РАСШИРЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Системы электронного документооборота (СЭД) первоначально были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали усложняться за счёт появления новых функций, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией [1].

Актуальность данного вопроса подтверждается и основными тенденциями российского рынка 2015-2016 гг., в рейтинге которых на первое место вышла тенденция «расширение функциональности СЭД/ЕСМ». Как известно, базовой функцией отечественных СЭД является управление канцелярией: регистрация, хранение документов, исполнение поручений. Но с течением времени появилась необходимость решения со стороны СЭД множества других повседневных задач, среди которых – проектное управление, совещания, корпоративные порталы, интеллектуальный быстрый поиск, сравнение версий документов, а также возможности видеоконференцсвязи.

Каждая из данных задач является инструментом для внутренних и внешних коммуникативных процессов организаций. Например, корпоративный портал, интегрированный с СЭД, унифицирует коммуникации во внутрикорпоративной среде и даёт новые возможности для взаимодействия между работниками предприятия.

Что касается внедрения видеоконференцсвязи в СЭД, отметим, что данная технология способствует быстрой организации совещаний с привязкой к документу в режиме online, в том числе с удалёнными подразделениями. Доступность всех документов для обсуждения в СЭД исключает необходимость делать рассылку, что экономит время на подготовку совещаний, а также позволяет запрашивать и получать информацию по документам в быстром режиме у любого пользователя.

Ещё одной актуальной возможностью СЭД являются системы интеллектуального быстрого поиска, применение которых обусловлено развитием поисковых и аналитических средств, основными тенденциями которых являются: минимизация использования атрибутивного поиска данных; морфологический, синтаксический и семантический анализ контента; поиск сотрудников по компетенциям.

Также сегодня активно внедряется такая важная функция, как сравнение версий документов в СЭД, которая позволяет автоматически находить различия в оригиналах и копиях документов и получать список всех найденных отличий в удобном представлении. Всё это снижает риски подписания некорректной версии документа и упрощает работу всех сотрудников, которые взаимодействуют с различными контрагентами [5]. 

Более того, нельзя не отметить, что в настоящее время многие организации делают ставку на СЭД как инструмент управления. В основном этим пользуются жёстко формализованные организации, такие как государственные органы или крупные холдинги, где существует сильная вертикаль власти, а СЭД становится инструментом иерархического управления и контроля. Всё это обусловливает повышение требований по наличию функционала планирования, контроля исполнения поручений, распорядительных документов [2].

В целях решения вышеперечисленных задач, специалисты отмечают возникший спрос на готовые модули в рамках СЭД, закрывающие отдельные функциональные горизонтальные и специфические отраслевые функции. Условно данные модули можно разделить на три вида:

1. Модули интеграции СЭД с другими системами заказчика. Данные модули, как правило, расширяют функциональность СЭД посредством избавления пользователей от необходимости работать ещё и в других системах.
2.  Приложения, реализующие специфический сценарий с отдельной группой документов.
3. Специализированные рабочие места, позволяющие обеспечить комплексную поддержку определённой группы пользователей или работу с СЭД устройств различных форматов и платформ, либо встроенные приложения, уже используемые пользователями в ежедневной работе.

Данный модуль не только расширяет функциональность, но и даёт возможность использовать его с устройств новых форм-факторов – смартфонов и планшетов на различных операционных системах. Для каждых СЭД существует свой набор приложений, но в целом компании стараются не отставать друг от друга, предлагая решения с аналогичными функциями [3].

Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определённого типа задач. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные и слабые стороны СЭДов (табл.1).

Таблица 1.

Топ-10 систем электронного документооборота

Стоит отметить, что в данной таблице фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России, что отражает ещё один тренд настоящего времени – импортозамещение. Приведённая классификация в табл. 1 представляет собой анализ качественных программных продуктов по пяти основным параметрам автоматизации работы на предприятии, пользующихся наибольшим спросом в различных видах российского бизнеса.

Сегодня большинство бизнес-структур рассматривает документооборот в качестве базового элемента деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД/ЕСМ выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) — оптимизация бизнес-процессов, на третьем — возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%) (рис. 1).

Рисунок 1. Бизнес-факторы для выбора решения в области СЭД [2]

Итак, опираясь на ответы респондентов, внедрение систем электронного документооборота на предприятии даёт существенный положительный эффект. Благодаря им в организации осуществляются сокращение затрат, экономия ресурсов и увеличение производительности труда работников.

Также следует отметить, что системы электронного документооборота в современном мире будут все шире внедряться и развиваться, поскольку перед каждой организацией ставится задача эффективного управления основными процессами, позволяющая обеспечить оперативный доступ к необходимой документации, быстрый поиск и надёжное хранение информации, а также осуществить сокращение затрат рабочего времени сотрудников на обработку электронных данных [4, с. 168]. Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг при работе с гражданами. Таким образом, необходимо уделить особое внимание представленным выше тенденциям развития систем электронного документооборота для их дальнейшего совершенствования.

Список литературы:

1. Обзор: системы электронного документооборота // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://zhazhda.biz/lifestyle/obzor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 17.11.2017 г.)
2. Тренды российского рынка СЭД/ECM // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://www.tadviser.ru/index.php/ Статья:Тренды_российского_рынка_ECM (дата обращения: 17.11.2017 г.)
3. Как расширить функциональность СЭД? // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://www.sekretariat.ru/question (дата обращения: 17.11.2017 г.)
4. Усольцев В.В. Главные тренды российского рынка систем электронного документооборота // Инновационные технологии в образовании и науке. – 2017. – С. 167-170.
5. Тенденции развития решений для электронного документооборота // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://www.eos.ru/upload/iblock.pdf (дата обращения: 17.11.2017 г.)