СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

В настоящее время в большинстве организаций значительное внимание уделяется проблемам качества, экологии и промышленной безопасности. Эта тенденция вызвана конкуренцией среди производителей товаров и услуг. В сложившейся ситуации не только качество продукции и услуг может привлечь потребителя и сделать его постоянным клиентом, играет роль также экологическая политика организации и ее отношение к промышленной безопасности и охране труда. Эти три показателя в современном мире очень важны и являются индикатором развития экономики государства.

Организация несет убытки, если выпускается продукт ненадлежащего качества, если наносится ущерб здоровью персонала и имуществу, если загрязняется окружающая среда. В большинстве случаев причинами данных видов потерь являются недостатками в системе управления организации. Для устранения данных недостатков самым коротким и надежным путем является разработка и внедрение интегрированной системы менеджмента, отвечающей требованиям нескольких международных стандартов [6].

Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) понимают часть общей системы менеджмента, элементы которой отвечают, в том числе, комплексу требований двух или более международных стандартов в области управления (ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001 и т. п.), функционирующей как единое целое, направленной на достижение общих целей организации. [1].

Интегрированная система менеджмента на предприятии должна действовать по принципу постоянного повышения качества всех организационных процессов. Внутренний аудит ИСМ является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Международные стандарты ИСО серий 9000 и 19000 подчеркивают значение аудита как инструмента руководства организацией по сбору объективных данных и подтверждению эффективного внедрения и функционирования систем менеджмента [5].

ИСМ должна периодически подвергаться внутренним аудитам, которые являются одним из инструментов анализа, мониторинга и улучшения функционирования системы менеджмента. Данный процесс является очень важным, так как аудиты позволяют повышать эффективность всей ИСМ, но к сожалению, не все организации, внедрившие системы менеджмента, уделяют ему должное внимание [7, 8]. Поэтому проблема повышения результативности процесса «Внутренний аудит» является актуальной для российских предприятий, внедривших и внедряющих интегрированные системы менеджмента [4].

Аудиты являются одним из важнейших процессов, позволяющих оценить соответствие систем менеджмента установленным требованиям. ОАО "Т" проводит внутренние аудиты с периодичностью 1 раз в год с целью установления, что интегрированная система менеджмента соответствует требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2011, ГОСТ Р ИСО 14001-2007, ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007, внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Внутренние аудиты ИСМ в ОАО «Т» проводятся согласно плану-графику внутренних аудитов ИСМ.

По результатам внешних и внутренних аудитов интегрированной системы менеджмента Компании были выявлены рекомендации, замечания и несоответствия по многим пунктам стандартов ГОСТ Р ИСО 9001 - 2011, ГОСТ Р ИСО 14001 – 2007, ГОСТ Р 54934 - 2012. При их анализе была выявлена закономерность превышения количества предписаний по результатам внешних аудитов относительно внутренних. Общую картину за два года можно посмотреть на гистограмме распределения количества несоответствий, замечаний и рекомендаций по результатам внешних и внутренних аудитов за 2015 – 2016 года на рисунке 1.

Рисунок 1. Результаты аудитов ИСМ ОАО «Т»

Кроме того, процесс «Внутренние аудиты» не подвергается анализу и не включатся в программу как внутренних, так и внешних аудитов, что является нарушением требований стандартов ГОСТ Р ИСО 9001 – 2011 «Системы менеджмента качества. Требования» и ГОСТ Р ИСО 19011 – 2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» [1, 2].

Для повышения результативности процесса «Внутренние аудиты» были проанализированы существующие проблемы и выявлены причины их появления при помощи инструментов качества. Причины, влияющие на результативность процесса «Внутренние аудиты» были определены при помощи причинно-следственной диаграммы (диаграммы Исикавы). При помощи метода «мозгового штурма» было выявлено множество причин второго и третьего уровней по каждой из перечисленных выше основной причине. Полученный результат представлен на диаграмме, изображенной на рисунке 2.

Рисунок 2. Причинно-следственная диаграмма (диаграмма Исикавы)

В результате анализа причин, представленных на рисунке 2 и влияющих на качество данного процесса были определены основные причины, влияющие на снижение результативности процесса «Внутренние аудиты» - персонал и документация. Влияние вышеперечисленных причин на результативность процесса «Внутренние аудиты» определено при помощи построения диаграммы Парето. Диаграмма представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Диаграмма Парето для определения наиболее значимой причины

Рисунок 4. Диаграмма Парето для определения наиболее значимых причин группы «Персонал»

При помощи данных диаграмм был сделан вывод, что главное воздействие на снижение результативности процесса оказывают такие причины как не актуализированный регламент процесса РГ 4.03/01-02 «Внутренние аудиты» (23%), несоответствие регламента современным методам и методикам аудита (17%) и отсутствие в регламенте требования анализа программы аудита (14%). А наибольше воздействие на снижение результативности процесса, оказывают такие причины, связанные с персоналом как низкая компетентность аудиторов (63%) и не полное понимание аудиторами требований регламентирующей документации по процессу (20%).

Для выявления наиболее значимых причин низкой компетентности персонала была использована диаграмма Парето 2 уровня [3]. Диаграмма изображена на рисунке 5.

Рисунок 5. Диаграмма Парето, построенная для анализа причин низкой результативности процесса «Внутренние аудиты»

Представленная диаграмма содержит данные о причинах, влияющих на низкую компетентность аудиторов, процентный вклад каждой причины в общее количество причин и кумулятивный процент по каждой причине.

На основании диаграммы Парето были определены следующие причины:

1. Отсутствие методики оценки компетентности внутренних аудиторов (24%);
2. не своевременное повышение квалификации (21%);
3. недостаточный опыт проведения внутренних аудитов (14%);
4. не соответствующее образование (12%).
5. не подходяще личные качества аудиторов (11%);

Для достижения поставленных целей, аудиты должны быть организованы и выполнены персоналом, обладающим соответствующей квалификацией и рядом личных качеств. Плохо проведенный аудит может не только не достичь желаемого результата, но и нанести вред всей системе менеджмента предприятия, подорвав доверие к ней. Кроме того, подобная ситуация может неблагоприятно повлиять на отношения внутри организации. При этом ГОСТ Р ИСО 19011 не требует, чтобы каждый аудитор в группе по аудиту имел одинаковый уровень компетентности, в стандарте говорится о том, чтобы общая компетентность группы по аудиту была достаточной для выполнения целей аудита. По этой причине компетентность аудитора является важным требованием СТО организации.

На основе вышеприведенного анализа была выявлена необходимость разработки методики оценки компетентности внутренних аудиторов и формы «Паспорт аудитора».

Методика оценки компетентности внутренних аудиторов, разработанная в рамках повышения компетентности аудиторской группы, включает балльную оценку компетентности. Критерии оценки компетентности внутренних аудиторов представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Критерии оценки компетентности внутренних аудиторов

Способность аудитора применять свои знания и умения для квалифицированного проведения аудитов определяется из следующих соображений:

1. Соответствие суммы баллов по результатам оценки аудитора критерию – не менее 16 баллов.

2. Соответствие суммы баллов по результатам оценки руководителя группы аудиторов (ведущего аудитора) критерию – не менее 20 баллов;

3. Аудитор должен участвовать не менее чем в одном аудите в год. Ведущий аудитор - не менее чем в трех аудитах в год. Аудитор-стажер должен участвовать не менее, чем в двух полных аудитах. В последствии, при положительной рекомендации ведущего аудитора, ему может быть присвоен статус внутреннего аудитора.

Данная методика позволит подбирать аудиторов наиболее объективно, что, в свою очередь, скажется на повышении качества внутренних аудитов.

На основании оценки аудиторов ПР ИСМ может определить необходимость дополнительного повышения квалификации аудиторов или увеличения численности подготовленных аудиторов.

Данные оценки аудиторов регистрируются в документе "Паспорт аудитора". Форма паспорта аудитора приведена на рисунке 6.

Рисунок 6. Форма паспорта аудитора

Данная методика оценки компетентности аудиторов и разработанный документ «Паспорт аудитора», позволят повысить результативность процесса «Внутренние аудиты» за счет снижения или исключения некачественного исполнения процесса, низкой компетентности персонала и неполного анализа результативности процесса.

Список литературы:

1. ГОСТ ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования. -  М: Стандартинформ, 2012 - 27с.
2. ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента. – М.: Стандартинформ, 2013 – 42 с.
3. Минько, Э.В. Менеджмент качества: учебное пособие для бакалавров и специалистов [Текст] / Э.В. Минько, А.Э. Минько. – СПб : ПИТЕР, 2013. – 272 с.
4. Пекина Светлана Сергеевна. Повышение результативности процесса "внутренний аудит" системы менеджмента качества машиностроительного предприятия: диссертация ... кандидата технических наук : 05.02.23 / Пекина Светлана Сергеевна; [Место защиты: Моск. гос. авиац. ин-т]. - Москва, 2007. - 237 с.
5. Дежурова Ольга Викторовна. Совершенствование методики аудита системы менеджмента качества на основе оценки результативности процессов: диссертация ... кандидата технических наук : 05.02.23 / Дежурова Ольга Викторовна; [Место защиты: СибАДИ]. - Омск, 2010. - 128 с.
6. Дунченко Н.И., Егоров А.Ю. Актуальность интегрирования систем менеджмента для предприятий // Современные наукоемкие технологии. – 2010. – № 4. – С. 87-89.
7. Качалов В.А. О предназначении внутренних аудитов системы менеджмента качества / В.А. Качалов // Методы Менеджмента Качества. – 2013. - № 1. – С. 30-39.
8. Качалов В.А. О предназначении внутренних аудитов системы менеджмента качества [Текст] / В.А. Качалов // Методы Менеджмента Качества. – 2013. - № 2. – С. 14-22.