ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МОБИЛЬНЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ СЭД В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается актуальность применения мобильных приложений для СЭД в государственных органах. Отмечается опыт использования мобильных приложениях в России. Определяются причины, препятствующие массовому применению мобильных приложений в органах власти.

Ключевые слова: системы электронного документооборота; СЭД; мобильные приложения; электронные документы; государственные органы.

В настоящее время прослеживается явная тенденция увеличения количества смартфонов и планшетных компьютеров, вследствие этого наиболее динамичным сектором в отрасли разработки программного обеспечения становится рынок мобильных приложений (рис. 1). Мобильные приложения упрощают деятельность человека, делая ее более эффективной, за менее короткий промежуток времени.

Рисунок 1. Процентное соотношение подключенных к сети устройств [1]

Глобальный ИТ-рынок находится на этапе устойчивого развития вследствие распространения новых технологических трендов: облачных вычислений, мобилизации, больших данных, открытых подходов к ИТ. Мобильные приложения в современном мире трансформируются в неотъемлемую часть инфраструктуры любой организации. Они используются для удаленного доступа сотрудников к корпоративным системам.

Актуальной тенденцией, безусловно, является мобильность. Системы электронного документооборота (СЭД) должны обеспечивать не только оперативный доступ к данным, но и возможность работы с документами в любое время и без необходимости нахождения в офисе. На сегодняшний день необходимость мобильных рабочих мест в органах власти выражена неярко, при этом для руководителей высшего ранга данных органов разрабатываются соответствующие АРМ. Молодое поколение государственных служащих, преимущественно руководителей, желают иметь доступ в СЭД с тех устройств, на которых им привычнее и удобнее работать вне служебных кабинетов, то есть в командировках, на мероприятиях и т.д. [2].

Для рядовых пользователей не менее актуальны технологии удаленного доступа (мобильного и через веб-интерфейс на стационарных ПК или ноутбуках). Для обеспечивающих специалистов такие технологии особенно важны, поскольку применение мобильных средств способствует организации качественного информационного обеспечения руководства во время выездных мероприятий.

По мнению экспертов, приложения для мобильного доступа должны стать важным дополнением СЭД, которые позволяют пользователям работать в системе из любой точки мира.

Мобильные интерфейсы набирают актуальность на рынке: заказчики понимают, для чего они нужны, и что должны делать в реальной практике. У каждого сотрудника есть свой планшет или, по крайней мере, смартфон, и им удобно быстро ставить и выполнять задачи, ознакомляться с документами и выносить решения в режиме онлайн через мобильный интерфейс [3].

По мнению экспертов, заказчики все чаще выбирают сначала мобильные приложения, а потом саму СЭД.

Однако на сегодняшний день не все мобильные приложения, представленные на рынке, соответствуют требованиям государственных заказчиков. Вследствие этого недостаточно широко распространена практика применения мобильных приложения в СЭД. Так, только в 25 федеральных органах исполнительной власти, в которых внедрена СЭД, имеется мобильное приложение [4].

Благодаря возможностям мобильных приложений СЭД руководители органов власти формируют резолюции, поручения, согласовывают нормативно-правовые акты, подписывают с помощью ЭЦП документы, используют мобильное приложение в качестве «портфеля» для документов. При нахождении вне служебных кабинетов руководитель использует планшет, в котором установлено приложение, и в специальной папке хранятся все необходимые документы. Работать с ним можно не только онлайн, но и в отсутствие связи.

По мнению экспертов, первыми лицами мобильные устройства наиболее востребованы, поскольку им важно иметь доступ к документам, находясь за пределами рабочего кабинета. Вследствие этого сегодня имеет первостепенное значение возможность удаленной работы, тем более в режиме офлайн [5]. Для подтверждения данного тезиса стоит отметить опыт использования мобильных приложений в регионах России.

Одним из передовых регионов в области развития электронного документооборота в государственных органах является Ростовская область. Еще в 2006 г. под эгидой Минсвязи здесь был запущен пилотный проект по развертыванию СЭД «Дело» для обмена документами между органами местной исполнительной власти и Правительством РФ. Сегодня благодаря этому Ростовская область вышла на 5 место среди субъектов РФ по степени готовности «электронного правительства», ее база данных СЭД насчитывает более 7600 пользователей из 800 организаций и учреждений, руководители органов власти работают в программном сервисе «Мобильный кабинет руководителя» [6].

Рисунок 2. Количество пользователей электронного документооборота в органах власти Ростовской области [7]

Государственным служащим на удалении позволяет работать с официальными документами такая мобильная версия СЭД как «Мобильный кабинет руководителя». «Бизнес ИТ» разработала «Мобильный кабинет руководителя» в 2013 г. специально для Правительства Ростовской области. Программный продукт действует на основе мобильного решения для iOS «Портфель руководителя» и интегрируется с СЭД «ДЕЛО». Приложение адаптировано под специфику руководящей работы. Благодаря использованию специального облегченного интерфейса, руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

«Мобильный кабинет руководителя» решает такие задачи, как оперативное получение, отправка, согласование, подписание официальных документов с использованием электронной подписи, а также формирование поручений и добавление графических и аудио-комментарий. Программа позволяет загружать документы из электронной почты и прикреплять их к сообщениям, создавать инициативные поручения. Руководитель прямо в приложении может подготовить проект резолюции по документу, в том числе с использованием голосовых заметок и направить его помощнику для дальнейшего оформления. В автономном режиме также доступны все основные функции. Все изменения будут отправлены на сервер как только появится соединение с сетью.

Рисунок 3. Соотношение отработанных документов, зарегистрированных в СЭД «Дело» [8]

В решение интегрированы средства криптографической защиты информации и электронная подпись, что придает юридическую значимость документам. Теперь, уезжая в командировку, руководители Ростовской области вместо тяжелого портфеля с бумагами берут с собой iPad. На данный момент приложением активно пользуются все министры и члены Правительства, в том числе и первое лицо региона – губернатор Ростовской области Василий Голубев. На сегодняшний день решением оснащены порядка 85 планшетов.

При использовании данного программного сервиса решаются такие задачи, как повышение скорости и качества работы руководителей с электронными документами, в том числе и обращениями граждан.

Таким образом, мобильные приложения в СЭД в государственных органах востребованы, поскольку на руководящие должности в государственных органах приходят молодые активные служащие, которые понимают, что работа на мобильном устройстве не только престижна, но и удобна.

Однако все мобильные приложения, предлагаемые различными разработчиками, имеют узконаправленные технологические процессы в системе документооборота, что ограничивает возможность их применения в госсекторе. Также важным вопросом в рабочем процессе использования мобильного приложения является защита государственной информации. Для исправления данной ситуации разработчикам необходим индивидуальный подход к специфике деятельности того или иного органа. А для таких заказчиков непомерна высока стоимость мобильных клиентов, ведь порой она сопоставима со стоимостью СЭД в целом. Потенциально, со временем цена стандартной функциональности снизится до уровня программного обеспечение, продаваемого через магазины приложений, но пока, в связи с невысоким спросом, разработка и поддержка таких мобильных клиентов весьма дороги.

В заключение можно отметить, что внедрение мобильных приложений в СЭД подтвердило утверждение об их необходимости в качестве обязательного требования и важного дополнения к системе. Вследствие этого мобильные приложения становятся наиболее востребованной стратегией развития СЭД, так как с помощью мобильных приложений государственным служащим предоставляется возможность работать с документами в любое время и в любом месте по защищенным каналам связи. Это особенно важно, поскольку большую часть рабочего времени госслужащие проводят вне кабинетов, а на выездах, в том числе в муниципалитеты.

Список литературы:

1. СЭД: удобство без опасности // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://club.cnews.ru/blogs/entry/sed_udobstvo_bez_opasnosti (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
2. СЭД в госсекторе: достижения, проблемы, перспективы // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=169517 (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
3. Тренды российского рынка СЭД/ECM // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Тренды_российского_рынка (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
4. Сведения о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://minsvyaz.ru/ru/documents/3837/ (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
5. Тимур Меджитов: "Сегодня заказчики рассуждают о проектах, которые охватывают все ведомства..." // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://ecm-journal.ru/docs/Timur-Mezhditov-Segodnja-zakazchiki-rassuzhdajut-o-proektakh-kotorye-okhvatyvajut-vse-vedomstva.aspx (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
6. Ростовская область и ЭОС: от электронного управления бумагой к электронным подлинникам // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.cnews.ru/articles/rostovskaya_oblast_i_eos_ot_elektronnogo (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
7. Лопаткин Г.А. «Межведомственный электронный документооборот в Ростовской области» // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=133965 (Дата обращения: 17.10.2017 г.)
8. 2016: 10 тысяч пользователей СЭД // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.tadviser.ru/index.php/Проект:Правительство_Ростовской_области_(Дело_(ЭОС) (Дата обращения: 17.10.2017 г.)