РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА МЕНЕДЖЕРА ИМПОРТНЫХ ПОСТАВОК

Автоматизация работы управленцев различных уровней управления на сегодняшний день затрагивает практически все сферы человеческой деятельности[3, 4, 5, 6, 8]. Рассматриваемое предприятие занимается импортом фруктовой и плодоовощной продукции и оптовыми продажами. Информация о всех документах хранится в excel таблицах, где присутствует избыточность данных. Кроме того, используется архитектура файл-сервер, следовательно, что не дает возможности одновременной работы нескольким сотрудникам, одним из которых является менеджер импортных поставок.

К функциональным обязанностям менеджера относятся такие обязанности, как: контроль правильности составления и полноту предоставляемого поставщиком пакета бухгалтерских и отгрузочных документов; контроль вопросов оплаты за полученную импортную продукцию; контроль положения контейнеров; подготовка комплекта документов, необходимых для таможенного оформления ввозимого товара.

Все эти процедуры рутинны, и велика вероятность допустить ошибку, или просто случайно просмотреть ошибку в документе за счет невнимательности или усталости. Кроме того, можно случайно допустить ошибку при вводе данных в Excel таблицу, потому что там нет никаких проверок на правильность. Для расчета таможенных платежей необходимо получать таможенных тариф для каждого товара в поставке, причем этот тариф может различаться по сезонам, а платеж обычно рассчитывается дважды, для тарифа за единицу веса продукции товара и для тарифа в процентах от общей стоимость продукции, а товаров в поставке может быть много. Кроме того, необходимо считать НДС и учитывать курс валюты. Кроме того, менеджер должен ежедневно проверять положения контейнеров, их состояние. Менеджер должен, кроме простой проверки отклонения контейнера от ожидаемого курса, проверять есть ли еще контейнеры, отклонившиеся от курса, их количество, и информацию о перевозящих их транспорте.

В целях облегчения работы сотрудников было принято решение разработать автоматизированное рабочее место для менеджера импортных поставок.

Данное рабочее место должно удовлетворять следующим требованиям: контроль правильности ввода документов, путем сравнения всех данных с ожидаемыми; контроль положения контейнеров для всех контейнеров в коносаменте сразу; хранение информации о компаниях, их реквизитах; расчет таможенных платежей, на основе текущего курса валюты, который необходимо ежедневно получать с Интернет ресурсов, размерам сборов для определенного веса, типа товара, его сорта, в том числе и в зависимости от сезонов; учет сроков и суммы контрактов, с учетом дополнений к контракту, паспортов сделки, рассчитывается сумма для всех поставок для конкретного контракта; своевременно уведомление пользователя об ошибках. Также рабочее место должно содержать удобный, интуитивно понятный, визуальный интерфейс, с проверкой введенных данных.

Для решение поставленной задачи был выбран MS SQL Server Express, как бесплатная версия MS SQL Server’а, для хранения базы данных. Был выбран ftp сервер FileZilla Server, для хранения отсканированных изображений документов, ссылки на которые хранятся в базе данных. Для построения визуального интерфейса были выбраны средства языка VBA как макроса для MS Access, так как разработка на языках высокого уровня с удобным построением визуального интерфейса (например, Delphi или C++ builder) достаточно дорогостоящие, кроме того это не требует установки дополнительного программного обеспечение, MS Access уже использовался на предприятии.

Для решения поставленной задачи была спроектирована и разработана база данных, хранящая информацию о документах, таможенных тарифах, курсах валют, компаниях и их реквизитах, и прочей вспомогательной информации[1, 8]. Разработаны удобные визуальные формы для управления системой.

Схему взаимодействия форм и действий в АРМ представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Концептуальная схема взаимодействия форм и действий в АРМ.

В этой системе большое количество форм для изменения документов, и для отличия того, что нужно сделать с документов (изменить или добавить) используется режим вызова, как переменная формы, задающаяся вызывающей формой. При изменении, вызывающая форма также передает номер документа.

При инициализации формы в режиме изменения, из базы данных загружаются идентификационные номера документов, связанных с документов, для изменения которого загружается форма.

В форме есть больше количество функций для работы с базой данных. Некоторые функции принимают ссылку на визуальный объект, обычно это ComboBox, и импортировав данные из базы, заполняют эти данные в него. Кроме того, есть функции для преобразования отображаемого номера документа (этот номер – текстовая строка) в идентификационный номер записи в базе.

Для всех документов необходимо хранить отсканированное изображение, для этого в системе есть функция вызывающая диалог выбора файла. Некоторые документы хранятся только как отсканированное изображение, и ссылка на него хранится в специальной таблице для второстепенных документов, которая состоит из ссылки на файл, типа документа, и идентификационного номера основного документа.

Система делает различные проверки документов, необходимые соответствия между документами, проверки дат.

При старте системы импортируются данные о курсах валют с сайта центрального банка России.

Для импорта данных из XML файла используется библиотека MSXML2 и объекты из нее: DOMdocument, IXMLNodeList, IXMLNode, которые являются XML документов, списком узлов, и узлом соответственно[2].

Функция проверки положения контейнера, запускает браузер с помощью средств WScript.Shell с составленной гиперссылкой на соответствующую интернет страницу[9, 10].

Для работы с файловым сервером используется ActiveX элемента MSINET.ocx [11]. В системе есть функция, принимающая ссылку на загружаемый файл. Функция инициализирует ftp соединение и загружает заданных файл.

Для работы с файловой системой используется модель FileSystemObject [7]. Работа с файловой системой необходима, так как в системе используется конфигурационный файл, хранящий настройки подключения к базе данных и файловому серверу.

Так как работа в системе после ее запуска рассчитана на длительное время, необходимо полностью деинициализировать формы для их повторного использования. Закрытия окна, по умолчанию просто скрывает его, оставляя все поля в текущем состоянии. Чтобы такого не происходило, при закрытии окна должна вызываться Unload Me (вместо «Ме» можно явно использовать имя формы), которая полностью выгружает форму.

Кроме того, система автоматически рассчитывает таможенные платежи для заданного документа, и переводит в нужную валюту.

Список литературы:

1. Баженов Р.И. Практикум по проектированию информационных систем. Биробиджан: Изд-во ПГУ им. Шолом-Алейхема, 2012. 120 с.
2. Библиотека MSXML2 URL: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms760218(v=vs.85).aspx (дата обращения: 10.06.2016)
3. Векслер В.А., Дубей О.Я. Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы -корпоративная информационная система для малого бизнеса//Молодой ученый. 2014. № 4. С. 92-95.
4. Кийкова Е.В. Совершенствование деятельности обеспечивающих подсистем вуза на базе информационных технологий//Сборник научных трудов Sworld. 2012. Т. 31. № 4. С. 29-32.
5. Лаврушина, Е.Г. Организация информационно-логистической системы управления в промышленном птицеводстве/Е. Г. Лаврушина, Н. А. Журавлёв//Sworld: сб. науч. трудов по материалам международной научно-практич. конф. -Одесса, 2012. -№ 4. -Т. 31.
6. Лаврушина Е.Г. Теоретико-прикладные вопросы управления бизнес-процессами предприятий средствами оптимизации затрат/Е.Г. Лаврушина//Актуальные вопросы экономических наук. -2011. -№20.
7. Модель FileSystemObject URL: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa711216(v=vs.71).aspx (дата обращения: 10.06.2016)
8. Моисеенко Е.В. Информационные технологии в экономике/Е.В. Моисеенко, Е.Г. Лаврушина. -Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2005, 231 с.
9. Объект WScript.Shell URL: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/d5fk67ky(v=vs.84).aspx (дата обращения: 10.06.2016)
10. Сервис track-traceConnect URL: https://connect.track-trace.com/ (дата обращения: 10.06.2016)
11. Элемент ActiveX MSINET.ocx URL: http://officetricks.com/ftp-server-file-transfer-with-excel-macro/ (дата обращения: 10.06.2016)