ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Введение. На данный момент вопросы, касающиеся управления персоналом и учета кадров, являются очень актуальными. Актуальность обусловлена тем, что в организации любого масштаба необходимо вести точный учет кадров, оптимально распределять нагрузку между специалистами, мотивировать персонал на выполнение поставленной задачи, организовывать отлаженную работу, имеющую целью конечный результат, значимый для всей организации.

Объектом работы является влияние уровня автоматизации предприятия на эффективность управления персоналом.

Предмет работы – методика наиболее эффективного управления персоналом с применением оптимальных средств и уровня автоматизации.

 Цель работы – изучить методы управления персоналом, выявить наиболее значимые критерии управления, влияющие на эффективность, сравнить стандартный подход к управлению с автоматизированным, сформировать перечень рекомендаций к управлению.

Определение эффективности

Прежде чем оценивать эффективность управления персоналом, необходимо дать определение понятию "эффективность".

Следует отметить, что эффективность управления может быть результативной и экономической. Результативная эффективность отражает степень достижения поставленной цели, а экономическая отображает уровень затрат, требующихся для достижения максимальной результативной эффективности [1].

Наиболее важными аспектами в управлении являются:

• связь системы управления персоналом с целями организации;
• целостность системы управления персоналом;
• участие руководства организации в процессе управления персоналом;
• соотношение уровня автоматизации, квалифицированности и полномочий персонала;
• конкурентоспособность работы для работающего и нанимаемого персонала;
• понятность формулировки целей, задач и инструкций для сотрудников;
• квалифицированность и личностные качества руководителя [3].

Исходя из этих важных понятий, в управлении можно определить понятие эффективности управления персоналом.

Эффективное управление – это отлаженный процесс, осуществляемый руководящим составом при помощи различных средств учета, планирования, автоматизации, мотивации персонала, направленный на поддержание связи между действиями сотрудников и конечной целью организации; обеспечивающий целостность системы управления; определяющий необходимый уровень автоматизации и квалифицированности кадров.

Методы управления персоналом

Далее рассмотрим методы управления, при помощи которых осуществляется руководство сотрудниками.

Методы управления делятся на три основные группы:

• административные
• экономические
• социально-психологические.

Административные

Это методы прямого воздействия, носящие обязательный характер.

Административные методы подразделяются на организационные и распорядительные.

Организационные методы принимают вид положения о предприятии, устава фирмы, внутрифирменных стандартов, положений, инструкций, правил планирования, учета. В организационных документах устанавливаются только правила и инструкции без указания сроков сдачи, поставок и конкретных лиц.

Распорядительные методы имеют форму приказа, постановления, распоряжения, инструктажа, команды, рекомендации. Указываются конкретные лица, осуществляющие операцию, сроки и нормы выполнения [2].

Экономические

Данный вид методов представляет собой воздействие на исполнителя руководствуясь принципом соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена).

В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя.

Социально-психологические

Данный метод является одним из самых трудноосуществимых в связи с тем, что метод работает с человеческим фактором.

Этот метод осуществляется за счет  морального поощрения, социального планирования, убеждения, внушения, личного примера, регулирования межличностных и межгрупповых отношений, создания и поддержания морального климата в коллективе [4].

Оптимальное использование совокупности методов управления, позволяет достичь максимальной эффективности управления, положительной отдачи от персонала, и как следствие, высокой производительности труда.

Далее выделены факторы высокой эффективности управления персоналом:

1. Руководящий состав – для управления персоналом, необходим грамотный руководящий состав, способный анализировать эффективность управления, оперативно принимать решения по изменению стратегии управления.
2. Методика управления – результат работы руководящего состава. Высокая эффективность управления возможна только в том случае, если руководитель избрал верный метод управления, состоящий из оптимального соотношения методов воздействия на персонал.
3. Квалификация сотрудников, работающих на предприятии должна соответствовать определенному уровню, иначе даже грамотный руководящий состав и верная методика управления не обеспечивают эффективность управления, поскольку сотрудники не смогут выполнять поставленные перед ними задачи.

Далее представлены факторы, противоположные к условиям успеха, препятствующие высокой эффективности управления:

1. Неорганизованная структура предприятия – отсутствие на предприятии четкой иерархии, множество лишних уровней. Этот фактор препятствует оперативности принятия решений и прозрачности при формулировке и выполнении задач. Затрудняется контроль выполнения инструкций сотрудниками.
2. Отсутствие стратегии управления не позволит менеджерам руководить персоналом, оптимально расставлять кадры по местам внутри организации.
3. Несоответствие сотрудника месту – часто встречающаяся проблема в управлении персоналом. Квалифицированный сотрудник может оказаться на рабочем месте, где умения и знания сотрудника не соответствуют требованиям и задачам, возлагаемым на него.

Технология повышения эффективности представлена на функциональной схеме взаимодействия (рис. 1).

Рисунок 1. Функциональная схема повышения эффективности управления.

Обозначения: ОУ – Опыт Управления; СМ – Специалисты по Менеджменту.

Данная схема отражает процесс повышения эффективности управления предприятием.

Внешним воздействием является низкая эффективность, проблемы в управлении, разногласия между персоналом и руководительским составом.

Для анализа используется предыдущий опыт управления, методы воздействия, способы формулирования задач для персонала.

Основным ресурсом для осуществления преобразования схемы управления является наличие специалистов в области менеджмента. Необходимо либо пригласить на предприятие опытного менеджера, либо повысить квалификацию уже работающих в организации менеджеров.

Мотивацией для проведения анализа и изменения схемы управления является повышение эффективности управления, а как следствие повышение эффективности работы предприятия.

В роли блока программирования выступает стратегия управления, которую совершенствуют до тех пор, пока не будет достигнут нужный результат.

Орган исполнитель в данном случае – руководящий состав, принимающий решения по изменению стратегии управления.

В результате преобразования схемы управления персоналом в организации ожидается повышение эффективности.

В случае если не наблюдается изменений эффективности необходимо повторить процедуру по анализу и совершенствованию системы управления.

Автоматизация управления

На данный момент существует множество средств, позволяющих облегчить руководство персоналом, повысить оперативность принятия решений и точность подсчетов.

Функции руководительского состава в различных организациях отличаются, в основном, только масштабом и объемом [5]. Далее представлен список основных функций руководителя, которые в первую очередь подвергаются автоматизации:

• организация работы персонала,
• принятие управленческих решений,
• контроль над выполнением инструкций
• анализ деятельности [1].

Автоматизация функций руководителя позволяет планировать работу всей компании наиболее рационально. Сейчас на любом развивающемся предприятии стараются использовать специальное программное обеспечение, которое позволяет упростить процесс достижения максимальных результатов, минимизируя затраты.

Автоматизация позволяет решить проблемы оперативности принятия решения, контроля выполнения поставленных задач, составление детальной статистики с дальнейшей реакцией на изменения. Также автоматизация позволяет значительно разгрузить руководящий состав, предоставляя возможность заниматься развитием предприятия [5].

Очень важно найти оптимальный уровень автоматизации, который будет соответствовать квалифицированности персонала и наоборот.

Соотношение автоматизации и квалификации сотрудников влияет на уровень эффективность управления. Взаимное влияние автоматизации и квалификации представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Модель компенсационного гомеостата для определения влияния автоматизации управления на эффективность

На данной схеме отражено влияние уровня автоматизации и квалификации персонала на эффективность управления кадрами.

1. "++" - обе обратные связи положительные – проведена автоматизация управления до оптимального уровня, квалификация сотрудников соответствует требованиям, возлагаемым на них системой.

2. "+-" – проведена автоматизация, открывающая новые возможности в управлении, но уровень квалификации персонала не позволяет выполнить поставленные задачи.

3. "-+" – в организации высококвалифицированные сотрудники, способные выполнять сложные поручения, в то время как система управления не способна выстраивать процесс, используя все возможности персонала.

4. "--" – в организации нет квалифицированных сотрудников, уровень автоматизации не позволяет составлять оптимальный план выполнения задач.

В результате анализа процесса автоматизации управления на предприятии, был сформулирован ряд рекомендаций, представляющий собой примерный алгоритм автоматизации кадрового менеджмента.

1. Анализ эффективности управления
2. Подбор квалифицированного управляющего персонала
3. Разработка стратегии управления и оценка необходимости автоматизации
4. Определение оптимального уровня автоматизации и подбор и внедрение соответствующей информационной системы
5. Наблюдение за изменениями эффективности управления
6. Утверждение или корректировка разработанной методики управления в зависимости от изменений эффективности
7. Обслуживание и совершенствование информационной системы
8. Сохранение оптимального соотношения степени автоматизации и квалификации сотрудников

Заключение. В статье описана проблема недостаточного внимания к соответствию уровня квалификации сотрудников и степени автоматизации управления. Успешность автоматизации кадрового менеджмента напрямую зависит от подготовленности кадров работать с внедряемой системой.

Эффективность управления достижима только в том случае, если продумана стратегия управления, персонал мотивирован на выполнение своих задач, а квалификация сотрудников позволяет выполнять поставленные задачи качественно. Автоматизация управления облегчает контроль выполнения сотрудниками их должностных инструкций, позволяет планировать дальнейшую стратегию предприятия, уделяя меньше времени текущим проблемам распределения кадров.

Принимая решение об автоматизации кадрового менеджмента, необходимо поддерживать соответствие квалификации персонала степени автоматизации. В случае если не будет установлено оптимальное соотношение квалификации и автоматизации, то менеджмент не будет эффективным. В статье описано решение проблемы достижения этого соотношения, которое заключается в постоянном анализе эффективности и корректировке распределения кадров в соответствии с поставленными задачами, а также поддержании оптимального уровня автоматизации на предприятии.

Список литературы:

1. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием.- М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.
2. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник / Веснин В. Р. - М.: Проспект, 2008. - 688 с.
3. Зорина Э. О. Критерии эффективности управления персоналом // Управление персоналом. – 2009. – № 8 (210).
4. Дэйв Ульрих Эффективное управление персоналом. Новая роль HR-менеджера в организации. – М.: Вильямс, 2007. – 304 с.
5. Ларри Стаут Управление персоналом. Настольная книга менеджера. – М.: Добрая книга, 2006. – 536 с.