АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ПЕРЕОРИЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ИДЕОЛОГИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

В настоящий момент вопросы, касающиеся комплексной автоматизации предприятий, являются очень актуальными и затронуты повсеместно. Появляются предприятия с более сложной структурой, охватывающие широкий спектр производства, сбыта товаров и оказания услуг во всех сферах, в связи с этим необходимо систематизировать документооборот, переориентировать предприятие на бизнес-процессный подход и провести его автоматизацию.

Проблема комплексной автоматизации стала актуальной для каждого предприятия.

Основными причинами совершенствования организационной структуры предприятия и автоматизации являются:

- низкая эффективность управления кадрами;

- объемные временные затраты на выполнение функций;

- низкая производительность;

- недостаточная оперативность принятия решений;

- возникновение внутрипроизводственных барьеров, ограничивающих рамки заинтересованности функциональных подразделений в эффективном развитии производства;

- повышенные требования клиентов к потребляемым услугам и товарам;

- повышение степени организационной и финансовой самостоятельности;

Вместе с потребностью в автоматизации предприятия столкнулись с проблемой: как грамотно осуществить реинжиниринг организационной структуры предприятия и его автоматизацию.

Алгоритм переориентации предприятия на идеологию бизнес-процессов:

1. Обучение ключевых сотрудников

Прежде чем внедрять процессный подход на всем предприятии, необходимо ознакомить руководство с понятиями процессного подхода и обсудить должностные инструкции ключевых сотрудников, которые подвергнутся автоматизации в первую очередь.

2. Выделение бизнес-процессов верхнего уровня

На этом этапе необходимо разделить все процессы предприятия на три категории:

- Основные - это ключевые процессы, учитывающие перспективу развития компании и являющиеся частями цепочки создания конечного продукта, представляющего наивысшую ценность для потребителя.

- Обеспечивающие - это процессы, которые поддерживают работу основных.

- Управленческие - это процессы, связанные с развитием компании. Формируют дальнейшее развитие основных и обеспечивающих процессов.

3. Описание процессов верхнего уровня "Как есть"

Необходимо более подробно определить процессы верхнего уровня, разбить их на подпроцессы, указать входы и выходы, а также подразделения, занимающиеся этим процессом. Оценить средние сроки выполнения для каждого процесса.

Важным условием для выполнения этого этапа является то, что процессы необходимо описывать так, в каком состоянии они находятся на данный момент. Такой метод описания используется для выявления наиболее проблемных процессов, чтобы оптимизировать их в первую очередь.

4. Анализ бизнес-процессов, выявление наиболее важных и проблемных процессов. Подробное описание выбранных проблемных процессов

Описанные процессы верхнего уровня подвергаются анализу по следующим параметрам:

- Важность процесса с точки зрения реализации стратегии.

- Проблемность (насколько процесс далек от идеала).

- Возможность изменения процессов (насколько сложно оптимизировать процесс).

5. Регламентация бизнес-процессов

Для каждого процесса формируется подробная инструкция, от точного выполнения которой зависит успешность автоматизации.

6. Управление процессами

Когда все шаги пройдены, либо в процессе их выполнения в компании должен появиться сотрудник или даже группа сотрудников, которые будут поддерживать описания процессов, а также регламенты в актуальном состоянии. В противном случае описание процессов бессмысленно.

Технологию перехода наиболее наглядно можно рассмотреть на функциональной схеме "Функциональная схема реорганизации и автоматизации предприятия", потому что она отражает причины переориентации предприятия, исполнителей этого процесса, ресурсы и результаты автоматизации (Рисунок 1).

Рисунок 1. Функциональная схема реорганизации и автоматизации предприятия.

Обозначения: И - инвестиции, МОД - методы обработки данных, СП - статистика предприятия.

На данной схеме внешним воздействием являются низкие характеристики, так как потребность в автоматизации возникает в случае, если у предприятия снижаются показатели и эффективность.

Приступая к автоматизации мы используем Статистику Предприятия (СП) и Методы Обработки Данных (МОД) для анализа эффективности и сравнения с предыдущими периодами.

Неотъемлемой частью любого процесса являются ресурсы. В данном случае основным ресурсом являются Инвестиции (И), это связано с тем, реорганизация и автоматизация - дорогостоящие процессы, требующие, помимо покупки ПО, грамотного консалтинга и поддержку внедряемой АИС.

Стимул для изменения структуры предприятия - повышение эффективности и показателей, именно к этому стремится любая организация.

В блок программирования данной схемы попадает Оргструктура предприятия. Специалисты из организации, занимающейся автоматизацией и внедрением АИС, анализируют существующую оргструктуру, преобразовывают её до тех пор, пока она не будет максимально переориентирована на бизнес-процессы, каждый из которых можно будет автоматизировать.

В результате работы Организации-исполнителя на предприятии формируется новая оргструктура, и повышаются характеристики.

Также процесс реорганизации и автоматизации достаточно наглядно можно представить при помощи пентаграммы (Рисунок 2), потому что на ней последовательно изображены элементы зависящие друг от друга.

Рисунок 2. Представление процесса реорганизации и автоматизации при помощи пентаграммы

В пентаграмме, отображающей процесс реинжиниринга и автоматизации, опишем отношения поддержки (по часовой стрелке).

При наличии ресурсов можно провести анализ существующей оргструктуры при помощи опытных специалистов.

После проведения грамотного анализа необходимо провести реструктуризацию предприятия и переориентировать его на процессный подход.

Если реструктуризация и переориентация проведены успешно, то бизнес-аналитики приступают к автоматизации предприятия. Внедряется автоматизированная система, соответствующая оргструктуре предприятия, проводится тестирование внедренной системы, устраняются недочеты, окончательно формируются должностные инструкции.

В результате автоматизации повышается эффективность предприятия, улучшаются показатели, т.е. достигается цель переориентации и автоматизации.

В условиях эффективной работы предприятия появляются средства на поддержку оргструктуры и обслуживание автоматизированной системы.

Список литературы:

1. Лускатова О.В. Современные проблемы реинжиниринга бизнес-процессов: учеб. пособие/ О.В. Лускатова, М.В. Робертс; Владим. гос. ун-т. – Владимир : Изд-во Владим. гос. ун-та, 2011. – 146 с.
2. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов - М.: РИА "Стандарты и качество", 2004. - 408 с., илл.
3. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: учебно-методическое пособие. – Н. Новгород, 2007.