АНАЛИЗ ПРОЕКТИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ СКЛАДСКОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ТОРГОВОЙ КОМПАНИИ

Как известно, эффективное развитие любого предприятия невозможно без применения информационных технологий. Прежде чем приступить к разработке автоматизированной информационной системы любого предприятия, необходимо детально изучить все бизнес-процессы, протекающие в нем, а также организационную структуру и отличительные характеристики (особенности) данного предприятия.

Анализируемое предприятие представляет собой региональную торговую компанию по оптово-розничной продаже строительных материалов. Данная торговая компания имеет складское помещение, где и хранится товар (строительные материалы), а также офис, в котором заключаются договора с контрагентами (клиентами) и поставщиками. Товар может быть закуплен как оптом, так и в розницу.

Рисунок 1. Схема взаимодействия офиса и складского помещения с применением АИС

На данном рисунке представлен упрощенный вид бизнес-процесса компании. Все взаимодействия с контрагентами (клиентами) и поставщиками происходят в центральном офисе компании. После заказа и подтверждающего документа об оплате товара, данные о нем передаются на склад, где происходит, непосредственно, сборка товара для дальнейшей его реализации.

Организационная структура региональной торговой компании состоит из подразделений, представленных на рисунке 2:

Рисунок 2. Организационная структура предприятия

Организационная структура региональной торговой компании имеет линейно-функциональную зависимость, которая обеспечивает разделение управленческого труда [1]. Линейные звенья нужны для управления и командования подразделений, а функциональные для консультирования и помощи в решении соответствующего круга задач. Руководители функциональных подразделений не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения, осуществляют влияние на другие подразделения формально.

Взаимодействие с клиентом (контрагентом) осуществляет рядовой менеджер. Для этого ему необходимо решить несколько главных задач:

1) рядовой менеджер должен обеспечить клиента необходимой информацией о компании и товарах, а также предоставить каталог товаров и согласовать условия оплаты;

2) рядовой менеджер должен посредством разработанной и внедренной АИС, посмотреть товар (товары) на наличие/отсутствие на складе предприятия, произвести заказ данного товара (или группы товаров) и в зависимости от индивидуальных предпочтений клиента, а также условий оплаты, назначить дату, когда клиент сможет забрать товар со склада предприятия.

3) рядовой менеджер должен оформить заказ, т.е. заключить договор с клиентом (контрагентом) и выдать ему сопровождающие документы.

Для наиболее общего представления о функциональности, описанной выше системы, то есть взаимодействия менеджера компании и клиента, без рассмотрения ее внутренней структуры, необходимо использовать модели UML (Unified Modeling Language — унифицированный язык моделирования). А именно диаграмму прецедентов (Use Case Diagram) или диаграмму вариантов использования [2]. Она позволяет схематично отобразить, что делает система во внешнем мире (Рисунок 3).

Рисунок 3. Диаграмма вариантов использования системы

Данная диаграмма прецедентов имеет 5 вариантов использования и 2 актеров, между которыми установлены отношения включения и расширения.

Из диаграммы видно, что в качестве актеров тут выступают 2 субъекта: менеджер по торговле строительных материалов и контрагент – покупатель стройматериалов. Однако, только менеджер напрямую может взаимодействовать с данной системой. Доступ к системе клиенту будет предоставлен в офисе компании самим менеджером.

С одной стороны, главный вариант использования – оформление заказа предполагает согласование условий оплаты с клиентом и заказ товара со склада. Так как, данная функциональность выполняется всегда, то эти варианты использования будут связаны с главным отношением включения.

С другой стороны, главный вариант использования – оформление заказа предполагает наличие информационного объекта – каталог товаров. Он может быть представлен менеджером по запросу клиента. Данный вариант использования будет связан с главным отношением расширения.

Анализируя рассматриваемую систему продажи стройматериалов, можно заметить, что она представляет собой концептуальную модель типичной бизнес-системы, особенности которой связаны с получением определенной прибыли от реализации соответствующих бизнес-процессов. При этом роли контрагента и менеджера в рассматриваемой системе существенно отличаются. Действительно, контрагент (клиент) является внешним по отношению к системе субъектом, в то время как менеджер является частью бизнес-системы.

Для проектирования любой АИС необходимо проанализировать особенности бизнес-процессов компании. Так же необходимо детально изучить особенности ведения складского учета и реализации строительных материалов, а также оценить эффективность этих бизнес-процессов.

Так как данная АИС разрабатывается для менеджера компании, то необходимо определить какие задачи он будет выполнять. Для наглядного представления будет использована UML диаграмма деятельности [3], отражающая последовательность действий менеджера, выполнение которых приводит к получению нужного для компании результата (Рисунок 4).

Рисунок 4. Диаграмма деятельности UML

У каждого товара должен быть свой поставщик. Поставщик должен иметь фамилию, имя и отчество, контактные данные, информацию об организации, к которой он принадлежит (Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), Код причины постановки на учет (КПП), Адрес, Контактные данные).

Информация о товаре, поступившем на склад должна быть проверена работником склада. Работник склада должен иметь фамилию, имя и отчество, адрес проживания и контактные данные.

Реализованные товары должны быть оформлены агентом-реализатором. Агент-реализатор должен иметь фамилию, имя и отчество, адрес проживания и контактные данные.

Для продажи товаров агенту-реализатору необходимо оформить сопровождающие документы (УПД или Торг-12), которые должны иметь дату заключения договора между Компанией и Контрагентом.

Каждый Контрагент, заключающий договор с Компанией, должен иметь фамилию, имя, отчество, ИНН, адрес и контактные данные. Если контрагент – юридическое лицо, то он должен иметь наименование, ИНН, КПП, Банковский идентификационный код (БИК), адрес и контактные данные.

Для оплаты товаров необходимо знать будет произведен наличный или безналичный расчет. Для этого необходимо иметь форму оплаты, которая будет хранить информацию о расчетах с контрагентами (клиентами).

Таким образом, изучив организационную структуру предприятия, его основные бизнес-процессы для разработки АИС, сопровождающие документы и нормативно-правовые аспекты, можно перейти непосредственно к проектированию концептуальной модели базы данных.

Список литературы:

1. Диаграмма вариантов использования [электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://khpi-iip.mipk.kharkiv.edu/library/case/leon/gl4/gl4.html (Дата обращения: 20.10.2017)
2. Дополнительные обозначения языка UML [электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/32/32/lecture (Дата обращения: 21.10.2017)
3. Типы организационных структур и их характеристики. Линейно-функциональная структура [электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.ereading.club/chapter.php/97486/46/Mihaleva__Menedzhment__konspekt_lekciii.html (Дата обращения: 17.10.2017)