СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

В условиях жесткой конкуренции кадровый вопрос весьма актуален: руководителям предпочтительнее нанимать сотрудников, которые не опаздывают на работу и не покидают рабочее место преждевременно. Законодательство предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

Учет рабочего времени – это один из ресурсов, позволяющих руководителю оптимизировать затраты по заработной плате, оценивать отношение сотрудника к его должностным обязанностям, и включает в себя:

• календарное планирование, формирование графиков и политик учета рабочего времени, в том числе гибких и сменных;
• регистрация времени основных событий — приход на работу, уход с нее, начало и окончание перерывов (обед, местная командировка и т.д.);
• регистрирование причины отсутствия на рабочем месте (больничный, отпуск, прогул и т.д.);
• мониторинг присутствия на рабочем месте;
• информирование об опозданиях.

Учет рабочего времени должен быть эффективным, и добиться этого помогает автоматизация.

Автоматизация учета рабочего времени упрощает процедуру подготовки отчетности, значительно снижая трудозатраты, а также повышает уровень трудовой дисциплины сотрудников предприятия.

В любой момент за любой отчетный период  работодатель должен иметь возможность получить информацию об отработанных каждым сотрудником часов с проведением и учетом всех опозданий, командировок и отпусков, отгулов и больничных в удобном и наглядном виде.

Согласно статье 91 Трудового Кодекса РФ «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». В помощь кадровикам Госкомстат России утвердил специальную форму, которая носит название «Табель учета рабочего времени».

Для этого используются формы Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и Т-13 "Табель учета рабочего времени", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Форма Т-12 отличается от Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма Т-13, как правило, применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, а Т-12 - на бумажном носителе.

Табель учета позволяет:

- контролировать соблюдение режима трудовой дисциплины;

- получить данные об отработанном времени;

- рассчитать заработную плату;

- составлять статистическую отчетность.

В основе составления табеля лежит график работы организации, в котором устанавливаются: продолжительность рабочей недели; продолжительность ежедневной работы; время начала и окончания работы; время перерывов в работе; чередование рабочих и нерабочих дней и др.

Существует два способа заполнения табеля рабочего времени – ручной и автоматизированный.

Рассмотрим основные способы автоматизации.

1) Системы учета и контроля рабочего времени на RFID-метках. Используются для идентификации и контроля доступа персонала на территории организации. Представляют собой считыватели, встроенные в турникеты и электронные замки. Данные о перемещении персонала хранятся в базе данных и могут быть проанализированы для составления отчета о нахождения персонала в тех или иных помещениях. Минусом данных систем является определение местоположения с точностью до помещения, которое обслуживает считыватель. Система не может определять местоположение внутри помещения.

2) Биометрические системы учета и контроля рабочего времени. Данные системы работает по принципу RFID меток, только вместо считывателей меток используются сканеры отпечаток пальцев, сетчатки глаза и т.д. В тоже время данный тип идентификации более дорогой и больше отвлекает персонал от выполняемой работы.

3) Системы контроля рабочего времени с использованием видеофиксации. Данные системы получили большое распространение в последнее время в связи с удешевлением вычислительных мощностей, что позволяет распознавать лица. Самый большой минус данной системы – низкая надежность распознавания и практически невозможность работы в толпе. Плюсом этих систем является низкая себестоимость и возможность отслеживания персонала на рабочем месте либо в пределах определенной зоны.

4) Специализированные программы учета и контроля рабочего времени сотрудников. Данный вариант автоматизированного учета рабочего времени сотрудников подразумевает под собой использование только программных средств для учета рабочего времени. Исходя из самой реализации, сразу становятся видны ограничения при использовании данного метода – учет рабочего времени осуществляется только при работе за компьютером, т.е. данный подход имеет достаточно узкую специализацию. Плюс – самая низкая себестоимость системы.

5) Учет и контроль рабочего времени с помощью системы позиционирования в реальном времени (RTLS). При использовании RTLS системы имеется возможность отслеживать местоположение каждого интересующего работника в реальном времени не только в пределах помещения, а получать его точное местоположения. Система имеет  возможность автоматически выдавать предупреждение при нарушении сотрудников внутренних регламентов, например нахождения в «запретных» зонах или продолжительного нахождения в определенной зоне. Для большей эффективности данный вид систем учета рабочего времени можно интегрировать с системой видеонаблюдения, что позволит оператору получать изображение и запись видео в автоматическом режиме. На основе данных системы возможно автоматическое формирование табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13, журнал контроля рабочего времени, а также специализированные отчеты по статистике нахождения сотрудника в различных зонах организации.

Список литературы:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.12.2013) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 07.01.2002.
2. О табеле учета рабочего времени [электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://hr-portal.ru/article/o-tabele-ucheta-rabochego-vremeni
3. Положение об учете рабочего — Режим доступа — URL: https://www.perco.ru/ download/other/middle_office_ta.pdf
4. Установка системы учета рабочего времени. — Режим доступа — URL: http://habrahabr.ru/ post/234611/
5. Системы учета рабочего времени сотрудников и контроля доступа TimeControl— Режим доступа — URL: http://www.time-control.ru/.
6. Система учета и анализа CrocoTime— Режим доступа — URL: [http://crocotime.com/ru/