КОРПОРАТИВНЫЕ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ В ОРГАНАХ ВЛАСТИ

В эпоху цифровой экономики наша страна уже более 20 лет совершает переход к автоматизированному документообороту. Изначально СЭД создавалась для экономии времени и других ресурсов на перемещение бумажных документов внутри организации. Каждый год эта система трансформируется и совершенствуется, расширяется спектр решаемых задач, затрагивая не только документооборот, но и все аспекты деятельности организации. Современный этап развития СЭД в России отличается следующими тенденциями: импортозамещение, расширение функциональности, использование облачных технологий, разработка мобильных приложений, создание полноценных электронных архивов, появление «умных систем», глубокая интеграция с корпоративными ИТ-системами. Многие руководители делают ставку на СЭД как на инструмент управления, который позволит добиться долговременного стратегического эффекта в деятельности организации. Сейчас до сих пор происходит тиражирование этой системы от министерств в региональные ведомства. Так, например, согласно официальным данным, с сентября 2014 года количество подразделений Министерства внутренних дел, которые подключились к ведомственной СЭД возросло с 44 до 7708, а общее число зарегистрированных в системе документов увеличилось с 200 тыс. до 53 млн. единиц; в Министерстве финансов в 2015 году, по сравнению с предыдущим, количество обращений, рассмотренных с нарушением установленных сроков, уменьшилось на 19,4 %.

Развитие Интранета в госсекторе начиналось с внутренних корпоративных сайтов государственных корпораций, ведомственных сетей государственных органов, сейчас, после внедрения корпоративных порталов, актуальными становятся корпоративные социальные сети. Одной из важных тенденций к представлению идеального корпоративного портала является его видение как интегрированной всеми ИТ-системами организации программы, обладающей не только удобным, но и настраиваемым под конкретного пользователя интерфейсом.

Корпоративные социальные сети (КСС) для организационной коммуникации трансформировались из идеи использования технологий классических социальных сетей для ведения бизнеса. КСС – это внутренняя социальный сервис закрытого характера, предоставляющий организации возможность объединять сотрудников для достижения общих корпоративных целей [1].

Так как организационная культура государственных учреждений характеризуется информационным контролем, стандартами и регулированием, то наиболее подходящими средствами коммуникации являются документооборот, форумы с жесткой модерацией, профили по компетенциям, блоги с обсуждением. То есть для государственного служащего нет возможности быстро контактировать с экспертами, получать новости других отделов, генерировать идеи. Понятно, что сейчас из-за большого количества стандартных задач в таких организациях КСС полностью не заменят старые способы связи – файловое хранилище (библиотека), e-mail (Рис.1).

Рисунок 1. Место и роль различных средств корпоративных коммуникаций

Очевидно, что сегодня корпоративные сети являются одним из трендов российского рынка в области электронного документооборота, внедрение которого позволяет объединить: 1) внутрикорпоративный портал; 2) базу знаний; 3) специализированные системы управления контентом; 4) медиапортал.

Привнесение в корпоративные системы принципов работы из социальных систем, в частности, принцип социализации, обеспечивает удобство коммуникаций в рабочих группах в организации вне зависимости от возраста пользователей СЭД. Особо стоит отметить явную заинтересованность этого новшества для молодого поколения, которое приходит на смену старшему со своими привычками и особенностями в коммуникации («лайки», неформальные комментарии, общие чаты). Для молодого коллектива важно свободно осуществлять взаимодействие в течение дня, получать структурированную информацию в рамках какого-либо контекста, а также приятным бонусом, способствующим их заинтересованности, могут послужить элементы геймификации такой системы [2].

Социальная сеть в организации может дополнить её имидж как элемент корпоративной культуры, который играет значимую роль в представлении о компании. Если сотрудники довольны общением внутри компании и им комфортно взаимодействовать, то корпоративная социальная сеть может выступить не только как средство оптимизации работы организации, но и в качестве средства коммуникативной стратегии и стратегии маркетинга.

Наибольшую пользу от использования КСС получают организации с разветвленной структурой, где работает большое количество сотрудников, преимущественно одного уровня, и имеется значительное количество территориально удаленных друг от друга филиалов. К таким организациям можно отнести и органы исполнительной власти в регионах РФ, где отмечается низкий уровень мотивации и негативное воздействие рутинной работы на эмоциональный уровень государственных служащих.

Сейчас существует два основных способа развития КСС в организациях: внедрение социальной сети непосредственно на свой корпоративный портал или использование внешних интернет-ресурсов в дополнение к своему порталу. Варианты КСС достаточно разнообразны. Можно выделить наиболее популярные: Битрикс24, Yammer, SharePoint, DaOffice и др.

Часто при попытке внедрения корпоративных социальных порталов или социальных сетей российские организации допускают следующие ошибочные ситуации:

1) Отсутствие инструкции по переходу на КСС или вообще информации о существовании КСС в организации. Следует проводить ознакомительные семинары и в первый месяц следить за процессом использования этого новшества.

2) Превращение КСС в обычный социальный мессенджер, наличие «флуда» в чатах. Необходимо ограничение «внерабочих» активностей, но не полный запрет на них.

Среди удачных примеров можно рассмотреть опыт внедрения КСС как одного из элементов внутреннего портала в Росрезерве [3]. Благодаря единой коммуникационной платформе появились: возможность масштабирования связи (текстовые чаты и видеоконференции, личные профили коллег) на организации, входящие в систему ведомства; средство для подготовки и обработки открытых данных перед их публикацией на официальном сайте Росрезерва; возможность сотрудников участвовать в онлайн-мероприятиях, проходить опросы; дополненный модуль групп (сотрудник может отправить свое предложение по созданию рабочей группы для обсуждения проекта на согласование руководителю); возможность оперативно комментировать только что опубликованные материалы и документы; система безопасной коллективной работы над задачами («1С-Битрикс»).

С помощью КСС также можно развивать корпоративный портал организации, системы дистанционного обучения, системы управления проектами и др. Необходимо просто настроить автоматическую публикацию новых событий в этих ресурах в чаты. Таким образом, корпоративная социальная сеть повысит посещаемость и востребованность всех уже существующих инструментов коммуникаций в организации.

КСС является удобной безразмерной виртуальной переговорной «комнатой» для связи абсолютно всех сотрудников между собой, позволяя увеличить вовлеченность персонала в работу через развитие корпоративной культуры организации путем повышения командной эффективности.

Список литературы:

1. Бенц Д. Корпоративная социальная сеть // Управление персоналом. — 2017. — №12. — С. 4-9.
2. Семь интригующих тенденций в области электронного документооборота [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.eos.ru/subscription/sem-intriguyushchikh-tendentsiy-v-oblasti-elektronnogo-dokumentooborota.php?sphrase_id=121202 (дата обращения 1.11.2017г.)
3. Внутренний портал помог повысить эффективность Росрезерва [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.1c-bitrix.ru/products/intranet/projects/cases/1547398 (дата обращения 1.11.2017г.)
4. Что корпоративные социальные сети значат именно для Вас? [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://supereon.ru/2015/10/23/znachenie-setey (дата обращения 1.11.2017г.)
5. О внедрении и перспективах развития электронного документооборота в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.itweek.ru/upload/iblock/cd0/cd09c25c6af2547f66931e72e28468a2.pdf (дата обращения 2.11.2017г.)