек и просчитать сколько денег понадобится в ближайшем времени. Бюджет доходов и расходов показывает, какую прибыль получит компания. Можно сказать, что здесь дается прогноз стоимости отгруженной продукции в соответствии с прогнозом ее продаж.

Еще один финансовый бюджет - расчетный баланс. Он похож на бухгалтерский баланс и позволяет оценить структуру активов и пассивов и рассчитать финансовые коэффициенты ликвидности, рентабельности и т.д.

Данный вид бюджета составляется раз в месяц, в отличие от баланса, который составляется раз в квартал. Это позволяет быстро реагировать на изменение в финансовом состоянии предприятия и эффективнее управлять этими изменениями.

Отдельно формируется инвестиционный и кредитный планы, если предприятие привлекает инвестиции или берет кредиты.

На последнем этапе все бюджеты объединяются в единый мастер-бюджет. Именно он позволяет увидеть картину деятельности компании целиком.

Компании, в которых составление всех этих бюджетов ведется вручную, нередко сталкиваются с целым рядом проблем, таких как:

• длительные сроки формирования бюджетов,
• несвоевременные отчеты по исполнению соответствующих бюджетов,
• большое количество ошибок, связанных с человеческим фактором, в связи с выполнением ручных операций и использованием бумажных носителей информации,
• неэффективный анализ достижения целевых показателей и другие.

Для устранения этих проблем или хотя бы их минимизации необходимо использовать автоматизированные программы по бюджетированию. Но на каком этапе развития предприятия это программы окупят себя? Как предприятию определить, что пора выходить на новый уровень в плане ведения бюджета.

Финансовое планирование в маленьких компаниях довольно простое. Оно представляет смету доходов и расходов предприятия. На начальном этапе учет и планирование могут осуществляться в MS Excel. Программа позволяет быстро и просто составлять различные виды отчетов. И это вполне нормально. Так как если фирма занимается производством одного товара и в мелких масштабах и если у нее небольшое число сотрудников, составление детального плана может усложнить и существенно замедлить ее работу. Однако по мере развития компании, ее роста приходит время всерьез заняться бюджетированием. Увеличения количества операций и ответственных за них, уменьшение управляемости денежных потоков, непредсказуемость прибыли, рост ассортимента товаров, финансовых ресурсов - все это вызывает необходимость в автоматизации бюджетного процесса, так как Excel просто не справляется с таким количеством информации и работа с ним становится очень трудоемкой и времязатратной. К тому же если компания намерена продолжать свой рост, то автоматизация бюджетирования позволит спрогнозировать как будет складываться ситуация при принятии того или иного решения.

Грамотно налаженная система бюджетирования дает руководству возможность оценить, как обстоят дела в отдельных подразделениях компании, так и всю ситуацию в целом. Для обеспечения оперативного и эффективного планирования руководителям необходимо установить определенные требования к автоматизированным программам по бюджетированию, чтобы достичь поставленных целей. Эти требования включают: возможность для руководителя устанавливать целевые финансовые показатели; планировать «сверху вниз» и «снизу вверх» – выбор оптимального согласованного варианта плана; прогнозирование развития бизнеса, его финансовых результатов; проведение сценарного анализа; обратная связь и контроль исполнения.

Автоматизированная система бюджетирования позволяет руководителям прогнозировать финансовое состояние и денежные потоки компании с учетом исторических данных, фиксировать регламент бюджетного процесса, контролировать исполнение запланированных показателей за счет оперативного получения точных фактических данных и план-факт анализа. А значит, выбирать правильную стратегию развития и осуществлять эффективное управление ресурсами.

Решений для автоматизации бюджетирования и управленческого учета на российском рынке предлагается много, среди них – «Инталев», Oracle, Hyperion, «КИС», 1С и многие другие. Они различаются по функциональным возможностям, стоимости внедрения, масштабам и отрасли предприятий, на которых могут работать. При эффективном внедрении, помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе, решения способствуют значительному повышению эффективности работы компании в целом, прозрачности ее бизнеса, а также росту финансовой дисциплины работников.

Но как же выбрать программу, наиболее подходящую сфере деятельности и масштабу компании? Для начала необходимо определить основные критерии выбора. Они начинаются от банальной цены программы и заканчиваются возможностями интерфейса.

Рассмотрим несколько программ, предназначенных для бюджетирования.

BPlan — это специализированный программный продукт для эффективного решения задач и профессиональный инструмент финансового менеджера или руководителя предприятия, позволяющий разрабатывать, анализировать и контролировать исполнение ее бюджетов [6]. Работа с BPlan состоит из процесса моделирования системы бюджетов в виде совокупности взаимосвязанных таблиц и работы с созданной моделью.

Эксперты отмечают следующие достоинства программы[4]:

• Простота в использовании и удобство работы, которую обеспечивает приятный интерфейс;
• Возможность собственными силами, не прибегая к помощи специалистов, редактировать и регулировать систему бюджетов, планировать с использованием набора формул и механизмов разнесения, консолидации и агрегации.

Некоторые функции в BPlan реализованы не в полной мере и поэтому хотелось бы отметить некоторые недостатки:

• Нет возможности узнать о фактах внесения изменений конкретными пользователями;
• Система позволяет разрабатывать формы и отчеты в разрезе требуемых аналитик, но не дает возможности корректировать или настраивать внешний вид отчетов.

BPlan подходит небольшим и средним предприятиям, только начинающим заниматься бюджетированием.

ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы предоставляет возможность видеть полную картину финансового состояния компании: от оперативного получения данных до их комплексного анализа и представления; обеспечивает управляемость и прозрачность движения денежных потоков.

К преимуществам программы можно отнести:

• Плотная интеграция с 1С. Подобное взаимодействие с учетной системой позволит автоматически в оперативном режиме контролировать фактическое исполнение бюджета по факту проведения платежных операций в бухгалтерской системе;
• Наличие платежного календаря, которые предоставляет возможность в удобной форме вести график платежей и поступлений любой периодичности;
• Большое количество внедрений, своевременная поддержка разработчика.

К сожалению, используемая технология фактически не позволяет реализовать в системах полноценное бюджетирование и требуется значительная детализация при формировании бюджетов, в силу того, что бюджетирование ведется от платежных операций.

Продукт успешно действует в крупных и средних организациях различных сфер деятельности и форм собственности, в том числе и в географически распределенных предприятиях. Продукт компании можно рекомендовать предприятиям, использующим 1С, для которых важно иметь подобную тесную интеграцию с учетом.

PlanDesigner- программа – конструктор на основе кубов OLAP, которая поддерживает интеграцию со многими внешними системами.

PlanDesigner отличается значительным удобством в использовании, особенно при вводе формул, добавлении бюджетных статей и корректировки имеющихся форм отчетов и др. За счет реализованной функции «перетаскивания» (drag&drop) настройка требуемых аналитик, показателей, бюджетных форм и отчетов становится достаточно простой в понимании и использовании. Программа позволяет выстроить прозрачную схему бюджетирования с детализацией по всем этапам.

Существенных недостатков в программе не было выявлено.

Данная программа подойдет для автоматизации бюджетирования средних и крупных компаний из любой отрасли производства.

КИС:Бюджетирование представляет собой специализированное программное обеспечение, которое предназначено для составления годового бюджета предприятия с помесячной детализацией. Расчет бюджета базируется на анализе возможностей индивидуального предприятия по производству продукции с учетом имеющихся мощностей производства [4].

Из преимуществ следует отметить встроенную систему консолидации отдельных бизнес-планов и бюджетов предприятия, которая позволит формировать бюджет холдинга, в котором группируются материально-финансовые потоки имеющихся подразделений, и рассчитывать сводный бюджет для производственных объединений, имеющих производственно-коммерческие взаимосвязи. Интервала планирования варьируется от одного дня до года.

Из раздела недостатков особо выделяются: отсутствие возможности загружать массивы данных интеграция автоматизированной системы бюджетирования с введенными в промышленную эксплуатацию корпоративными информационными системами с целью повышения оперативности, достоверности и непротиворечивости поступающей в систему информации, необходимой для формирования плановой и фактической составляющих бюджетов, а также качество реализации платежного календаря.

Программный комплекс «КИС: Бюджетирование» будет удобен в использовании для средних и крупных производственных компаний, не имеющих географически удаленных бизнес - филиалов.

Красный директор — решение для небольших или средних предприятий. Использование данного продукта предпочтительнее для тех случаев, когда финансовый директор компании единолично ведет бюджет нескольких подразделений, а схемы платежей просты и заполняются вручную.

«Красный директор» отличается простотой интерфейса, но удобство работы остается достаточно низким. Настройку бюджетной модели можно назвать сравнительно гибкой, формы стандартных отчетов удобны. Есть возможность создания нескольких сценариев развития компании и последующего план-факт анализа по каждому из них. Интервал планирования может также свободно меняться пользователем от дня до года соответственно для каждого отдельного подразделения организации, направления работы и т. п.

Из значительных минусов стоит отметить тот факт, что информация хранится в простой файловой базе данных и управлять ей несколько сложно, а также отсутствует возможность объединять информацию с какими-либо системами управленческого учета, что адекватно воспринимается в системе, ориентированной на небольшие компании [1].

«Красный директор» будет полезен предприятиям, которым необходим инструмент для оперативного планирования и контроля денежных потоков, чем в полноценной системе автоматизации бюджетирования как таковой. Возможно, программа пригодится небольшим предприятиям, которые испытывают трудности с необходимым количеством денежных средств на покупку программного обеспечения.

WA: ФИНАНСИСТ. Управление денежными средствами, 8 - комплекс программных решений для автоматизации управления финансами в организациях среднего и крупного бизнеса. Разработан на базе платформы «1С: Предприятие 8» и предназначен для автоматизации функций бюджетирования в компаниях любого масштаба и отрасли, с простой и сложной организационной структурой, с любым количеством ЦФО и бюджетов [5].

«Финансист» содержит готовые к использованию типовые решения и, в случае их достаточности, не требует доработок при внедрении, а имеющиеся модули можно использовать как в комплексе, так и в качестве отдельных решений, используемых совместно с продуктами 1С. Система предоставляет универсальные возможности настройки уже готовых отчетов системы по неограниченному количеству группировок и отборов. При этом все расчеты порождаются документами, любую сумму отчета можно расшифровать до первичных документов. Помимо этого, одним из главных плюсов экспертами отмечается полная поддержка мультивалютности [2].

Самый главный недостаток заключается в том, что для работы такого программного продукта в обязательном порядке требуются лицензии на платформу «1С:Предприятие 8».

WA: Финансист подходят для средних и крупных компаний.

Оценим рассмотренные программы по следующим критериям (Таб. 1). Два последних столбца данной таблицы оценены на основе экспертного мнения и отзывов пользователей (по 5тибалльной шкале).

Таблица 1.

Сравнительный анализ программ для бюджетирования

Несмотря на такой недостаток, как высокая цена, автоматизация бюджетирования на предприятии позволит компании быстрее достигать цели, оптимизировать расходы и увеличить свою конкурентоспособность, а также быстрее реагировать на изменения внутренней и внешней среды. Приобретение программных продуктов для бюджетирования актуально как для крупного бизнеса, так и для среднего и малого бизнеса.

Список литературы:

1. Какую программу выбрать для бюджетирования. Независимый тест – драйв // Финансовый директор. – 2009. – №5. [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://fd.ru/articles/36273-kakuyu-programmu-vybrat-dlya-avtomatizatsii-byudjetirovaniya-nezavisimyy-test-drayv (дата обращения: 08.11.2016)
2. Курганская Е.В. Современные подходы к бюджетированию // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. – 2011. – №5. – С. 69-70.
3. Мельникова Т.И., Гуляева Е.Л., Агеева О.В. Управление бюджетированием в организации: учеб. пособие. Издательство: СибАГС, 2006. – 231 с.
4. Обзор существующих программных решений автоматизированных систем бюджетирования. – 2013. [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://www.businessuchet.ru/content/document_r_8D7D43D3-9F07-4848-87E1-6763EB34C6C7.html (дата обращения 28.10.2016)
5. Тарасова Е.С. Обзор систем бюджетирования, представленных на российском рынке // Компас промышленной реструктуризации. – 2013. – №4. [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://www.bplan.ru/articles/15.htm (дата обращения 20.10.2016)
6. Яковлева И.Н. Выбираем программу для планирования и бюджетирования // Справочник экономиста. – 2008. – №7. – С. 69-77.