ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЛЯ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫХ КОМПАНИЙ

По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», несмотря на сложившуюся в стране экономическую ситуацию, на российском рынке увеличивается доля и средний объем выручки консалтинговых компаний [2]. Деятельность консалтинговой компании можно условно разделить на постоянную (процессы которой уже отлажены и практически неизменимы) и проектную (имеющую долю неопределенности и предполагающую наличие рисков). Для проектных работ характерна ситуация, когда множество проектов выполняется одновременно, следовательно, без инструментов эффективного управления каждым проектом, снижаются показатели общей эффективности работы компании.

Деятельность проектных работ является трудоемкой – основной статьей затрат является оплата труда задействованным на проекте специалистам, а значит, основным путем повышения рентабельности продаж являются грамотное координирование трудовых ресурсов и сокращение потерь рабочего времени. С увеличением числа и объемов задач и у исполнителей, и у руководителей появляется необходимость в инструменте планирования и распределения рабочего времени. Вместе с этим особенностью проектно-ориентированных компаний является занятость специалистов на нескольких проектах одновременно. Обоснованной является необходимость использования инструмента, отвечающего следующим требованиям:

• возможность планирования и распределения рабочего времени специалистами в разрезе текущих и планируемых задач;
• обеспечение хранения данных по распределенному рабочему времени за весь период деятельности организации для получения статистики и анализа;
• наличие актуальной и постоянно обновляемой информации о назначенных специалисту задачах;
• доступ руководителя проекта / подразделения / организации к просмотру распределенного рабочего времени каждого из специалистов;
• удобный пользовательский интерфейс, возможность визуального разграничения исполняемых задач, например, по видам, статусам, важности и срокам исполнения.

При довольно обширном рынке программных продуктов для распределения рабочего времени – от мобильных приложений до пакетов офисных программ, наиболее правильным представляется интеграция вышеописанного продукта с комплексной системой управления предприятием.

В настоящее время все большую популярность приобретает информационная система «1С:ERP Управление предприятием 2.0», причем программный продукт предназначен не только для ведения учетных операций, но и для постановки задач исполнителям [1].

В статье описан механизм обработки «Календарь загрузки», который может быть адаптирован для любого управляемого приложения на платформе 1С: Предприятие.

Для хранения информации о распределенном времени необходимо добавление в текущую конфигурацию регистра сведений График загрузки специалистов с периодичностью «В пределах дня». Созданный регистр сведений содержит данные в разрезе сотрудников, ежедневного времени начала и окончания работ по задаче, а также непосредственно самой назначенной задаче.

На рисунке 1 приведен пример заполненного регистра сведений «График загрузки специалистов».

Рисунок 1. Заполненный регистр сведений «График загрузки  специалистов»

Обработка «Календарь загрузки» не обязательно должна быть встроенной в конфигурацию, допустимо использование ее в качестве внешней.

Форма обработки представлена на рисунке 2. Условно ее можно разделить на 4 области.

Рисунок 2. Форма обработки.

1. Область выбора даты – поле календаря удобно для выбора даты.
2. Область выбора сотрудника – группировка в виде дерева подразделений удобна для крупных компаний с большим числом сотрудников и структурных подразделений.

Список задач сотрудника – соответствует типовому списку задач исполнителя. Ниже списка задач содержится цветовая справочная информация по способам группировки задач. В зависимости от специфики работы можно использовать окрашивание областей календаря в различные цвета.

3. Календарь загрузки – динамически формируемый табличный документ с учетом выбранной даты и пользователя.

При открытии формы программно определяются текущие дата и пользователь. Пользователю доступен просмотр календаря по любому сотруднику и редактирование по себе.

Заполнение календаря возможно двумя способами – перетаскиванием элемента списка задач на определенную ячейку табличного документа или используя команду контекстного меню. Перетаскивание возможно благодаря использованию события «Начало перетаскивания» элемента-источника (списка задач) и события «Перетаскивание» элемента-приемника (табличного документа). Особенностью обработки является разработанная методика расчета соответствия периода, времени начала и времени окончания задачи в регистре сведений и расположению заполненной ячейки в табличном документе.

Для того чтобы использовать команды контекстного меню, необходимо выделить область табличного документа, вызвать список команд нажатием правой кнопки мыши и выбрать нужную задачу. Дополнительной возможностью является бронирование времени на обучение или проведение организационных мероприятий, которые проводятся в рабочее время.

Двойным щелчком по заполненной ячейке табличного документа доступна возможность открытия задачи – для просмотра необходимой информации.

Рисунок 3. Использование контекстного меню.

Также в обработке предусмотрено очистка областей календаря от записей и расчет планового остатка времени на выполнение задач. Завершение задачи исполнителя влечет перерасчет времени окончания задачи в регистре сведений «График загрузки специалистов» с округлением в большую сторону с интервалом в 30 минут.

Данная обработка успешно протестирована и внедрена в фирме-франчайзи 1С Группе компаний Софт-Сервис. Использование календаря загрузки позволяет исполнителям наглядно распределять рабочее время, а руководителям служб и подразделений – контролировать и координировать плановую загруженность отделов в целом и сотрудников в частности.

Список литературы:

1. Информационные материалы по «1С: ERP Управление предприятием 2» [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://v8.1c.ru/erp/info/ (дата обращения: 25.03.16)
2. Сайт рейтингового агентства RAEX («Эксперт РА») [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://www.raexpert.ru/ratings/consulting/2014/ (дата обращения: 25.03.16)