ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В РОССИИ

В настоящее время проблема перехода к электронному документообороту является достаточно актуальной, что объясняется стремительным развитием информационно-телекоммуникационных технологий в мире. В направлении тренда повсеместного внедрения цифровых технологий во все сферы жизни общества в России утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации».

Однако цифровая экономика не может осуществляться без электронных документов, именно СЭД сегодня является интеграционной платформой, которая призвана объединить все информационные системы.

Лавинообразный рост объемов и разновидностей цифровой информации, вовлечение всех сотрудников в интенсивные электронные коммуникации и элиминацию бумаги, проектный подход к управлению, консолидация информационных ресурсов, «мобилизация» доступа к документам – все эти идеи цифровой экономики влияют на СЭД самым непосредственным образом.

Переход на электронный документооборот российских компаний во многом обусловлен вступившим в силу законом "О персональных данных" (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Особая роль информационного обеспечения в сфере государственного и муниципального управления и предоставления электронных информационных услуг была отмечена Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным: «Нам нужно избавить людей от необходимости ходить по конторам, трепать там нервы в очередях тогда, когда нужно получить элементарные бумаги. Поэтому уже в ближайшие годы мы должны полностью отстроить систему предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде. Речь идёт об информационных и сервисных порталах, интегрированных каналах связи, ведомственных и региональных банках данных». Эти и другие обстоятельства обусловливают необходимость перехода к электронному документообороту, поскольку объём и количество используемых документов стремительно увеличиваются.

По мнению экспертов TAdviser, масштаб разработки продуктов для обеспечения электронного документооборота на российском рынке ежегодно растет и наблюдается положительная динамика в увеличении проектов СЭД в объеме их использования. (рис 1)

Рисунок 1. Количество СЭД/ECM проектов Топ-10 производителей в России TAdviser [1]

Анализ динамики данных российского рынка СЭД/ЕСМ показывает, что объем СЭД в России за последнее время стабильно увеличивается каждый год на 4 млрд. руб.. Это свидетельствует о росте заинтересованности компаний страны внедрять системы электронного документооборота в свою деятельность. (рис. 2).

Рисунок 2. Динами российского рынка СЭД/ЕСМ, млрд. руб. [2]

Заинтересованность компаний России во внедрении электронного документооборота обусловлена следующими преимуществами: многокритериальный поиск документов, позволяющий вести архив документации различного рода; контроль исполнения документов, обеспечивающий актуальность каждого документа; распределение прав доступа к различным документам и функциям системы; распределение документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа (поступившие, на исполнении, на контроле и другие).

В деловой деятельности компаний и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество. Это видно в результате анализа данных временных затрат на этапы работы с документами в электронном документообороте по сравнению с бумажным документооборотом. (рис. 3)

Рисунок. 3. Временные затраты на этапы работы с документом в электронном и бумажном документообороте в процентном соотношении за единицу времени [3]

Однако при всех плюсах электронного документооборота процесс перехода к его использованию сопровождается рядом трудностей.

К наиболее распространенным проблемам внедрения электронного документооборота относятся: не полное соответствие нормативной базы и практики применения; взаимодействие с предприятиями, использующие традиционную систему документооборота; отсутствие документооборота как такового; путаницы в структуре уже существующего документооборота.

Выше перечисленные факторы отражают объективную сторону проблем внедрения, однако не стоит упускать из виду субъективные, человеческие аспекты. Зачастую как раз они выступают главным барьером на пути перехода к электронному документообороту. Прежде всего, стоит отметить консерватизм сотрудников, которые привыкли к бумажным документам, журналам регистрации корреспонденции и т.п. У некоторых из них отсутствует понимание процесса приобретения законности электронного файла, а потому не считают электронный документооборот юридически значимым. При условии низкого уровня компьютерной грамотности, а также нежеланием изучать программы мы имеем мощный сдерживающий фактор.

Объективно оценивая уровень перехода на безбумажное делопроизводство, стоит сказать, что мы находимся в пограничном состоянии между традиционным бумажным документооборотом и электронным, что можно охарактеризовать как смешанный документооборот.

В подобных условиях требуется наличие нормативно-правовой базы с четко закрепленными положениями. Центральным законом можно считать Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи», в котором закрепляется механизм, позволяющий подписать электронный документ, а также придать ему юридическую силу, что позволяется осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать государственные и муниципальные услуг, а также исполнять государственные и муниципальные функций с использование электронных документов. 

Также можно выделить следующие нормативно-правовые акты в области электронного документооборота: Рекомендация по комплектованию, проведению учета и организации хранения электронных архивных документов, а также Рекомендация по комплектованию, проведению учета и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, которые разработаны ВНИИДАД [4]; Государственная система в области документационного обеспечения управления (в данном документе собраны основные принципы и нормы, которые определяют общие требования к документационному обеспечению ); Федеральный закон от 22.10.2004г. №125-ФЗ  «Об архивном деле в РФ» (данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов); Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (данный закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде); Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в нем дается понятие электронного документа и смежных с ним областей); Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [5].

В последнее время все чаще говорят о том, что импортозамещение в сфере ИТ идет не такими высокими темпами, как ожидалось. Однако есть сегмент, в котором процесс импортозамещения начался еще до того, как это стало мейнстримом на государственном уровне. Это рынок систем электронного документооборота и ECM-систем. Так что неудивительно, что российские СЭД уже давно и вполне успешно составляют конкуренцию зарубежным решениям. В особенности это касается госсектора, на который прежде всего и ориентирована политика импортозамещения.

Например, по данным TAdviser на август 2016 г., лидером по количеству реализованных СЭД-проектов в органах власти, местного самоуправления и иных государственных организациях является компания ЭОС. Из более 700 учтенных экспертами СЭД-проектов более 45% приходится на внедрение продуктов ЭОС: «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», а также автоматизированный информационный комплекс «НАДЗОР» [6].

К тому же уже к осени 2015 г. более 100 организаций перешли с других СЭД на продукты ЭОС, при этом около 40 компаний перешли с зарубежных СЭД-платформ, среди которых были Documentum, Alfresco, Lotus.

Зародившаяся тенденция полного вытеснения бумажных документов с каждым годом все усиливается. Это касается массовых внутренних документов, например, докладных и служебных записок.

На данном этапе важно правильно организовать работу в смешанном документообороте через нормативные документы, в которых должно быть отражение вопросов, к примеру, по использованию ЭЦП в документообороте организации. Также необходимо снизить до минимума уровень страха сотрудников перед внедрением новых технологий.

До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.

Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с человеческим фактором. Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.

Список литературы:

1. Топ 10 СЭД/ЕСМ в России [Электронный ресурс]URL: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (Дата обращения 24.11.2017)
2. СЭД - рынок России [Электронный ресурс] URL: http://www.tadviser.ru/index.php/ (Дата обращения 25.11.2017)
3. Соотношение времени этапов работы с документами [Электронный ресурс] URL: http://www.intuit.ru/studies/ courses/76/76/lecture/27928?page=2(Дата обращения 26.11.2017)
4. Рекомендации ВНИИДАД [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization-electronny-document.shtml (Дата обращения 26.11.2017)
5. Общая нормативно-правовая база электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: https://ecm-journal.ru/post/Tekushhee-zakonodatelstvo-v-sfere-ehlektronnogo dokumentooborota-i-SEhDECM.aspx  (Дата обращения 26.11.2017)
6. Импортозамещение в области СЭД [Электронный ресурс] URL: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Импортозамещение_в_области_СЭД%3A_на_привилегированном_положении (Дата обращения 26.11.2017)