АВТОМАТИЗАЦИЯ  УЧЕТА  И  ИСЧИСЛЕНИЯ  СЕБЕСТОИМОСТИ  УЛУГ  ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО  ХОЗЯЙСТВА

Бортникова  Евгения  Юрьевна

студент  4  курса,  экономическое  отделение,  ГБОУ  СПО  МО  Московский  областной  государственный  автомобильно-дорожный  колледж  г.  Бронницы

E-mail:  jen.bortnikova@yandex.ru

Зарубин  Олег  Владимирович

научный  руководитель,  преподаватель  информационных  систем  в  профессиональной  деятельности,  ГБОУ  СПО  МО  Московский  областной  государственный  автомобильно-дорожный  колледж  г.  Бронницы

Вавилонская  Ирина  Николаевна

научный  руководитель,  преподаватель  бухгалтерского  учета,  ГБОУ  СПО  МО  Московский  областной  государственный  автомобильно-дорожный  колледж  г.  Бронницы

E-mail:  irina.vavilon@yandex.ru

В  современных  условиях  экономики  учет  призван  не  только  фиксировать,  но  и  своевременно  сигнализировать  о  возникновении  непроизводительных  затрат  и  потерь,  давать  объективные  данные  для  оперативного  экономического  анализа  и  прогнозирования  развития,  служить  задаче  эффективного  использования  материальных,  трудовых  и  финансовых  ресурсов.  В  этой  связи  возрастает  роль  себестоимости  услуг,  отражающей  достигнутый  уровень  управления  организации  производства  труда,  его  стимулирования. 

В  снижении  себестоимости  услуг  важным  является  организация  эффективной  системы  учета  и  контроля  затрат.  Недостаточная  аналитичность  учета,  его  не  оперативность  и  другие  недостатки  ослабляют  контроль  за  организацией  производства. 

Задача  точного  учета  формирования  издержек,  контроля  за  снижением  себестоимости,  а  так  же  повышение  эффективности  производства  продукции  на  всех  стадиях  производства  является  важной. 

Для  получения  оперативной  информации  была  поставлена  цель  создать  такой  программный  модуль,  в  котором  автоматически  будут  учитываться  затраты  и  исчисляться  себестоимость  услуг  жилищно-коммунального  хозяйства.

Работа  была  выполнена  по  данным  управляющей  компании  ООО  «Гарант-Сервис»  (далее  Управляющая  Компания).  Предприятие  является  юридическим  лицом,  имеет  обособленное  имущество,  самостоятельный  баланс,  расчетные  и  иные  счета  в  учреждениях  банков,  печать  со  своим  наименованием,  бланки,  фирменное  название,  товарный  знак.  Предприятие  осуществляет  свою  деятельность  в  соответствии  с  законами  и  нормативными  актами  Российской  Федерации,  Московской  области  и  распоряжениями  Администрации  города  Бронницы,  уставом.

Управляющая  Компания  оказывает  населению  следующие  виды  услуг:

·     отопление;

·     горячее  и  холодное  водоснабжение;

·     канализование;

·     электроснабжение;

·     газоснабжение;

·     расходы  на  содержание  и  ремонт  жилых  помещений.

Себестоимость  продукции  —  это  выраженные  в  денежной  форме  затраты  на  ее  производство  и  реализацию.  Себестоимость  продукции  (работ,  услуг)  предприятия  складывается  из  затрат,  связанных  с  использованием  в  процессе  производства  продукции  (работ,  услуг)  природных  ресурсов,  сырья,  материалов,  топлива,  энергии,  основных  фондов,  трудовых  ресурсов,  а  также  других  затрат  на  ее  производство  и  реализацию  [1,  с.  87].

Себестоимость  составляют  расходы,  непосредственно  относящиеся  к  выпускаемой  продукции  (работам,  услугам),  но  возможен  и  вариант  подсчета  себестоимости,  при  котором  управленческие  и  коммерческие  расходы  также  распределяются  на  стоимость  выпускаемой  продукции  [1,  с.  87].

Согласно  плану  счетов  бухгалтерского  учета  финансово-хозяйственной  деятельности  и  инструкции  по  его  применению  Управляющая  Компания  в  рабочем  плане  счетов  для  учета  затрат  коммунальных  услуг  закрепила  счет  20  «Основное  производство».  Счет  20  «Основное  производство»  предназначен  для  обобщения  информации  о  затратах  производства,  продукция  (работы,  услуги)  которого  явилась  целью  создания  данной  организации.  Аналитический  учет  по  счету  20  «Основное  производство»  ведется  по  видам  затрат  и  видам  выпускаемой  продукции  (работ,  услуг)  [7].  В  п.  8  ПБУ  10/99  «Расходы  организации»  сказано,  что  для  целей  управления  в  бухгалтерском  учете  организуется  учет  расходов  по  статьям  затрат.  Перечень  статей  затрат  устанавливается  организацией  самостоятельно  [6]. 

В  себестоимость  услуг  Управляющей  Компании  включаются  расходы  по  следующим  статьям:

·     материалы;

·     амортизация;

·     услуги  сторонних  организаций;

·     прочие.

Ознакомившись  с  ведением  учета  затрат  и  формирования  себестоимости  услуг  в  Управляющей  Компании,  был  сделан  вывод  о  том,  что  в  учете  отсутствует  достаточная  аналитичность  на  счете  20  «Основные  производство».

Для  повышения  эффективности  ведения  учета  в  данном  вопросе  считаю  целесообразным  к  счету  20  открыть  необходимые  субсчета  и  соответствующие  аналитические  счета  к  ним  (табл.  1).

Таблица  1. 

Структура  счета  20  «Основное  производство»

Для  того,  чтобы  учет  соответствовал  правилам  ведения  учета  затрат,  в  программный  модуль  заложена  определенная  последовательность  в  оформлении  документов  (рис.  1).

Рисунок  1.  Схема  документооборота  в  автоматизированном  программном  модуле

С  целью  выполнения  требований  законодательства  о  непрерывном  ведении  учета  и  формирования  полной  и  достоверной  информации  в  учете  [8]  все  расходы,  осуществленные  входе  производства,  должны  быть  зафиксированы  в  соответствующем  документе.  Таким  документом,  в  котором  накапливаются  фактические  расходы  на  производство  услуг  в  течение  месяца,  является  карточка  счета  (рис.  2).  Форма  документа  разработана  с  учетом  требований  ст.  10  ФЗ  «О  бухгалтерском  учете»  [9].

В  работе  предлагается  для  каждого  аналитического  счета  открыть  свою  карточку.  Рассмотрим  подробно  элементы  автоматизации  для  правильной  работы  с  карточкой.

Для  того  чтобы  указать  за  какой  месяц  заполняется  карточка  предлагается  воспользоваться  раскрывающимся  списком  (рис.  2). 

Рисунок  2.  Раскрывающийся  список  для  выбора  учётного  месяца  и  элемент  управления  для  указания  года

Для  изменения  года  предусмотрен  переключатель  (рис.  2),  аналогичными  приёмами  заполняются  и  поля  карточки.  Для  удобства  пользователя  зелёным  цветом  обозначены  поля  с  раскрывающими  списками,  позволяющими  выбрать  типовые  записи.  При  необходимости  списки  могут  дополняться  новыми  записями,  корректироваться,  уточнятся.  Именные  блоки,  являющиеся  источниками  записей  списков,  размещены  на  служебном  листе,  скрытом  от  пользователя.  Бежевым  цветом  отмечены  те  ячейки,  в  которых  находятся  формулы  (рис.  3).  В  некоторых  из  них  значение  зависит  не  только  от  расчёта  по  формуле,  но  и  от  значения  переключателя.  Выводимый  в  ячейку  результат  зависит  также  от  обработки  данных  с  использованием  скрытого  массива  вспомогательных  формул. 

Рисунок  3.  Цветовое  обозначение  функционального  назначения  ячеек

Автоматически  изменения  учитываются  в  поле  аналитика.  Синие  поля  снабжены  программным  кодом  вызова  календаря  для  автоматической  установки  дат.  Белые  поля  заполняются  вручную.

Исходный  программный  код  для  листов  с  карточками  по  субсчетам  написан  с  указанием  целевых  ячеек  для  вызова  формы  календаря. 

Фрагмент  исходного  кода:

If  Not  Application.Intersect(Range("*"),  Target)  Is  Nothing  Then

UserForm1.Show

End  If

где  *  указывает  адрес  целевой  ячейки.

Исходный  код  формы  календаря  задает  формат  отображения  значений 
и  порядок  записи  указанного  значения  в  активную  ячейку:

Private  Sub  Calendar1_Click()

ActiveCell  =  Calendar1.Value

ActiveCell.NumberFormat  =  "dd/mm/yy"

TextBox1.Text  =  ActiveCell

End  Sub 

Форма  календаря  (рис.  4)  дополнена  управляющими  кнопками  для  удобства  пользователя: 

·     очистить  (зеленая  кнопка);

·     выбрать  (желтая  кнопка);

·     закрыть  форму  (красная  кнопка).

Рисунок  4.  Внешний  вид  формы  календарь

Выбор  даты  в  форме  календаря  по  желанию  пользователя,  можно  осуществить  и  двойным  щелчком  мыши.  Для  удобства  ведения  карточек  по  субсчетам  была  разработана  панель  навигации  (рис.  5),  которая  позволяет  осуществить  удобную  навигацию,  подготовку  карточки  для  заполнения  в  новом  учетном  периоде,  закрытие  счета  по  окончанию  учетного  периода.

Рисунок  5.  Панель  навигации

Заполнение  карточки  по  субсчёту  носит  накопительный  характер.  Начинается  работа  с  открытием  нового  учётного  периода.  Для  этого  карточка  распечатывается  для  архива,  копия  сохраняется  в  специальной  папке.  Данные  в  новую  строку,  заносятся  на  основании  документа,  подтверждающего  конкретный  расход.  Период  устанавливается  с  помощью  календаря.  Автоматически  проставляется  счет  по  дебету,  №  документа,  значение  которого  уточним  с  помощью  переключателя.  Далее  устанавливаем  реквизиты  аналитического  учета.  При  указании  основания,  по  которому  заполняется  графа,  автоматически  выставляется  счет  по  кредиту.  Для  этого  использованы  формулы  вида:

1.  Формула  установки  счёта  по  кредиту:

=ЕСЛИ(D11="Поступление  товаров  и  услуг";  "60.01";  ЕСЛИ(D11="Требование  накладная";  "10.01";  ЕСЛИ(D11="Начисление  амортизации";  "02.01";  ЕСЛИ(D11="Закрытие  счета";  "90.02.1";""))))

где:  D11  ―  значения  ячейки,  содержащие  основание  аналитики  кредита,  выбранное  из  выпадающего  списка. 

2.  Формула  установки  счёта  по  дебету:

=ЕСЛИ(A14="";"";"20.01.1")

где:  А14  ―  значения  ячейки,  содержащие  дату  периода,  проставленную  с  помощью  формы  календаря. 

Набором  с  клавиатуры  в  соответствующие  ячейки  проставляется  сумма.  В  конце  месяца  выполняем  закрытие  счета  (рис.  6).  Аналогично  проводим  заполнение  других  карточек.

Рисунок  6.  Зона  закрытия  счёта

Для  удобства  пользователя  в  карточках  выполнено  закрепления  областей,  что  позволяет  постоянно  видеть  на  экране  заголовочную  часть  карточки  при  прокручивании  (рис.  7). 

Рисунок  7.  Внешний  вид  карточки  счёта  20.01.1  «Отопление»

В  конце  месяца  выполняется  закрытие  по  всем  карточкам.  После  выполнения  данной  операции  можно  приступить  к  проверке  сводной  ведомости.  Это  возможно,  так  как  информация  автоматически  заносится  в  сводную  ведомость  (рис.  8)  при  активизации  кнопок  «закрытие»  панели  навигация  в  карточках  счёта. 

В  сводной  ведомости  подводятся  итоги  по  субсчетам  20.01,  20.02.  при  этом  в  сводной  ведомости  суммы  отображаются  как  в  общем  виде,  как  и  с  разбиением  по  статьям  затрат.

Рисунок  8.  Внешний  вид  сводной  ведомости  по  счету  20  «Основное  производство»

Для  уточнения  затрат  на  производство  по  статьям  каждого  субсчета  предусмотрена  система  управляющих  кнопок,  позволяющих  «раскрыть»  уточняющие  таблицы  и  «закрыть»  их  (рис.  9).  Закрепление  областей  помогает  проверить  каждую  строку  сводной  ведомости. 

Проверив  сводную  ведомость  можно  её  распечатать.  Яркое  оформление,  служебные  кнопки,  уточняющие  таблицы  на  печать  не  выводятся.  При  этом  реквизиты  и  место  для  подписи  в  печатном  варианте  присутствуют  (приложение  1).  Для  вывода  печатной  формы  достаточно  нажать  кнопку  «печать».

Рисунок  9.  Внешний  вид  сводной  ведомости  с  раскрытой  подтаблицей  «Затраты  на  производство  по  статьям»

Закрепление  областей  оставляет  неподвижной  заголовочную  часть  сводной  ведомости.  Пользователю  предоставляется  возможность  проверить  данные  по  каждой  карточке,  уточняя  статьи  затрат  не  только  прокручивая 
в  удобном  режиме  таблицу,  но  и  раскрывающиеся  подчиненные  таблицы.  Использование  зеленой  кнопки,  в  поле  с  наименованием  карточки,  раскрывает  подчиненную  таблицу  с  указанием  сумм  по  дебету  и  кредиту  статей  затрат.  Использование  красной  кнопки  закрывает  уточняющую  таблицу.  На  схему  документооборота  можно  возвратиться  кнопкой  «назад».

Во  всей  разработке  используются  элементы  управления  кнопки.  Действия,  выполняемые  при  нажатии,  записаны  в  закрепленных  макросах  (рис.  10).  Количество  макросов  совпадает  с  количеством  кнопок.

Рисунок  10.  Окно  подключения  макросов  к  кнопкам

Имея  сводную  ведомость  по  счёту  20  можно  осуществить  калькуляцию  себестоимости  коммунальных  услуг  (рис.  11).  Ячейки  рабочей  таблицы  заполнены  массивом  формул  по  всем  графам,  кроме  поля  «количество»  графы  «Объем  предоставляемых  услуг».  Заполнение  этого  поля  проводим  с  использованием  специальной  формы  «Калькуляция»  (рис.  11). 

Формулы  в  таблице  не  записывают  информацию  в  ячейки,  если  не  введены  количественные  показатели  по  объему  предоставляемых  услуг.

1.  Формулы,  связывающие  таблицу  «Калькуляция»  с  данными  сводной  ведомости  имеют  вид:

=ЕСЛИ(E6="";"";'Сводная  ведомость'!E25)

где:  Е6  ―  значения  ячейки,  содержащие  количественные  данные  по  объёму  оказанной  услуги,  'Сводная  ведомость'!

Е25  ―  сумма  кредита  за  отчётный  период  по  данной  услуге.

2.  Формулы,  проставляющие  единицы  измерения  имеют  вид: 

=ЕСЛИ(E6="";"";"куб.м.")

где:  Е6  ―  значения  ячейки,  содержащие  количественные  данные  по  объёму  оказанной  услуги. 

3.  Определение  себестоимости  услуг  происходит  по  формулам  вида:

=ЕСЛИ(C6="";"";C6/E6)

где:  С6  ―  значения  ячейки,  содержащие  сумму  затрат  на  оказание  услуг, 

Е6  ―  значения  ячейки,  содержащие  количественные  данные  по  объёму  оказанной  услуги. 

Рисунок  11.  Внешний  вид  таблицы

«Калькуляция  себестоимости  услуг»  и  формы  ввода  данных  «Калькуляция» 

Достаточно  проставить  объем  предоставленных  услуг  на  основании  показаний  счетчиков  в  поля  формы  «Калькуляция». 

Форма  дополнена  управляющими  кнопками  для  удобства  пользователя: 

·     очистить  поля  формы  (зеленая  кнопка);

·     рассчитать  (желтая  кнопка);

·     закрыть  форму  (красная  кнопка).

Хорошо  видно,  какова  себестоимость  единицы  услуги  за  февраль  месяц.  Документ  может  быть  распечатан  (приложение  2)  и  использован  в  дальнейших  расчетах. 

Как  видим,  предложенная  система  позволяет  вести  все  этапы  учетной  работы:  от  аналитики  до  свода  данных.  Модуль  поддерживает  ведение  сложного  многоуровневого  аналитического  учета.  Учет  ведется  по  видам  подразделений,  по  видам  предоставляемых  услуг,  по  статьям  затрат.

Детализированный  учет  затрат  приводит  к  безошибочному  калькулированию  себестоимости  услуг,  что  в  свою  очередь,  влияет  на  точность  расчета  суммы  оплаты  коммунальных  услуг  квартиросъемщиками.  Кроме  этого  своевременно  и  правильно  рассматриваются  финансовые  результаты  компании.

Автоматическое  объединение  данных  позволит  получать  оперативные  данные  о  размере  себестоимости  услуг  в  любой  момент  времени.  Следовательно,  руководитель  сможет  своевременно  принимать  необходимые  решения  по  управлению  работой  основного  подразделения.

Приложение  1.

Печатная  форма  сводной  ведомости

Приложение  2. 

Бланк  формы  калькуляции  себестоимости  услуг

Список  литературы:

1.Бахрушина  М.А.  Бухгалтерский  управленческий  учет:  Учебник  для  вузов.  2-е  изд.,  доп.  и  пер.  —  М.:  ИКФ  Омега-Л;  Высш.шк.,  2002.  —  258  с. 

2.Гарбер  Г.З.  Основы  программирования  на  Visual  Basic  и  VBA  в  Excel  2007,  М.,  СОЛОН-ПРЕСС,  2008,  (Серия  «Библиотека  студента»).

3.Карабутов  Н.Н.  Информационные  технологии  в  экономике:  Учеб.  пособие  для  сред.  проф.  образования  /  Н.Н.  Карабутов  —  М.  «Экономика»,  2011.  —  302  с.

4.Методика  планирования,  учёта  и  калькулирования  себестоимости  услуг  ЖКХ.  Постановление  Госстроя  РФ  от  23  февраля  1999  г.  №  9  (с  изменениями  от  12  октября  2000  г.  №  103)

5.Михеева  Е.В.  Информационные  технологии  в  профессиональной  деятельности:  Учеб.  пособие  для  сред.  проф.  образования  /  Елена  Викторовна  Михеева.  —  М.:  Издательский  центр  «Академия»,  2009.  —  384  с.

6.ПБУ  10/99  «Расходы  организации».  Приказ  Минфина  России  от  6  мая  1999  года  №  33н  (с  изменениями  от  27  апреля  2012  года)

7.План  счетов  бухгалтерского  учета  финансово-хозяйственной  деятельности  организаций  и  инструкция  по  его  применению.  Приказ  Минфина  РФ  от  31  октября  2000  г.  №  94н  (в  ред.  от  08.11.2010  №  142н)

8.Положение  по  ведению  бухгалтерского  учета  и  бухгалтерской  отчетности  в  РФ.  Приказ  Минфина  РФ  от  29  июля  1998  года  №  34н  (с  изменениями  на  24  декабря  2010  года).

9.ФЗ  «О  бухгалтерском  учете»  от  06.12.2011  №  402-ФЗ