ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Одним из главных направлений совершенствования управленческой деятельности в системе ОВД выступает улучшение информационно-документационного обеспечения и делопроизводства [1].  Ввиду того, что документационное обеспечение ОВД тесно связано с процессами управления, рассмотрим, что представляет собой управление  в ОВД.

Управление заключается в осуществлении совокупности воздействий на объект, выбранных из многих возможных вариантов на основе программы управления, информации о поведении объекта и состояния внешней среды. Управление направлено на поддержку, улучшение функционирования или развитие объекта для достижения заданной цели [2].

Базовыми категориями проблематики управления выступают понятия: информация (знания, различные данные и т.д.), состояние системы, алгоритм (описание последовательных шагов), оптимизацию, принятия решений, адаптация (обратная реакция системы, направленная на приспособление к изменяющимся условиям среды)

Документальное обеспечение является большой частью системы управления органами внутренних дел, что, в свою очередь, требует четкой организации и целенаправленного воздействия для достижения максимальной эффективности их правоохранительной деятельности. В современной организации документального обеспечения ОВД, при большом разнообразии носителей и технологий обработки документационной информации, все более очевидной становится необходимость информационного сопровождения всего процесса правоохранительной деятельности.

Основу коммуникационного процесса в управлении любой  организации составляют документальные коммуникации, что является одной из подсистем социальных коммуникаций. Термин «документационное обеспечение управления» как синоним термина «делопроизводство» характеризует совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организации работы со служебными документами [3].

Каждый документ организации функционирует вместе с другими документами в комплексе материальных, субстанциально-содержательных, технологических, организационных условий коммуникационного взаимодействия, то есть в коммуникационной среде организации [4]. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере или отрасли, образуют систему документации.

Документация служит инструментом решения проблем, которые возникают в процессе деятельности любой организационной структуры, в том числе и ОВД.

Среди возможных проблем отметим следующие:

1. Отсутствие прозрачности в управлении, следствием чего является несогласованность управленческих решений, обусловливается отсутствием четкой функциональной структуры по разделению полномочий.
2. Несогласованность планов и их невыполнение, потеря документов и информации, что вызывается отсутствием единой системы планирования, бюджетирования, документооборота, нарушениями при ведении делопроизводства, отсутствием навыков планирования у персонала и его низкой исполнительской дисциплиной.
3. Текучесть кадров, низкая мотивация персонала, обусловливается отсутствием согласованной кадровой политики, реализуемой в процедуре управления персоналом.

Теперь рассмотрим специфику документооборота в ОВД. Сама цель данной организации и правовое положение ее должностных лиц определяют особенности документационного обеспечения. Суть данной особенности заключается в специфики входящих документов, среди которых могут быть и сообщения о преступлении, специфики обращения внутриведомственной информации, которая является часто, либо ограниченного доступа, либо секретной. От того, насколько соблюдаются режимы напрямую зависит защита прав граждан на личные данные и конфиденциальность личной жизни, а также и на раскрытие преступлений.

Эффективная организация документооборота предусматривает:

- прохождение документов в системе ОВД кратчайшим путем;

- сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);

- одноразовость операций по обработке документов, избежание дублирования при работе с ними;

- централизация, сосредоточение осуществления однотипных операций с документами в одном месте;

- рациональное расположение в ОВД структурных подразделений и рабочих мест.

Осуществление управления и управленческой деятельности в современных условиях, как отмечает Т. Ю. Заботина, возможно лишь при условии надлежащего информационного обеспечения, которое опосредует и упорядочивает соответствующие управленческие связи, возникающие между субъектом и объектом управления [5]. Именно поэтому можно утверждать, что от уровня качества разработки вопросов информационного обеспечения ОВД зависит и уровень защиты персональных данных, используемых ими, и эффективность защиты прав и свобод граждан.

Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате МВД и его структурных подразделениях, органах внутренних дел возлагается на Управление документального обеспечения, отделы, сектора документального обеспечения, канцелярии. Основной задачей подразделения делопроизводства и режима является  установление в ОВД единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях ОВД.

Управление в сфере делопроизводства осуществляется посредством:

- разработки инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел;

- осуществления регистрации и учета документов;

- организации документооборота, формирования дел, их хранения и подготовки к передаче в архив или лицу, ответственному за ведение архива;

- обеспечение внедрения и контроль над соблюдением структурными подразделениями аппарата МВД, предприятиями, учреждениями и организациями, которые принадлежат к сфере управления МВД, требований инструкций, регламентов и национальных стандартов по вопросам делопроизводства;

- применения меры к уменьшению объема служебной переписки в аппарате МВД, предприятиях, учреждениях и организациях, относящихся к сфере управления МВД;

- участия во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в МВД;

- осуществления контроля над своевременным рассмотрением и прохождением документов в МВД;

- обеспечением соблюдения единых требований по подготовке документов и организации работы с ними, в том числе в условиях электронного документооборота;

- проведения анализа информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

- организации сохранения документационного фонда учреждения и его использования до передачи их в архив.

Таким образом, одним из основных направлений и неотъемлемой составной частью совершенствования деятельности органов внутренних дел является совершенствование их документального обеспечения, то есть процесс прохождения документов в системе ОВД с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Список литературы:

1. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел. Автореферат. канд. юрид. наук / Митина Т.Е. - М., 2006. - 28 c.
2. Шашкина А.Н. Сравнительный анализ понятий "государственное управление", "государственное регулирование", "административно-правовое регулирование" // Российская таможенная академия - 20 лет в авангарде таможенного образования и науки: сборник материалов Международной научно-практической конференции. - М.: Изд-во Рос. тамож. акад., 2013. - С. 263-265.
3. Основы делопроизводства в ОВД [Текст]: курс лекций / [В.В. Казаков [и др.]]; Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород: НА МВД России, 2013. - 111 с.
4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст] : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - Новосибирск : ИНФРА-М, 2010. -365 с.
5. Заботина Т.Ю. Роль подразделений делопроизводства и режима в повышении качества подготовки документов и обеспечения контроля за документационным обеспечением в ОВД // Гуманитарные научные исследования. 2015. № 5. Ч. 2.