АВТОМАТИЗАЦИЯ АКТУАЛИЗАЦИИ И МОНИТОРИНГА ЦЕН МАТЕРИАЛОВ И КОМПЛЕКТУЮЩИХ В ХОДЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК

Машиностроение является одной из крупнейших отраслей, которая включает в себя: общее машиностроение, специализирующейся на выпуске производственного оборудования; транспортное машиностроение; электротехническая и электронная промышленность; приборостроение; производство военной техники и вооружения и рад других подотраслей и производств.

Сложно найти предприятие, способное обойтись без закупок материалов и комплектующих у сторонних организаций – оно постоянно контактирует с поставщиками с целью закупки необходимых для производства материальных ценностей. Учитывая огромные масштабы производства на ПАО «УМПО», организация закупок представляет из себя сложный процесс, в который вовлечено множество подразделений и исполнителей. В ходе организации закупок обрабатываются огромные объемы данных.[3]

В данной статье рассматривается процесс ежегодного проведения закупок материалов и покупных комплектующих изделий, выполняющихся на основании запросов производственных цехов. Будет проведен анализ существующего процесса, проанализированы его недостатки и предложены решения по их устранению.[1]

Производственные цехи ежегодно формируют заявки на закупку материалов и покупных комплектующих изделий на основании изменений, вносящихся в конструкторскую и технологическую документацию. Материально-ответственное лицо оформляет заявку, представляет ее руководителю для согласования и передает в соответствующую службу – отдел главного механика, отдел главного энергетика, дирекцию строительного комплекса или др.

На рисунке 1 представлена мнемосхема существующего процесса.

Рисунок 1. Мнемосхема существующего процесса организации закупок

Специалист отдела принимает все заявки подчиненных подразделений и проводит их анализ. В результате специалист формирует сводную заявку, которую затем согласует с начальником службы (главным механиком, главным энергетиков и т.д.).

Согласованная службой сводная заявка предоставляется для проверки в отдел материально-технического снабжения (ОМТС) и отдел цен (ОЦ). В случае успешного прохождения проверки заявка утверждается и передается в плановый отдел службы снабжения (ПОСС). Сотрудник ПОСС регистрирует список новых материалов в ИСУ «Баан».

На основании утвержденной заявки специалист службы формирует договор и пакет сопроводительных документов, который передается в отдел внутреннего аудита (ОВА).

Специалист ОВА проводит проверку пакета документов и в случае ее успешного прохождения регистрирует новый договор на закупку в ИСУ «Баан».

Получив уведомление о регистрации договора, специалист службы передает пакет документов в отдел цен. Специалист ОЦ регистрирует пустой ценник по договору и также регистрирует протокол цен по договору в ИСУ «Баан».

Сотрудник службы создает спецификацию договора в ИСУ «Баан», закрепляет ее за зарегистрированным договором и также копирует ее в ценник.

Сотрудник отдела цен получает от поставщика данные с актуальными ценами. После этого сотрудник отдела цен оформляет и регистрирует в ИСУ «Баан» протокол изменения цен. Затем сотрудник вручную обновляет цены по каждой позиции в спецификации договора, обращаясь к протоколам цен.

Сформированный договор со спецификацией и заполненными ценами активируется. После этого сотрудник службы получает счет-фактуру и договор от поставщика и по активированному договору регистрирует заказ на закупку и счет-фактуру.

После этого ожидается поставка материалов. Материалы и сопроводительные документы передаются операторам цеха 10. Оператор цеха 10 проводит приемку материалов и регистрирует поставку в ИСУ «Баан».

Получив подтверждение поступления, сотрудник службы проводит акцепт счета-фактуры.

При несоблюдении сроков оформления закупочной документации и внесении некорректных цен в итоговые варианты документов поставщик налагает на предприятие различного рода санкции. В таком случае регламент предполагает проведение мероприятий по установлению причин срыва поставки.

В ходе разбирательства производится также анализ истории изменения цен путем изучения протоколов цен.

Существующий процесс обладает следующими недостатками:

• при обновлении цен в спецификациях договоров, специалист отдела цен вручную ищет актуальный протокол цен и переносит цены в спецификацию договора;
• при изучении истории изменения цен (в случае срыва поставок и проведении мероприятий по установлению причин и виновных) приходится вручную изучать все протоколы цен и фиксировать факт изменения цен.

Данные задачи представляют из себя ручной ввод и поиск информации среди большого количества записей и, таким образом, являются крайне трудоемкими процессами.

Следствием указанных недостатков является:

• неэффективное использование рабочего времени сотрудников;
• высокая вероятность внести некорректные цены в спецификацию договора и, как следствие, сорвать поставку материалов и ПКИ;
• срыв поставок вызывает огромные накладные расходы, связанные как с повторной организацией закупок, так и с возможностью наложения санкций поставщиком.

Для устранения указанных недостатков процесса организации закупок предлагается разработать и внедрить модуль актуализации и мониторинга цен, который должен решать следующие задачи:

• в автоматическом режиме сопоставлять актуальные цены из нового протокола цен позициям спецификации договора закупки;
• предоставлять удобный доступ к истории изменения цен по позициям договоров.

На рисунке 2 представлена мнемосхема предлагаемого процесса организации закупок.

Рисунок 2. Мнемосхема предлагаемого процесса организации закупок

Функциональная модель предлагаемого процесса строится на основании мнемосхемы предлагаемого процесса. Построение модели необходимо для того, чтобы определить функциональность проектируемого модуля мониторинга и актуализации закупочных цен.[5]

На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма функциональной модели предлагаемого процесса.

Рисунок 3. Контекстная диаграмма предлагаемого процесса

Диаграмма декомпозиции контекстного функционального блока представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции контекстного уровня

Диаграмма декомпозиции функционального блока А3.4 «Актуализировать цены позиций спецификации», входящего в уровень А3 «Обслуживать договор», представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции функционального блока А3.4 «Актуализировать цены позиций спецификации»

Модуль мониторинга и актуализации закупочных цен выполнен в форме встроенного модуля ИСУ «BAAN», внедренной и эксплуатируемой ПАО «УМПО». Модуль будет являться частью подсистемы BAAN «Сбыт, снабжение, склады».

«BAAN - Сбыт, Снабжение, Склады» производит управление продажами и закупками, контрактами, материальными запасами и хранением, многоуровневое управление партиями и отслеживание движения партий. Кроме этого, модуль предлагает всестороннее управление внешней логистикой и транспортировкой, обеспечивает оптимизацию маршрутов, управление заказами на транспортировку и поддержку транспортных работ, поддержку общего складирования и управление упаковочными работами. Подсистема интегрирована со всеми продуктами семейства BAAN, что предоставляет предприятию всеобъемлющую, доступную и единую информационную систему управления.[2]

ИСУ «BAAN» является частью комплекса программно-технических средств, используемых предприятием для автоматизации различных аспектов производственной деятельности. Схема комплекса технических средств представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Существующий комплекс технических средств ПАО «УМПО»

Основой модуля является база данных, содержащая данные о закупочных единицах (различных материалах и покупных комплектующих изделиях). Информационная модель логического уровня представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Информационная модель логического уровня

На рисунке 8 представлены экранные формы модуля мониторинга и актуализации цен.

Рисунок 8. Экранная форма модуля

Таким образом, внедрение модуля актуализации и мониторинга цен позволит сократить временные затраты за счет автоматизации процедуры ручного обновления цен в спецификациях договоров на основе протоколов цен.

Автоматизация сократит общее время выполнения процесса и уменьшит вероятность возникновения различного рода ошибок, приводящих к внесению некорректных цен в итоговые формы договоров.[4]

Список литературы:

1. Бритов Г. С. Моделирование бизнес-процессов / Г. С. Бритов, Т. Ф. Осипова. – Saarbrucken, Deutschland: LAP LAMBERT Academic Publishing, 2014. – 124 с.
2. ГОСТ 27833-88 Средства отображения информации. Термины и определения. – Введ, 1990-01-01. – М.: Изд-во стандартов, 1988. – 7 с.
3. Ипатова Э.Р., Методологии и технологии системного проектирования информационных систем. / Э.Р. Ипатова Ю.В Ипатов. –М: Издательство «Флинта», 2011 – 256 с.
4. Маклаков С.В. BPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ–МИФИ, 1999. — 256 с.
5. Д.Э. Федотова, Ю.Д. Семенов, «CASE-технологии. Практикум»,2005г.160 стр.